Грамотное внедрение автоматизации бизнес процессов поможет увеличить производительность труда в компании, сократить издержки, а также предоставить более обширный поток информации для принятия деловых решений. Предоставляем вашему вниманию 5 вариантов автоматизации бизнес процессов, которые можно настроить самим, без помощи разработчиков:
- Синхронизация двух систем
- Мониторинг конкурентов
- Проверка данных сотрудников
- Автоматизированная воронка продаж
- Автоматический генератор заявок для прямых продаж
1. Синхронизация двух систем
Одна из популярных сфер применения — это задача синхронизации данных между двумя технически не связанными приложениями.
Например, вы открыли интернет-магазин на базе WooCommerce, а продажи происходят через несколько источников. Ваши клиенты могут купить товар не только через сайт, но и заказать его через электронную почту - Gmail в свободной форме. Для этого вы решили объединить все товары и остатки по ним нескольких таблицах Google Sheets, чтобы видеть полную картину.
Таким образом у вас есть два источника - сайт и таблица. Которые показывают одни и те же данные, но не имеют автоматической синхронизации. Это чревато тем, что в реальности товар уже продан и отмечен в таблице, но до сих пор доступен на сайте - что вызывает негативную реакцию у потенциальных клиентов.
В таком случае самое простое решение — это автоматическая синхронизация Google Sheets и WooCommerce, что можно сделать через платформу Ants&Apps.
Для этого вы используете:
- ⚡ Триггер (отслеживать изменения в таблице с товарами)
- И в случае, если товар снят с продаж - отправить действие на сайт о снятии с публикации товара.
Таким образом, при изменении данных в таблице, ваш связанный продукт на сайте будет изменяться автоматически.
При помощи такой синхронизации можно управлять как отображением товара, так и его стоимостью, доступным количеством, описанием и т.д.
2. Мониторинг конкурентов
Во многих коммерческих сферах полезно знать информацию о том, что делают ваши прямые конкуренты - какие товары у них доступны на данных момент, какие сняты с продаж, какие цены они используют сегодня и каким продуктам предоставляют скидки.
Мониторинг как процесс занимает достаточно много времени, потому что эту работу необходимо выполнять регулярно. От 1 раза в день до 1 раза в неделю. Именно при наличии периодичности появляется возможность отслеживать изменения.
В среднем, для многих проектом можно выделить около десяти прямых конкурентов, которых будет полезно отслеживать и знать, что происходит у них в данный момент. Таким образом, каждый день вам нужно вручную посещать десяток сайтов, открывая сотни страниц и копировать цены, перенося их в таблицу, чтобы затем ее проанализировать, когда вы накопите достаточно данных.
Но на самом деле, это достаточно простая задача для роботизированной системы, как Ants&Apps.
Для того, чтобы автоматизировать мониторинг конкурентов, напишите список сайтов, которые вы хотите отслеживать.
Затем сделайте настройку каждого сайта, указав в модуле сбора информации с сайта те места на странице, где находится нужная вам информация.
После этого останется только задать периодичность и далее, всю рутинную работу будет выполнять Ants&Apps.
Тогда общий вид сценария будет выглядеть так:
- ⚡ Периодический запуск сценария по расписанию (например, каждый день в 12)
- Открыть страницы на определенном сайте
- Обработать страницу - взять нужные данные
- Отправить эту информацию в итоговую таблицу Google Sheets
3. Проверка данных сотрудников
Сколько стоит человеческий фактор?
Человеку свойственно допускать ошибки и это нормально, это отличает нас от механических машин и роботов. Но для бизнеса, подобные опечатки, которые может допустить человек могут быть достаточно критичны.
Например, при внесении данных о товаре и последующей публикации на сайте, допущена опечатка в стоимости товара. Подобная неточность может привести к убыткам, особенно если такую ошибку сложно отследить.
Для решения такой задачи рекомендуется использовать различные алгоритмы проверки данных, которые вводит человек в компьютер, заполняя какую-то форму или обновляя данные.
Сложность заключается в том, что обычно в работе мы не используем какое-то одно конкретное приложение (например, одну CRM или одна единая таблица в Google Drive), наоборот - данные находятся в разных источниках и в разных программах. Поэтому, сделать систему проверки ввода внутри каждой программы - невозможно.
Есть другое решение: выстроить автоматический анализ этих данных, который будет работать параллельно вашей работе.
Смысл очень простой:
- ⚡ С определенной периодичностью мы будем получать данные из определенного источника. Например - собирать данные из таблицы Google Sheets каждый час в рабочее время.
- Зная структуру таблицы - будем проверять данные. Например, зная, что цены всегда указаны в колонке D - мы можем выстроить правило, по которому будем считать, правильная цена или нет
- Затем, через обычный фильтр, мы можем проверить эти данные и сделать выводы. Например, обычные цены находятся в диапазоне между 10 и 100, а найденная цена - 0.01 - что похоже на опечатку.
- Таким образом, при нахождении такой неточности, автоматически отправим эмейл ответственному лицу, чтобы он обратил внимание и сделал изменения при необходимости.
4. Автоматизированная воронка продаж
Предположим, вы используете рассылку эмайл сообщений вашим потенциальным клиентам и отправляете вместе с текстом сообщения - ссылку на ваш сайт. Затем, спустя какое - то время, вы совершаете телефонный звонок этому клиенту с целью получить обратную связь насчет вашего предложения.
Если у вас неограниченные ресурсы либо небольшое количество посетителей, то, разумеется, вы можете позвонить каждому из них. Но если на эту задачу выделено только 1-2 часа, а клиентов много - нужно как-то выбирать - кому позвонить, а кому просто отправить повторное письмо. Т.е. задача заключается в том, чтобы позвонить только тем клиентам, у которых есть минимальный интерес в вашем предложении, а остальным - отправить эмайл.
Самый простой метод - определить, на сколько они вовлечены в процессе посещения вашего сайта (для этого вы и отправили ссылку на сайт в письме).
Для анализа поведения пользователей на вашем сайте используется веб - аналитика. Это специальный код, который отслеживает действия посетителей вашего сайта и сохраняет эти данные в статистике вашего сайта. Скорее всего вам известен такой инструмент как Google Analytics, который предоставляет развернутую аналитику посещений вашего сайта.
Однако, есть также и альтернативные проекты, которые занимаются веб аналитикой - Yandex Metrica. В отличии от Google Analytics, Yandex Metrica предоставляет условный показатель вовлеченности пользователя (Webvisor). Чем больше действий пользователь совершил на сайте, тем больше этот показатель и наоборот.
Этот атрибут позволяет сделать вывод, что есть пользователи, которые более заинтересованы в содержании вашего сайта, чем другие. И это поможет нам сделать автоматическую воронку продаж.
В результате, Yandex Metrica и будет источником данных, который скажет о вовлеченности вашего потенциального клиента.
Тогда сценарий строится подобным образом:
- ✉ В письме для каждой ссылки вы указываете дополнительный параметр, который содержит информацию о пользователе. Например, если список эмайлов написан в таблице, то это может быть порядковый номер строки.
- При нажатии на ссылку пользователь перейдет на ваш сайт и этот параметр будет передан в Yandex Metrica. Таким образом, появляется связка между отправленным письмом (эмайл которого известен) и посетителем в Yandex Metrica.
- Затем, автоматически, спустя какое - то время, запрашиваем данные из Yandex Metrica чтобы узнать, сколько страниц посетил этот пользователь, как много времени провел на сайте итд.
- И в результате, на основании этих показателей можем сделать вывод, что делать с этим потенциальным клиентом дальше - позвонить (если он долго изучал сайт) или отправить письмо (был на сайте меньше 30 секунд)
5. Автоматический генератор заявок для прямых продаж
Как сделать генератор заявок потенциальных клиентов для менеджеров по продажам.
Назовем заявкой такое событие, которое можно найти через интернет и на его основании можно считать об интересе клиента к решению своей задачи.
Например, клиент, который публикует объявление о том, что нуждается в работах по дому, представляет интерес небольшим компаниям во внутренней отделке, потому что это одна и та же потребность - что-то починить.
Либо, публикация в социальных сетях, о поиске рекомендаций как туристу провести время в незнакомом городе - потенциальная возможность для частного гида.
Например, чтобы отследить и найти такие подходящие заявки в социальной сети Facebook, необходимо добавиться в тематические группы и каждый день просматривать каждую публикацию с целью найти те, которые подходят для вашей задачи.
Такая работа требует много времени и сильной концентрации продолжительное время. Потому что каждый раз нужно анализировать содержание текста и понимать, подходит ли оно или нет.
Это действительно важная работа, но только определенное время. Через несколько дней или недель, правила, по которым происходит отбор начнут повторяться. Именно с этого этапа есть большой смысл заняться автоматизацией этого процесса через Ants&Apps.
Для этого, достаточно просто:
- Подключить свой аккаунт Facebook и выбрать те группы, по которым будет происходить получение публикаций
- Настроить выполнение этого сценария по определенной периодичности (например, каждый день в 12)
- Затем, просто проанализировать текст на наличие нужных вам ключевых слов при помощи применения обычного фильтра.
- И в результате, если такая публикация прошла ваш фильтр - отправить уведомление. Например, отправить ее текст на адрес электронной почты.
Таким образом, больше нет необходимости постоянно отслеживать и проверять каждую публикацию - теперь весь этот большой процесс будет выполнять машина 24 часа в сутки.
