Понятие "Автоматизация бизнес процессов" очень часто включает в себя электронный документооборот. Бумага постепенно становится пережитком прошлого, огромные папки, картотеки и архивы документов, даже в средних компаниях занимавшие целые стеллажи, теперь хранятся на жестких дисках и облачных хранилищах. Электронные документы удобны и надежны: они не портятся от пролитого кофе, не выцветают со временем, их удобно читать и редактировать, они могут храниться компактно и сколько угодно долго, в отличие от бумажных аналогов. CRM-система Битрикс 24, помимо этих преимуществ электронного документооборота предоставляет еще одно - быстрое и удобное создание документов в пару кликов.
Принцип работы конструктора документов
Данные любых, используемых в бизнесе документов можно разделить на постоянные и переменные. К постоянным можно отнести, например, текст договоров, контрактов и соглашений, разметку и структуру таблиц в стандартных, утвержденных государством или компанией, формах документов, внутренние реквизиты компании, подпись и печать, и так далее. Эти данные во всех документах остаются одинаковыми, а их изменение - событие редкое, обычно требующее множества согласований и утверждений, а также оповещения всех сотрудников об использовании новой формы документа.
Другие данные меняются из документа в документ. Это номер документа, данные о клиенте, реквизиты фирмы-контрагента, товарные позиции и сумма, сроки и примечания к договору. Иногда приложением к договору может являться чертеж, схема, дополнительная таблица или дополнительный текст. Когда документооборот ведется на бумаге, под переменные данные в документах отводятся специальные пустые места, которые заполняются либо руками, либо шаблон документа открывается в текстовом редакторе, например Microsoft Word, и данные вписываются вручную.
Основной сущностью CRM системы Битрикс 24 являются сделки, которые представляют из себя ничто иное, как набор полей с данными. И основной принцип работы конструктора документов заключается в том, чтоб подставлять эти переменные данные в заранее загруженные шаблоны. Таким образом сотрудник, правильно ведя карточку сделки и заполнив нужные поля, может в пару кликов создать договор, счет, товарную накладную, акт и прочие документы, и тут же отправить их клиенту по электронной почте.
Как это выглядит на практике
Для начала работы с конструктором нужно сперва правильно оформить шаблоны документов. Сперва придется перевести документ в формат .docx, только он нормально поддерживается Битриксом. У многих фирм шаблоны документов могут храниться в формате PDF или электронных таблиц Excel - их придется сконвертировать в документ Word. Сделать это можно как встроенными средствами офисных приложений, так и при помощи многочисленных онлайн-сервисов, которые можно легко найти, введя в строке поиска, например, "pdf to docx" или "excel to word".
Далее нужно заменить части документа, отведенные под заполняемые данные, переменными, с которыми будет работать конструктор документов. Переменные имеют вид {variable}. Переменные могут заменяться на любые поля документа, также можно подставлять вместо них картинки или таблицы, например список товаров. Некоторые переменные имеют свойства форматирования, которые позволяют писать числа прописью, задавать формат написания даты или менять падеж фамилии, имени и отчества. Подробный список возможных переменных и их свойств приведен в справке Битрикс 24, вот некоторые из них:
- {Id} - ID сущности в системе, обычно используется как номер документа.
- {Opportunity} - сумма сделки.
- {DateCreate} - дата создания сделки, иногда используется в дате документа, либо используется {Begindate}, заполняемое вручную.
- {ContactLastName} {ContactName}
{ContactSecondName} - Фамилия, имя и отчество контакта, прикрепленного к сделке, в именительном падеже. К этим переменным могут применяться модификаторы, для изменения падежа или использования инициалов вместо имени и отчества. - {ContactAddress} - адрес контакта.
- {ContactPhoneMobile} - мобильный телефон контакта
Также следует позаботиться, чтоб нужные поля, которые будут подставляться в документ, удобно отображались в карточке сделки. Например у компаний довольно сложная структура карточек с реквизитами и иногда полезно создать дополнительные поля в карточке сделки.
Также в шаблон можно загрузить печать и подпись компании. В таком случае документы вообще не потребуется распечатывать - их можно прямо в карточке сделки сохранить в PDF и отправить клиенту по электронной почте.
Где это используется?
Самое очевидное применение конструктора документов - выставление счетов и договоров, а также формирование закрывающих документов - актов и накладных. Однако у такой системы слишком широкие возможности, чтоб ограничиваться только этим. Вот некоторые нестандартые применения конструктора документов, которые мы реализовали.
Техническое задание. У веб студии в карточке сделке был размещен бриф-опросник, на основании которого формировалось готовое техническое задание на разработку сайта.
Именной буклет. Салон красоты в ответ на заполнение анкеты на сайте отправлял на электронную почту красивый именной буклет в формате PDF, в котором были подобраны услуги и информации согласно введенным данным. Это создавало очень яркое впечатление индивидуального подхода к клиентам.
Документация мебельной фирмы. В процессе работы, проведя несколько доработок, мы перевели формирование практически всей документации через CRM. Это как договора, счета и акты, так и проектная документация, раскрои плиточных материалов для производства, инструкции, паспорта изделий, программы для ЧПУ и так далее.
Хотите автоматизировать документы своей компании?
Пишите: crm@sabpro.ru
Звоните: +7(958)756-95-93
Наш сайт https://sabpro.ru/
Группа ВК https://vk.com/sabproit
Instagram https://www.instagram.com/sabproit/
