Одна из крупнейших в России розничных сетей «Магнит» первой среди ритейлеров внедрила в практику бизнеса цифровую форму договора с поставщиками, которая позволит обмениваться документами в онлайн-режиме, автоматически регистрировать условия и сверять данные за пару минут.
Партнёры «Магнита» смогут заполнять форму с реквизитами и условиями, создавать протоколы разногласий, подписывать договор и приложения, а также передавать документы в сеть через платформу электронного документооборота CorePlat. Разработчик платформы Edisoft вошёл в число операторов ЭДО, которые принимали участие в проекте «Магнита». На основе требований и спецификаций, подготовленных ритейлером, был доработан соответствующий функционал CorePlat.
Сегодня у сети около 5 тыс. партнёров, более половины из которых работают в российских регионах. Типовой договор поставки состоит из 14 страниц и ещё 13 приложений. Сверка такого массива данных ранее занимала 40 минут и ещё час уходил на регистрацию договора в учётных системах. Передача же бумажных аналогов занимала около 10 дней. Кроме того, ритейлер был вынужден хранить все бумажные документы в течение 10 лет в архиве.
Нововведения позволят «Магниту» сократить временные и материальные издержки. Сеть легко проверяет на своей стороне условия и протокол разногласий, внесённые партнёром. Когда договорённости достигнуты, происходит подписание договора. По плану ритейлера, в ближайшие десять лет получится сэкономить более 1 млн бумажных листов.
Существовавшая практика, помимо трудовых затрат, несла серьёзные риски для сторон: текст документа мог быть изменен до загрузки в систему и подписания, поэтому необходимо было каждый раз перепроверять каждой стороне на отсутствие искажений. Сейчас обмен идёт по каналам электронного документооборота, что обеспечивает защиту конфиденциальности информации. Все поставщики будут переведены на новую схему уже в 2020 году.
Евгений Мельников, директор по информационным технологиям и защите информации
Система уже была отмечена на прошедшем в декабре 2019 года конкурсе ECR AWARD, который ежегодно собирает профессионалов розничной торговли и FMCG-индустрии. Проект победил в номинации «Лучший инновационный кейс».