Автор Джек Гроув
Онлайн-конференции могут привлекать новую аудиторию, но представляют значительные организационные проблемы. Джек Гроув говорит с ученым, чтобы узнать, как это делается
Академические конференции дают ученым возможность завязать отношения, поразмышлять и пообщаться с великими и важными людьми в своей дисциплине. Однако некоторые спрашивают, могут ли такие международные встречи быть организованы таким образом, чтобы участники не летали, избегая, таким образом, воздействия авиаперевозок на окружающую среду.
Онлайн-конференции часто обсуждаются в качестве ответа, но сложность координации выступающих и делегатов в разных странах и часовых поясах может быть легко недооценена.
Риккардо Сапиенца, слушатель экспериментальной физики твердого тела в Имперском колледже Лондона, входил в организационный комитет первой «онлайн-встречи по фотонике», которая в прошлом месяце собрала более 1100 участников. Здесь он дает свои лучшие советы по организации успешной онлайн-конференции.
Блиц организация
Традиционные академические конференции обычно требуют не менее года планирования, но организационный комитет д-ра Сапиенцы решил, что необходимы более сжатые сроки, чтобы набрать обороты и вызвать онлайн-шум. «Обычно мы размещали рекламу в журналах, но мы не использовали этот подход, потому что хотели сделать что-то гораздо более короткое время», - пояснил он. «Мы начали кампанию в Твиттере и с самого начала убедились, что академическое сообщество действительно заинтересовано».
В дополнение к распространению информации через посты в Facebook и Instagram, комитет связался с техническими обществами, чтобы предать гласности событие, и преподаватели лично сделали то же самое на своих лекциях. «Это вызвало отклик у занятых исследователей, которые не могли отказаться от своих обычных обязанностей присутствовать на конференции в другой стране», - сказал д-р Сапиенца. «В науке есть несколько профессиональных путешественников, но у большинства нет такого свободного времени, особенно если у них есть маленькие дети и семьи».
Проводите ее поживее
Большинство научных конференций проходят в течение двух-трех дней, а короткие конференции ограничиваются одним днем. Встреча по фотонике длилась всего пять часов, но все же ей удалось пригласить трех основных докладчиков и в общей сложности сделать 12 выступлений.
«Обычные конференции длятся намного дольше», - сказал д-р Сапиенца, но организаторы встречи хотели краткости, отчасти потому, что некоторые делегаты наблюдали бы доклады посреди ночи. «Мы решили провести его после полудня по времени в Америке, главным образом потому, что их техническая поддержка будет доступна в университетах… Это означало, что некоторые страны не были хорошо представлены, хотя к нам присоединились около 50 человек из Индии, для них это означало начало в 3 часа ночи."
Вовлеките студентов
Половина участников, настроившихся на онлайн-встречи, делали это со своих компьютеров, и, по-видимому, были в одиночестве, но около 600 присоединились через 66 локальные институциональные встречи в 27 странах.
Эти «хабы» позволили исследователям в оптике совместно обсудить презентации, предоставив участникам интерактивность традиционной конференции. Крупнейший хаб насчитывал 65 человек, собравшихся в университете Оттавы.
«Мы не планировали эти хабы, но они действительно дали возможность почувствовать себя живым на этом мероприятии», - сказал д-р Сапиенца, добавив, что локальные сателлитные микровстречи в основном организовывались студентами. «Некоторым студентам удалось получить небольшие суммы на пиццу и организовать на этой основе свои собственные небольшие конференции».
Кроме того, студентам было предложено представить постеры через Twitter, причем около 60 из них собрали в среднем по 3000 просмотров каждый - намного больше, чем они получили бы на обычной конференции.
В целом, более половины участников были магистрами или бакалаврами. «Для многих из них это была их первая конференция, и она была бы невозможной для них, если бы она не была бесплатной и онлайн», - сказал д-р Сапиенца.
Используйте технологию, но заручитесь техническим обеспечением
Даже самые продуманные планы онлайн-конференций ничего не значат, если интернет-соединение обрывается. Таким образом, проверка того, что любые потенциальные технологические трудности могут быть легко разрешены, жизненно необходима, пояснил д-р Сапиенца.
«Мы провели репетицию конференции, но знали, что этого недостаточно», - сказал он, добавив, что организаторы наняли экспертов по технологиям из своих учреждений, чтобы гарантировать, что проблемы могут быть устранены.
Другие технологические проблемы также должны быть рассмотрены. Например, все доклады о мероприятии были доступны на YouTube для тех, кто не смог посмотреть в этот день, но были удалены через две недели.
«Мы понимали, что некоторые люди не могли попасть в свои офисы для просмотра в то время, но мы также хотели сохранить непосредственность события», - сказал д-р Сапиенца. «Люди также знают, что если вы публикуете что-то в течение длительного времени, контент может быть перегружен новыми результатами».
Что касается будущих мероприятий, члены комитета рассматривают вопрос о том, как они могли бы улучшить общение между делегатами и докладчиками, при этом д-р Сапиенца признал, что, поскольку вопросы из хабов передавались через одного представителя, взаимодействие иногда было немного медленным и громоздким.
«Эти онлайн-мероприятия не остановят более традиционные очные конференции, но они могут быть полезны для привлечения другой аудитории, которая иначе не посетила бы конференцию», - заключил д-р Сапиенца. «Было удивительно видеть людей со всего мира, которые смотрели наших спикеров, даже когда для них это было 5 утра».
Дополнение от автора ETH Zurich
Новый формат, новые вызовы
Напряженность была высокой накалилась, так как было неясно, сможет ли ИТ-инфраструктура для видеоконференций, предоставленная Университетом Южной Калифорнии (с техническими возможностями на 1000 участников), справиться с таким большим доступом; будет ли сеть работать хорошо везде; и смогут ли председатели и докладчики выступить так, как они практиковали, в состоянии стресса. В Калифорнии на конференции всегда были доступны два-три ИТ-специалиста, и Андреа Армани была готова выступить в качестве резервного модератора. Это все работало хорошо. Есть еще возможности для улучшения графической адаптации презентаций в соответствии с онлайн-форматом. То, что хорошо работает для больших проекций в аудиториях, может выглядеть перегруженным или слишком статичным в онлайн.
До и после конференции
Хорошо развитая ИТ-инфраструктура и опыт Университета Южной Калифорнии с крупными онлайн-курсами были важны для успеха конференции. Новые правила и короткие тренинги для докладчиков, а также шаблоны и процедуры ответов на вопросы, которые были недавно разработаны для конференций такого типа, также оказались ценными. Было решено заранее, что двенадцать презентаций, включая доклады трех приглашенных докладчиков, не будут распространяться по всему миру после конференции. Поскольку результаты последних исследований (некоторые из которых до сих пор не опубликованы) были представлены на конференции, только зарегистрированные участники смогли просмотреть выступления после этого. Они могли получить доступ к ним на частном онлайн-канале в течение недели. В первые 24 часа около 150 человек воспользовались этой возможностью. На все открытые вопросы участников были даны письменные ответы после конференции.
