Как перевести бизнес на удаленную работу?

10 апреля 202010 апр 2020

4 мин

Оглавление

Пишем план работ
Находим задачи для всех
Организуем условия труда

Карантин, кризис, удаленная работа – все это приводит в ступор даже сильного духом сотрудника. Как подготовить команду к новым условиям работы и безболезненно перевести бизнес на удаленку, рассказывает Михаил Смущенко, генеральный директор ТСК «Гельстер».

Пишем план работ

Самое сложное для сотрудников в удаленной работе – это перестроить свой режим дня на работу из дома. Довольно часто сотрудники не понимают, что конкретно они могут делать из дома. Поэтому задача руководителя – расписать задачи своим подчиненным и детально обсудить их с каждым сотрудником. У специалиста не должно возникать вопросов о том, что он будет делать во время карантина дома – на этот случай у него будет план. Список задач можно составлять как на каждый день, так и на неделю – в зависимости от типа работы.

Ставить задачи и доносить их до сотрудников должен непосредственный руководитель, топ-менеджменту задачи ставит, соответственно, генеральный директор.

Находим задачи для всех

Далеко не все специалисты могут полноценно выполнять свои обязанности из дома. Некоторые до карантина постоянно находились на производстве, другие были задействованы в телефонных переговорах с клиентами. В ситуации самоизоляции работа подобного типа сведена к минимуму, а порой не совсем невозможна. Но, оплачивать безделье дома – не самое лучшее решение. Поэтому, в случае, когда полноценное выполнение должностных обязанностей из дома нельзя организовать, можно дать сотруднику задачу, до которой раньше не доходили руки. Например, направить его на дополнительное онлайн обучение или дать возможность поработать со статистикой и базами данных по своей специфике. Найдите ему задачи, до которых в спокойное время не доходили руки, но результаты, которых могут быть очень полезны в послекризисное время. Например, в нашей компании в период карантина мы готовим базу потенциальных клиентов, с которыми будем налаживать сотрудничество после кризиса. Готовим обучающие уроки и тесты, пишем публикации для СМИ.

Организуем условия труда

Не стоит ожидать, что постановки задач достаточно для эффективной работы команды. Чтобы компания продолжала работать как часы, руководитель должен быть уверен, что у любого сотрудника есть ресурсы на выполнение задач дома. Не стоит ожидать, что менеджер по продажам будет также эффективно и часто звонить клиентам со своего мобильного – у сотрудника может не быть безлимитного тарифа (и желания тратить свои деньги). Бессмысленно ожидать от дизайнера качественно сделанного макета, если у него нет пакета необходимых программ. Поэтому ваша задача как руководителя - убедиться, что у каждого специалиста есть, как минимум, домашний компьютер и стабильное Интернет-соединение для оперативной работы. Если нет – вам необходимо обеспечить сотрудника, необходимыми для выполнения поручений, инструментами.

Найдите также способ регулярно поддерживать связь и обмениваться документами и файлами. Для небольших файлов подойдет электронная почта, крупные проекты можно заливать в облачные хранилища.

Еще одна важная задача руководителя – научить своих сотрудников организовывать работу из дома самостоятельно. Расскажите, как важно делать перерывы в течение дня, работать не в кровати, а за столом, делать разминку, чтобы не затекали мышцы. Как важно соблюдать режим дня и заканчивать работу по расписанию, а не глубоко за полночь. Так вы защитите сотрудников от выгорания и головной боли, а себя – от потери ценных специалистов после карантина.

Требуем отчетность

При переходе на удаленку необходимо также рассказать сотрудникам о «правилах игры», о том, как будет строиться работа и проходить согласования. Важно, чтобы в конце дня каждый сотрудник, и линейный специалист, и руководитель подразделения, писал отчет о проделанной работе за день и скидывал его не только непосредственному начальнику, но и коллегам в общую групп или чат. В нашей компании для этих целей мы используем чат в WhatsApp, где в конце дня все сотрудники в двух-трех предложениях описывают выполненные за день задачи. Регулярная публичная отчетность дисциплинирует коллектив и не дает расслабится в домашней обстановке. Не стоит подводить итоги выполненной работы лишь в конце недели, ведь тогда все ключевые задачи будут передвинуты на последний день, и эффективность работы пострадает.

Поддерживаем видеосвязь

Позаботьтесь и о постоянном контакте с персоналом. За время карантина даже самая сплоченная команда может потерять связь друг с другом. Как следствие, может упасть мотивация, и обострятся скрытые межличностные конфликты. Для того чтобы этого не произошло, организуйте общий чат, а также регулярно созванивайтесь с коллегами по видеосвязи, общайтесь и поддерживайте друг друга в это нелегкое время. В результате вы не только переживете кризис, но и выйдете из него вместе с еще более сильной и сплоченной командой.