Организация оплатила годовую подписку на электронную версию журнала. Как учесть расходы на подписку в бухгалтерском и налоговом учете и принять к вычету НДС?
Подписка на периодические издания может быть оформлена путем заключения договора возмездного оказания информационных услуг (п. 2 ст. 779 ГК РФ). Чаще договор в письменном виде не оформляется, издательство выставляет счет на оплату подписки (оферта), а организация оплачивает этот счет (акцепт) (ст. 434, ст. 435, ст. 438 ГК РФ).
Учитывая, что услуга будет оказываться путем предоставления подписчику доступа к очередному номеру электронной версии издания в течение нескольких месяцев (полугодия, года), единовременную оплату за подписку следует квалифицировать как аванс.
Если издательство ежемесячно предоставляет закрывающие документы, то учет электронной подписки аналогичен подписке на печатные издания. Затраты на подписку по мере получения акта об оказании информационных услуг и доступа к очередному номеру издания учитываются в сумме, приходящейся на текущий номер:
- в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99) по дебету счетов учета затрат в зависимости от производственной направленности издания (26, 25, 44 и др.);
- в целях исчисления налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на информационные услуги при условии их обоснованности, документального подтверждения и использования изданий в производственных целях (п. 1 ст. 252, п. 14 ст. 264, п. 29 ст. 270, п. 3 ст. 272 НК РФ).
НДС к вычету принимается по мере получения счетов-фактур на очередной номер издания (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Издатель обязан выставить счет-фактуру не позднее пяти дней с передачи очередного номера подписчику (п. 3 ст. 168 НК РФ, письмо Минфина РФ от 06.04.2011 № 03-07-09/07). Если авансовый НДС ранее был принят к вычету (договор с издательством содержит условие о предоплате и издатель выставил счет-фактуру на аванс), то его необходимо восстановить в сумме, относящейся к очередному номеру издания (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).
Если издательство после получения оплаты предоставило подписчику закрывающие документы (товарную накладную, акт, счет-фактуру, УПД) единовременно на общую сумму за весь период подписки, то в этом случае следует руководствоваться принципом равномерного учета расходов, относящихся к нескольким отчетным (налоговым периодам):
Бухгалтерский учет:
- Если какие-либо затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, соответствуют условиям признания определенного актива, установленным нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, то они подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости этого актива (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н). В ином случае такие затраты отражаются в бухгалтерском балансе как расходы будущих периодов и подлежат списанию путем их обоснованного распределения между отчетными периодами в течение периода, к которому они относятся (п. 19 ПБУ 10/99, письмо Минфина РФ от 12.01.2012 № 07-02-06/5). Наиболее рациональным в данном случае будет учесть затраты на подписку на счете 97 "Расходы будущих периодов" с последующим списанием в расходы по обычным видам деятельности равномерно в течение всего периода подписки по дебету счетов учета затрат (26, 25, 44 и др.) (п. 5, п. 7, п. 19 ПБУ 10/99).
Налог на прибыль:
- Расходы в целях исчисления налога на прибыль признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок. Если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются организацией самостоятельно (п. 1 ст. 272 НК РФ). Таким образом, с учетом норм п. 1 ст. 272 НК РФ затраты на подписку следует равномерно включать в состав прочих расходов по налогу на прибыль как расходы на информационные услуги в течение срока действия подписки при условии их обоснованности, документального подтверждения и использования изданий в производственных целях (п. 1 ст. 252, пп. 14 п. 1 ст. 264, п. 29 ст. 270, п. 3 ст. 272 НК РФ).
НДС в данном случае принимается к вычету единовременно на основании счета-фактуры, выданного издательством (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, письмо Минфина РФ от 05.10.2011 № 03-07-11/261).
Довольно редко бывает ситуация, когда редакция заключает с подписчиком лицензионный договор на право доступа к электронному ресурсу (ст. 1286 ГК РФ). На основании такого договора подписчик на определенный срок получает право доступа к базе данных, т.е. представленной в объективной форме совокупности самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ) (абз. 2 п. 2 ст. 1260 ГК РФ). В этом случае расходы следует отражать:
- в бухгалтерском учете на счете 97 "Расходы будущих периодов" с последующим списанием на счета учета затрат в течение срока действия подписки согласно п. 39 ПБУ 14/07;
- в целях исчисления налога на прибыль в составе прочих расходов по налогу на прибыль как расходы, связанные с приобретением права на использование баз данных, в течение срока действия доступа при условии их обоснованности, документального подтверждения и использования изданий в производственных целях (п. 1 ст. 252, пп. 26 п. 1 ст. 264, п. 29 ст. 270, п. 1 ст. 272, п. 3 ст. 272 НК РФ)
Операции по предоставлению прав на использование баз данных на основании лицензионного договора не подлежат обложению НДС (пп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ).
При применении УСН подписку на любые периодические издания учесть в расходах для целей исчисления единого налога нельзя (письмо Минфина РФ от 07.05.2015 № 03-11-03/2/26501).
