1 июля 2019 года завершился переход бизнеса розничной торговли и сферы услуг на онлайн-кассы. Таким образом, формировать фискальные чеки через онлайн-кассу и передавать их через оператора фискальных данных (ОФД) в налоговую должен практически каждый торгующий в розницу или оказывающий услугу населению предприниматель. Это обязательство ввел 54-ФЗ.
Значит, работать с онлайн-кассами должны и курьеры, доставляющие заказанный товар и принимающие за него оплату. Согласно закону, чек покупателю необходимо выдавать в момент расчета.То есть принимающий от покупателя денежные средства курьер обязан сразу выдать ему бумажный чек. Если прозвучит просьба клиента предоставить электронную версию чека, то курьер обязан ее незамедлительно удовлетворить.
Разъездная специфика работы курьера накладывает определенные требования к онлайн-кассе и ее работе. Поэтому онлайн-касса для курьера имеет ряд особенностей.
Какие особенности имеют онлайн-кассы для курьеров?
- Касса должна быть зарегистрирована и внесена в реестр ККТ ФНС
- Касса должна быть активирована по всем требованиям 54 ФЗ и меть фискальный накопитель на срок (15 или 36 месяцев), предусмотренный законом
- Автономность: мобильная онлайн-касса для курьеров должна иметь длительный срок работы от аккумулятора - чем больше, тем лучше.
- Компактность и удобство для транспортировки: устройство должно помещаться в сумку.
- Касса должна иметь выход в интернет через 3G.
- Касса должна встроенный принтер, чтобы распечатать чек.
- Касса должна возможность отправить чек в электронном варианте.
- Касса должна работать в любых климатических условиях
- Касса должна иметь встроенный (или подключаемый) мобильный эквайринг, чтобы клиент мог расплатиться картой.
- Касса должна заряжаться удобным способом, в том числе, от автомобиля.
Важно: онлайн-касса должна продолжать работу и печатать чеки в офлайн-режиме, если есть перебои с интернетом. Фискальные данные в этом случае сохраняются на фискальном носителе и их необходимо отправить в ОФД в течение 30 дней - иначе касса блокируется, а предпринимателю грозит штраф. В некоторых онлайн-кассах “зависшие” чеки нужно отправлять “вручную”. А некоторые - например, МТС Касса - делают это автоматически, сразу же, как только появляется интернет.
На что нужно обратить особое внимание?
Мобильную онлайн-кассу для курьера нужно зарегистрировать в ФНС, указав, что аппарат будет использоваться для дистанционной торговли
Если курьер - сотрудник предприятия, которое предоставляет услугу (например, пиццерии, кофейни и так далее), в качестве адреса установки кассы указывается адрес регистрации юрлица или ИП, либо регистрационный номер автомобиля, который используется для доставки.
Если курьер - сотрудник службы курьерской доставки, которая работает по договору с предприятием, она может выступать как платежный агент, либо работать по договору поручения или договору комиссии. Это должно быть указано в чеке.
В чеке должны быть указаны данные (ФИО) курьера, который доставляет товар и принимает деньги от покупателя.
Как курьеру не стать жертвой мошенников?
В последнее время на рынке ККТ появились мошеннические схемы. Компании предлагают “выгодные” кассовые решения для курьеров - подключение к облачной онлайн-кассе, без покупки дополнительных устройств. В этом случае курьер приезжает к клиенту без ККТ - только со смартфоном, который имеет доступ к “облаку”, и подключенным к нему принтеру. При совершении покупки он распечатывает чек, переданный с облачной кассы в виде картинки.
Однако такая схема работы противоречит 54-ФЗ. Закон гласит, что чек должен быть напечатан на бумажном носителе, на контрольно-кассовой технике, включенной в реестр ККТ Федеральной налоговой службы РФ. Для этого касса должна соответствовать определенным требованиям: иметь в едином корпусе фискальный накопитель, печатающее устройство и прочие элементы. Таким образом, “облачный” вариант, без использования мобильной онлайн-кассы, курьерам не подходит.
Что будет, если не использовать кассу ФЗ 54?
КоАП предусматривает за это наказание.
- штраф для должностного лица – от ¼ до ½ размера суммы расчета, произведенного без применения кассового аппарата (но не менее 10 000 рублей);
- штраф для юридического лица – от ¾ до 1 размера суммы расчета, произведенного с использованием наличных денежных средств и/или электронных средств платежа без применения кассового аппарата (минимум 30 000 рублей);
- повторное нарушение, если сумма расчетов, осуществленных без применения контрольно-кассовой техники, составила, в том числе в совокупности, 1 000 000 рублей и более дисквалификация для должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет; для ИП и юрлиц — административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Какую онлайн-кассу выбрать?
На рынке сегодня масса предложений моделей мобильных касс. Если владельцы бизнеса хотят, чтобы курьеры работали без перебоев, ККТ нужно выбирать, ориентируясь на вышеуказанные критерии. Один из главных - время работы в автономном режиме, от аккумулятора. На сегодняшний день есть онлайн-кассы, которые держат заряд до 24 часов, например МТС Касса 5.
Также нужно обратить внимание на то, поддерживает ли касса беспроводную связь с эквайрингом. В таком тандеме вам потребуется приобрести дополнительно к кассе мобильный терминал для приема банковских карт. Однако есть модели касс уже со встроенным эквайрингом. Мобильная онлайн касса, которая умеет принимать банковские карты - МТС Касса 5 с эквайрингом.
Удобства в работе добавляет облачная товароучетная система. Например, товароучетная система МТС Кассы позволяет вести единую базу товаров, что дает возможность курьеру всегда иметь актуальную информацию по наличию позиций и ценам. Кроме того, курьеру не придется создавать чек самостоятельно - оператор создает заказ в товароучетной системе и направляет в кассу. Курьер только распечатывает готовый чек и выдает его вместе с товаром. Так, курьер работает быстрее и не допускает ошибок. Через систему операторы контролируют работу касс и курьеров: в ней видно, когда оплачен товар или услуга, какова выручка, количество продаж и средний чек.
Товароучетная система помогает владельцам интернет-магазина и в решении других вопросов. С ее помощью можно автоматизировать складской учет, формирование заявок поставщикам, ценообразование, использование маркетинговых инструментов, создание более 40 аналитических отчетов.
Пример мобильной кассы для курьеров с приемом карт - МТС Касса 5 с эквайрингом. Она работает без подключения к электроэнергии 20 часов, имеет удобный сенсорный экран, встроенный сканер штрих-кодов и QR-кодов, термопринтер с высокой скоростью печати, внешние порты USB. К интернету ККТ подключается через 3G (в комплекте к кассе идет сим-карта МТС со специальным тарифом для интернет связи). Мобильная МТС касса с приемом карт интегрирована с товароучетной системой, что делает ее одним из самых удобных решений для работы курьера.
Есть еще один способ организовать работу курьеров ─ использование кассовой программы для смартфонов и планшетов. Ее суть в том, что на телефон, который поддерживает NFC, надо установить специальное приложение, после чего курьер сможет отправлять электронные чеки, работать с номенклатурой и принимать оплату банковскими картами.
