Первая компания, в которую я пришла на позицию junior’а, имела негласное правило: если ты уходишь строго по окончании рабочего дня, ты плохо стараешься. Каждый уважающий себя сотрудник должен был отсидеть хотя бы полчаса после шести вечера, в идеале – засидеться до девяти. По неопытности я восприняла это правило без восторга, но с пониманием: если хочешь стать крутым разработчиком, надо стараться. Но знаете что? Ни одна другая компания так часто не срывала дедлайны, как эта.
Даже я, новичок, через пару месяцев стала замечать: я и мои коллеги устаем, но ничего не успеваем. Именно тогда впервые задумалась о программе для планирования рабочего времени. В те времена под рукой не было приложений, готовых регистрировать каждое действие, поэтому я просто отмечала в таблице, сколько времени трачу на задачи.
Уже через 3 дня стало ясно: львиную долю моего времени «съедают» совещания, мозговые штурмы, переговоры с начальством, коллегами и прочая ерунда, а продуктивнее всего я работаю в те самые полчаса после шести.
Думаю, вам знакомо это состояние, когда постоянно загружен, но ничего не успеваешь, гора дел не уменьшается. К счастью, я прошла Путь Тайм-Менеджмента и знаю, как найти время на все рабочие задачи, а заодно на курсы английского, спортзал, концерт в консерватории и личную жизнь.
Содержание
- RescueTime
- Focus Booster
- Google-календарь
- Trello
- Timesheet
- Mind42
- Дополнительные инструменты.
RescueTime
Это приложение для специалистов, которые работают в офисе, коворкинге или дома за компьютером, а потому постоянно испытывают искушение заглянуть «на 5 минут» в Facebook, «ВКонтакте» или почитать другую социальную сеть.
Приложение бесплатное, оно есть в двух версиях: для компьютера и мобильных устройств, работающих на iOS или Android. Это элементарный инструмент, который подсчитывает, сколько часов в сутки вы тратите на социальные сети, новости и прочие приятные, но отвлекающие мелочи.
Ничего сложного, не так ли? Но во многих случаях одного этого приложения достаточно, чтобы дисциплинировать себя и, как по мановению волшебной палочки, найти время на все рабочие задачи днем и встречи вечером. Если вы – фрилансер или удаленный работник, рекомендую RescueTime.
Я была и в роли удаленного специалиста, и в роли руководителя удаленных специалистов, и по опыту знаю: когда над душой не стоит начальник, бывает трудно заставить себя перестать листать ленту «ВКонтакте» и заняться делами. RescueTime поможет взять себя в руки.
Платный и бесплатный аккаунт на сайте Rescue Time.
Focus Booster
Если вам сложно оставаться продуктивными, хотя начальство уже заблокировало на офисных компьютерах и Facebook, и «ВКонтакте», используйте «метод помидора». Сложно сказать себе: «Сейчас я сяду и буду писать текст в течение 5 часов подряд!», зато легко сосредоточиться на задаче на короткое время.
«Метод помидора» предлагает чередовать 25-минутные интервалы интенсивной работы с 3-5 минутами отдыха, главное – не отвлекаться от работы в течение одного такого цикла. После каждых четырех «помидоров» можно сделать более длительный перерыв – на 10-15 минут.
Для тех, кто придерживается этого метода, существует специальная программа расчета рабочего времени: Focus Booster. По сути это просто таймер со звуковым сигналом, который отмеряет циклы работы и отдыха. Но дисциплинирует действительно прекрасно. Если ваша проблема лежит в плоскости проблем с концентрацией, «метод помидора» ее решит.
Google-календарь
Это отличный кроссплатформенный органайзер, который позволяет планировать рабочие и личные дела. Отмечая задачи в Гугл-календаре, вы не забудете о встречах, переговорах, проектах, не упустите ни одной мелочи. Плюсов много: во-первых, это бесплатно, во-вторых, интегрируется с другим софтом Google. Наконец, календарь очень гибкий: рассчитан на работу с мероприятиями, целями и напоминаниями. Если вы о чем-то забудете, то Google напомнит!
Рекомендую этот календарь тем, кому не нужно бороться с прокрастинацией или неэффективным расходованием такого ценного ресурса, как время. Это инструмент для тех, кто тонет в больших и маленьких делах, часто назначает рабочие встречи, ведет переговоры и курирует работу других людей. Другими словами, календарь удобный, когда вы должны быть пунктуальными «и за себя, и за того парня».
Внесение новой задачи в Гугл-календарь.
Trello
Давайте поговорим о командных проектах. Когда нужно координировать деятельность небольшой команды, можно использовать такую программу для ведения рабочего времени, как Trello. Для большой компании она не подходит, но для коллектива до десяти человек – вполне.
Это гибкое приложение, которое отображается в виде электронной доски объявлений с карточками-списками. Одна карточка – одна задача, вы можете указать на ней дедлайн, важные моменты, идеи. Другие участники команды могут на карточке писать комментарии.
Приложение Trello удобно использовать в качестве личного планировщика, чтобы не пропускать дедлайны и не забывать важных ремарок, оно подходит и для организации небольшой команды. Но если вы руководитель крупного проекта, то поищите что-нибудь другое – например…
Timesheet
Это из разряда того, что «доктор прописал», для руководителей, которые среди прочего должны рассчитывать оплату. Приложение позволяет высчитывать ставку, исходя из затраченных работником на задачи часов.
Плюс результаты подсчетов легко импортировать в Excel или PDF. Кроме этого, приложение создает голосовые напоминания и заметки, позволяет планировать рабочее и свободное время, формировать списки дел и расставлять приоритеты.
Хорошо, что приложение бесплатное. Плохо, что работает только под Android, поэтому владельцы iPhone воспользоваться им не смогут.
Mind42
Это не приложение, но бесплатный сервис, создающий mind maps – ментальные карты. С эзотерикой такая технология организации времени и идей не имеет ничего общего. По сути, она представляет собой метод визуализации и структурирования. Ментальные карты можно использовать в качестве программы для расчета рабочего времени, я рекомендую этот сервис тем, кто должен не просто планировать дела, но работать с большими объемами информации.
Сервис создает схемы действий и мероприятий, визуализирует и структурирует информацию. Заметки можно дополнить картинками, надписями, ключевыми словами. Если вы работаете над крупным проектом, используйте карты, чтобы структурировать информацию, распределить работу между исполнителями, разбить задачу на этапы.
Пример небольшой ментальной карты на сайте Mind42.
Дополнительные инструменты
- TimePlanner. Это приложение для iOS, которое выполняет функцию менеджера задач с напоминаниями и контролем времени. Отличный инструмент, позволяющий проанализировать собственную эффективность.
- Nirvana. У вас стресс от того, что свалилась куча работы, голова забита срочными делами? Приложение поможет применить метод Дэвида Аллена: одна задача в одну единицу времени. Забудьте обо всех делах, кроме текущего дела, вместо вас обо всем будет помнить сервис Nirvana. Он же будет напоминать об актуальных задачах.
- Toggl. Подойдет для тех, кто хочет выяснить эффективность не только собственной, но и чужой работы. Добавляйте сотрудников в список команды и отслеживайте, сколько времени они тратят на разные задачи. Мне это приложение нравится за возможность интеграции других сервисов, а еще за то, что его можно установить и на ноутбук, и на смартфон.
- Timely. Еще один таймер, позволяющий понять, насколько эффективно вы работаете: это календарь с напоминанием. Как только наступает время выполнения запланированной задачи, приложение включает таймер и считает, как долго вы над ней работали. Не использовала его в работе, зато сервис помог выяснить, сколько времени уходит на домашние дела (я думала, меньше).
- Wunderlist. Приложение помогает разбить большие задачи на этапы и контролировать процесс их выполнения. Заодно удобно координировать свои действия с коллегами, составляя списки дел. Это экономит время на переговоры.
Попробуйте несколько приложений, чтобы найти самое удобное. Не используйте все перечисленные инструменты – так ваш тайм-менеджмент будет больше «есть» ресурсов, чем приносить плодов. Сейчас я использую только RescueTime, в отдельных случаях, когда проект масштабный, идей много, обращаюсь к Mind42.
Планируя работу, не забывайте и про отдых. Ничто так не помогает повысить собственную эффективность, как день, проведенный без гаджетов и приложений.
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями. Есть что сказать? Напишите комментарий ниже.
Оригинал статьи размещён здесь.
