Обидно, когда ты два дня потратил на создание большого красивого отчета с кучей сложных формул и графиков, а коллега потом случайно удалил все плоды твоих трудов. Или заполнил созданную тобой форму сбора данных так "креативно", что лучше бы ты сам. Даже если все окружающие вас люди "белые и пушистые", то все равно неплохо уметь защищать плоды своих трудов в Excel от чужих глаз и рук.
В этой статье мы подробно рассмотрим:
- Несколько способов защищать требуемые области листа для разных пользователей.
- Как прятать формулы от посторонних глаз.
- Как зашифровать ваш файл с конфиденциальной информацией.
- Как защищать и скрывать листы, чтобы до них не добрался "враг".
Прячем содержимое ячейки
Иногда возникают ситуации, когда нужно просто спрятать содержимое каких-либо ячеек с данными от глаз пользователя. Можно, конечно, пойти привычным путем, меняя цвет шрифта на "белый на белом" и т.д., а можно воспользоваться более изящным трюком:
- Выделите диапазон с данными, которые нужно скрыть.
- Нажмите сочетание Ctrl+1 или щелкните по выделенному правой кнопкой мыши и выберите "Формат ячеек (Format Cells)".
- В открывшемся окне на вкладке "Число (Number)" выберите вариант "Все форматы (Custom)" и введите в поле "Тип" три подряд точки с запятой без пробелов и нажмите ОК:
Содержимое ячейки больше не будет отображаться. Увидеть его теперь можно только в строке формул при выделении ячейки.
Защита ячеек листа от изменений
Особенность системы защиты данных в Excel состоит в том, что в нем нет команды "защитить диапазон", есть только "защитить лист" и "защитить книгу", т.е. меньше целого листа Excel защитить не умеет. На практике же зачастую возникает необходимость защитить не весь лист, а только некоторые его части, оставив пользователям возможность вводить информацию в определенные ячейки.
Для установки подобной выборочной защиты следуйте простому алгоритму:
- Выделите ячейки, которые не надо защищать (если таковые есть), щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду "Формат ячеек (Format Cells)". На вкладке "Защита (Protection)" снимите флажок "Защищаемая ячейка (Locked)".
Этот флажок всегда по умолчанию включен для всех ячеек на всех листах. Те ячейки, для которых этот флажок останется установленным, будут защищены при включении защиты листа. Те ячейки, где вы этот флаг снимете, будут доступны для редактирования, несмотря на защиту.
2. Для включения защиты текущего листа нажмите кнопку "Защитить лист (Protect Sheet)" на вкладке "Рецензирование (Reveiw)". В открывшемся диалоговом окне можно задать пароль (он будет нужен, чтобы кто угодно не мог снять защиту) и при помощи списка флажков настроить, при желании, исключения:
Исключения нужны, чтобы разрешить пользователям некоторые действия с листом, несмотря на защиту. Например:
- Нужно оставить пользователям возможность помечать ячейки цветом (но не менять их содержимое!) – тогда следует включить флажок Форматирование.
- Необходимо оставить возможность использовать фильтрацию и/или сортировку (через Автофильтр) – включить флажки "Использование автофильтра (Use Autofilter)" и/или "Сортировка (Sort)". Только не забудьте перед включением защиты включить сначала сам фильтр с помощью кнопки "Фильтр" на вкладке "Данные (Data – Filter)".
Некоторые "хитроумные" пользователи пытаются такую защиту обойти путем выделения защищенных ячеек и копирования их на новый лист с последующим редактированием. Расстроить таких предприимчивых коллег можно весьма просто – при установке защиты снимите в списке разрешений все флажки, кроме второго. Этим вы фактически разрешаете выделять только разблокированные ячейки (ячейки, для которых вы предварительно выключили флажок Защищаемая ячейка), а все остальные ячейки на листе будет выделить (и скопировать) невозможно!
Выборочная защита диапазонов листа для разных пользователей
Если предполагается, что с файлом будут работать несколько человек, причем каждый из них должен иметь доступ в свою область листа, то можно установить не простую, а гибкую защиту листа – с разными паролями на разные диапазоны ячеек для разных пользователей.
Чтобы сделать это, выберите на вкладке "Рецензирование (Review)" кнопку "Разрешить изменение диапазонов (Allow users edit ranges)".
В появившемся окне необходимо нажать кнопку "Создать (New)" и ввести имя диапазона, адреса ячеек, входящих в этот диапазон, и пароль для доступа к этому диапазону:
Повторите эти действия для каждого из диапазонов разных пользователей, пока все они не окажутся в списке. Теперь можно нажать кнопку "Защитить лист" (см. предыдущий пункт) и включить защиту всего листа.
Осталось сообщить каждому пользователю его пароль. Тогда при попытке доступа к любому из защищенных диапазонов из списка Excel будет требовать пароль именно для этого диапазона, т.е. каждый пользователь будет работать "в своем огороде".
Во второй части статьи вы узнаете как защитить лист с сохранением группировки, как защитить листы книги, как зашифровать книгу и как можно вскрыть защиту
