Вера в то, что всегда надо стараться сделать как можно больше, — опасное заблуждение. Попытки взять на себя непосильную ношу заканчиваются тем, что вы проводите большую часть времени, пытаясь разгрести завалы, вместо того чтобы заниматься чем-то, что действительно развивает вас, представляет ценность и в конечном итоге дает удовлетворение от того, что вы делаете.
Лучший способ выбраться из порочного круга чрезмерного рвения и недостаточной производительности — это тщательное взвешивание того, за что вы решаетесь браться. На самом деле вы сможете больше, если возьметесь за меньшее. Вот несколько приемов, которыми вы можете воспользоваться, чтобы не взваливать на себя неподъемную ношу.
Выдерживайте паузу. Всегда, когда это возможно, старайтесь не подписываться на новые задания в ту же секунду. Вместо этого выделите достаточно времени на принятие решения, создав для себя возможность сделать разумный выбор. Во-первых, задавайте уточняющие вопросы. Затем попросите выделить немного времени, чтобы взглянуть на проекты, находящиеся у вас в работе.
Чаще говорите «нет» и делайте это заранее. Если вы сразу же понимаете, что у вас нет возможности и ресурсов, чтобы взять новый проект на себя, сообщите об этом немедленно. Чем дольше вы тянете, тем сложнее потом будет отклонять просьбу и тем сильнее будет разочарование другого человека при получении вашего отрицательного ответа.
Обдумайте задание. Если вы собираетесь взять проект на себя, перестаньте обдумывать, что вам нужно сделать, чтобы завершить его. Набросайте известные вам исходные данные и приблизительно оцените время, которое потребуется вам на реализацию отдельных этапов проекта.
Чаще заглядывайте в свой ежедневник. Если вы задумали что-то сделать, проверьте свой ежедневник. Так вы легко сможете определиться, когда у вас есть время, если оно есть, чтобы выполнить задуманное. Если в вашем расписании нет ни одной свободной минуты ни сейчас, ни ко дню выступления, а оно требует определенной подготовки, взвесьте все за и против: стоит ли новый проект отказа от прежних и надо ли слишком усердствовать ради этого? Если вы растерялись при ответе на этот вопрос, спросите совета у вашего менеджера.
Пересмотрите взятые на себя обязательства. Если вы решили взяться за нечто для себя новое и вам придется как-то при этом распределять текущие задания, попробуйте заранее объяснить коллегам, что им стоит, а чего не стоит ждать от вас. Им может не понравиться, что вы решили проявить инициативу и взяться за что-то еще, но если ваш руководитель одобряет ваши действия и это соответствует поставленным перед вами целям — вы на правильном пути.
Когда вы наконец уже определились со всеми своими заданиями, занесите их в календарь. Так вы сможете отслеживать сроки выполнения работы и время, которое на нее отведено. Отнеситесь к этому со всей серьезностью: планирование поможет вам правильно распределить время и вместе с тем качественно выполнить свою работу.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи в HBR Россия «Беритесь за меньшее количество дел, и вы успеете больше». Другие материалы об управлении временем вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru.