В этой статье мы собрали ошибки, с которыми ежедневно обращаются пользователи в службу поддержки. Некоторые из них - довольно просты и легко обнаруживаются, но провоцируют серьезные последствия для учета. Давайте напомним о них еще раз.
Дублирование в справочниках: "шт" или "штука"?
Дублирование - это наличие 2-х и более элементов справочника, которые представляют один объект и являются одинаковыми, то есть имеют одинаковые реквизиты. Например, не проверили и создали контрагента в базе два раза, создали повторно договор, создали задвоенный товар и пр. Подобных примеров можно привести множество.
Наличие дублей приводит к значительной проблеме - пересорт остатков во всех блоках учета. Также увеличивается количество задолженностей, неликвидов, складских запасов. Эти ошибки требуют исправления, т.к. приводят к искажению отчетности и неверному расчету регламентных операций.
Решение: организация и регламентирование работы с нормативно-справочной информацией. Для исправления существующих ошибок - обработка в 1с "Поиск и замена дублей" (запускается только квалифицированными пользователями).
При анализе обратите внимание на справочники:
- Контрагенты, Договоры контрагентов
- Номенклатура, Единицы измерения
- Статьи затрат, Номенклатурные группы, Способы списания и пр.
Неправильный выбор документа/ вида операции
От выбора документа и вида операции зависит состав полей на форме и внешний вид документа. Но самое важное - схема проводок и движений по регистрам, которые будут созданы.
- При разработке в типовые документы заложена определенная логика проведения.
- Соответственно, в инструкциях пользователя указаны рекомендации по использованию каждого вида операции.
Если выбрать неверный вид операции, то возможны ошибки с неверным заполнением данных в регистрах, отсутствием движений по необходимым регистрам. Например, не следует выбирать вид "Прочие расчеты" для всех документов "Платежное поручение", а только в действительно необходимых операциях.
Решение: предварительно анализировать, какая хоз операция проводится, и какой документ предназначен для данного раздела учета. После проведения обязательно проверять движения документа и отчеты, регламентированные формы на предмет верного заполнения.
Ручные проводки: не забыть про регистры
Документ "Операция, введенная вручную" - часто используемый и известный всем бухгалтерам. Документ предназначен для "ручного" заполнения и позволяет добавить любые проводки БУ и НУ. Основная цель документа - это неавтоматизированные операции, также нетиповые и узкоспециализированные.
Но следует помнить, что ручные проводки БУ и НУ допустимы только для ограниченного перечня счетов! Для большинства счетов существуют также дублирующие регистры, которые можно увидеть по кнопке "Показать движения" в стандартных документах системы.
Например, ручные проводки по счету группы 01-08, 10, 20, 40, 60, 62 и др. недопустимы (только в необходимых случаях исправления ошибок). В данном случае рекомендуется:
- использовать типовой документ системы, который создает также движения по регистрам;
- в документе "Операция, введенная вручную" включить использование регистров и добавить записи вручную.
Решение: учитывать, что ручные проводки допустимы в ограниченных случаях и разделах учета, как с группами счетов 90, 91, 99, например, начисление пеней, налогов, отражение переноса убытков и пр.
Коллеги, приглашаем подписаться на наш канал, чтобы узнать больше о построении эффективной системы учета!