Если вы еще не знаете, что такое электронный документооборот, то рекомендуем прочитать вводную статью.
Приняв решение о переходе на ЭДО необходимо основательно подойти к выбору системы электронного документооборота (СЭД) и определиться, кому можно доверить свою документацию. В статье вы найдёте подсказки о характеристиках, на которые стоит обратить внимание и сравнение популярных лицензированных систем: Контур.Диадок, СБИС, Synerdocs и 1C-ЭДО.
Системы проверялись на соответствие некоторым базовым требованиям, как например, согласование внутри компании - возможность совместной работы над документом, возможность хранения документов и поиска по ним. Отмечалось, предусмотрена ли функция приглашения контрагентов - отправка документов контрагентам, не использующим СЭД, с приглашением зарегистрироваться и роуминг - отправка документов клиентам другой СЭД.
В качестве дополнительных функциональных возможностей были рассмотрены интеграция с другими типами систем, наличие мобильного приложения, прямая отправка документов в госорганы (например, ФНС) и наличие специфических отраслевых решений.
Также была рассмотрена цена за один отправленный в системе документ. Расчет проводился исходя из минимального базового тарифа каждой системы.
Полезно будет узнать, какие особенности есть у каждой из представленных СЭД.
Контур.Диадок
Система ЭДО легко настраивается под бизнес-процессы клиента, и используется многими крупными российскими и зарубежными компаниями. В 2018 году Диадок первый в России запустил проект международного юридически значимого электронного документооборота.
СБИС
В системе представлен широкий спектр отраслевых решений. Также есть возможность подключить аналитические сервисы и оперативно получать отчетность.
Synerdocs
Сервис вместо мобильного приложения предлагает подписывать документы посредством чат-бота в Viber или смс-сообщений. Synerdocs следит за точностью оформления документа, находит логические ошибки и предлагает варианты их исправления.
1C-ЭДО
Главная особенность системы 1С - простая интеграция с типовыми программами "1С:Предприятие". Для пользователей решений этой компании значительно снижаются затраты на внедрение и обучение персонала работе в СЭД.
Поставщики сервисов электронного документооборота стараются покрывать потребности фирм разных масштабов и различных сфер деятельности. Поэтому нужно точно определить функциональные возможности, необходимые именно вашей организации, и выбор подходящей СЭД не составит труда.