У меня много знакомых из разных стран мира, у кого бизнес в Китае давно налажен и успешен. Много знакомых россиян, которые на время праздника уехали из Китая в Россию, оставив бизнес, а теперь по понятным причинам не могут добраться до Поднебесной.
Знаю также, что были желающие начать развивать бизнес в китайском направлении с началом нового года. И я уверен, что короновирус не должен никого останавливать на пути к успеху.
Практически во всех крупных китайских организациях существует План Обеспечения Непрерывности Бизнеса и для них эпидемия не страшна (ну хотя бы в плане координации деятельности). Остальным в связи с нынешней вспышкой коронавируса приходиться импровизировать, как эффективно использовать своих сотрудников в ситуации, когда физический контакт между людьми ограничен или запрещён. Решения должны быть приняты как можно скорее.
Службы доставки, экспресс-почта, курьеры - закрыты, потому что как сами физические документы, так и работники, несущие такие документы, могут быть причиной потенциального заражения.
Отправка вашего персонала на фабрики-поставщики для выполнения поручений или доставки документов также становится невыполнимой при введенных ограничениях.
Тяжелее всего придётся производственным предприятиям, кто не может перевести своих сотрудников на удалённую работу из дома.
Всем остальным, во избежание проблем (в том числе и с контролирующими органами), следует отказаться от сбора большого количества сотрудников в офисах, как с точки зрения риска заражения, так и потому, что многим сотрудникам приходится добираться на работу на общественном транспорте, с которым сейчас напряженка. Именно в общественных местах риск заражения самый высокий.
Лучше перевести всех на удаленку на время эпидемии, а если без офисных работников никак не обойтись – составить графики выхода по 1-2 человека в день на несколько часов.
Я попытался сформулировать некоторые варианты и советы, которые конкретно относятся к китайской бизнес-среде и могут пригодиться кому-то. Я учитываю пока краткосрочную ситуацию в ближайшие две-три недели до завершения инкубационного периода вируса.
В предстоящие недели компании могут полагаться только на созданную ими корпоративную цифровую инфраструктуру и дополнять ее инфраструктурой, существующей в Китае.
Для хорошо подготовленных компаний удаленная работа на короткий срок не должна стать проблемой.
Например, у сотрудников нашей компании дома ноутбуки или ПК. Мы используем платформу MS O365, и наши сотрудники могут поддерживать постоянный контакт друг с другом через неё. Все документы, необходимые нашим сотрудникам для выполнения своей работы, выложены в общем доступе на Sharepoint Online.
Небольшое неудобство в том, что передача данных замедляется, потому что сотрудники вынуждены пользоваться подключениями к Интернету в своих домах, где скорость соединения очень разная, но это не оказывает серьезного влияния на рабочий процесс.
Есть даже все возможности для проведения конференц-связи между несколькими людьми в разных местах Китая.
Если ваша компания не так хорошо подготовлена к кризисным ситуациям и не использует надежный корпоративный инструмент для внутриколлективных коммуникаций вам остается традиционная телефонная связь, корпоративная электронная почта или менее защищенные общедоступные каналы - китайский WeChat.
Если ваш корпоративный почтовый сервер зарегистрирован в штаб-квартире вашей компании за границей, то отправка или получение электронных писем будет происходить с трудом. Это общая проблема, возникающая при передаче данных «в» и «из» материкового Китая из-за местных ограничений. Эта проблема решаема путем создания защищенных туннелей между офисами компании с помощью VPN-технологий.
Не забывайте, что ваши коллеги, клиенты и партнеры в такой же ситуации, как и вы, и не могут полностью функционировать в сложившихся условиях.
Но для того, чтобы поддерживать в силе все ваши договорённости и не потерять партнеров, необходимо постоянно поддерживать связь и сообщать контрагентам, какие действия вы предпринимаете для выполнения своих обязательств даже в таких стеснённых обстоятельствах.
Если в распоряжении вашей компании есть надежные корпоративные инструменты, такие как MS O365, вы можете временно добавить своих клиентов / поставщиков к системе как «внешних пользователей».
Вот несколько простых рекомендаций, которым можно следовать, чтобы смягчить последствия эпидемии для бизнеса:
- Убедитесь, что ваш IT-персонал (как за рубежом, так и в Китае) доступен для решения проблем с подключением удаленного доступа для сотрудников и других связанных с этим проблем. С работниками, работающими удаленно, обязательно будут трудности технического характера.
Если ваши сис-админы вне зоны доступа или до сегодняшнего дня у вас не было IT-специалистов – самое время их нанять. Хотя бы на пару недель. Да, это будет в разы дороже, чем месяц назад – но потерять бизнес будет стоить дороже.
- Со специалистами определились. Дальше надо решить, какие корпоративные средства коммуникации, которые можно эффективно использовать в Китае, вы будете настраивать. Доверьтесь в выборе IT-специалистам, если впервые сталкиваетесь с таким вопросом.
- Убедитесь, что ваши сотрудники в Китае (и в других странах) имеют достаточно возможностей подключиться и работать удаленно.
- Для создания рабочих задач и координации бизнес-процессов загружайте со своими сотрудниками на свои смартфоны приложения Teams, Sharepoint Online (неплохо работают в Китае) или другие на ваше усмотрение.
- Вы должны понимать и донести до своих сотрудников, что любые расходы, понесенные на связь, интернет-доступ, техническое оборудование, сверхурочные работы и прочее, будут возмещены компанией сотрудникам в кратчайшие сроки.
- Проинструктируйте сотрудников и сообщите партнерам из-за рубежа, что с отправкой и получением электронных писем с большими вложениями будут проблемы. Особенно если ваш корпоративный почтовый сервер находится за рубежом. Попробуйте разделить сообщение электронной почты от вложения, максимально уменьшить размер вложений или найти другие каналы для доставки таких вложений.
Партнеры попробуют воспользоваться сервисами облачного хранения данных такими, как Dropbox и т. д. Но они заблокированы в материковом Китае.
Рекомендую альтернативный сервис: Nutstore – это китайская локальная облачная служба хранения, но поддерживающая английский язык среди своих веб-сайтов, клиентов и мобильных приложений. Он имеет наиболее похожий пользовательский интерфейс Dropbox.
- Если вы и ваши сотрудники вынуждены полагаться на не корпоративные каналы связи, а на такие, как WeChat, для общения и обмена файлами, необходимо разработать внутренний регламент о том, какую информацию нельзя передавать по таким каналам. Не всеми видами документов и информации можно обмениваться через свои личные учетные записи WeChat. Например, у вас могут быть контракты с определенными клиентами или поставщиками, которые ограничивают обмен определенной информацией по не защищённым каналам. Защита информации и коммерческой тайны должна быть обеспечена даже во время эпидемии.
- Внимательно контролируйте дебиторскую задолженность. Не допускайте, чтобы дебиторская задолженность превышала 90 дней. Изучите ещё раз договоры и условия оплаты. Помните, что если ваш клиент обанкротится, в тот момент, когда будет владеть вашими товарами, будет очень сложно вернуть их. Атакуйте должников. Коронавирус не будет служить оправданием для отсрочки платежей.
- Также новый год – время пролонгации договоров – самое время провести инвентаризацию контрагентов.
- По возможности, ежедневно проводите конференц-связь с сотрудниками. Сейчас это особенно важно, когда люди работают удаленно в состоянии стресса в разных концах Китая, важно почувствовать себя частью коллектива и ощутить его поддержку.
Эти меры должны помочь продолжать работать достаточно эффективно и самое главное не подвергать никого риску, пока ситуация стабилизируется.
Параллельно необходимо корректировать годовые планы, графики и прогнозы вследствие такого временного простоя, вы, вероятно, столкнетесь со спадом продаж в первом квартале. Разрабатывайте план по минимизации последствий после карантина при вхождении в обычный рабочий режим: пошаговый план для каждого отдела или сотрудника, если у вас небольшой штат.
Сложившаяся ситуация должна стать сигналом тревоги для организаций, с трудом наладивших связь с сотрудниками и внешним миром. Это очень показательный пример для тех, кто до сих пор не дружит с технологиями, хотя работает в Китае, где десятки новых технологий, упрощающих жизнь, появляются ежедневно.
Цифровые средства связи / обмена все чаще рассматриваются как замена традиционной офисной среде, технологии становятся незаменимой частью жизни. Это важно не только в «кризисных» ситуациях, таких как текущая вспышка коронавируса.
Не откладывайте в долгий ящик разработку Плана Обеспечения Непрерывности Бизнеса, который должен быть тщательно разработан до того, как будет реализован, принимая во внимание характер вашего бизнеса, его глобальные требования, а также специфические для Китая условия. После чего необходимо закупить соответствующее оборудование, установить программное обеспечение и тщательно перенести данные. Этот процесс может занять месяцы.
Для тех организаций, которые используют достижения прогресса по полной, нынешний кризис даже станет толчком и даст им на некоторое время конкурентное преимущество.
