Идеальное средство для избавления от рутинных операций по составлению, согласованию, отправке документов и производимой горы бумаг - цифровизация процесса и переход к электронному документообороту.
Электронный документооборот (ЭДО) — процесс создания, хранения и обмена документами в электронном виде, без использования бумажных носителей.
Жизненный цикл работы над документом напоминает переписку по электронной почте: создание, поиск, согласование, редактирование, обсуждение деталей, формирование окончательных вариантов. Но ключевое отличие - в системе электронного документооборота экземпляры заверяются электронной подписью и являются юридически значимыми.
Функциональные возможности систем электронного документооборота:
- отправка, получение, обработка и подписание документов;
- обмен текстовыми сообщениями между сторонами;
- управление внутренним и внешним документооборотом;
- хранение документов, поиск и доступ для просмотра;
Преимущества:
- прозрачность бизнес-процессов;
- сокращение времени работы над документом от создания до подписи;
- сокращение трудозатрат сотрудников;
- конфиденциальность информации;
- сокращение операционных расходов.
Каким организациям нужны электронные документы?
Всем.
На первый взгляд, ЭДО больше подходит компаниям со значительным документооборотом. Бумажные носители приносят большие издержки на их производство и доставку, часто неоднократную. А возрастающие риски потери или ошибки заставляют задуматься о переходе на обмен корреспонденцией в цифровом поле.
В компаниях малого и среднего бизнеса поток документов не так велик, но вместо финансовой составляющей здесь определяющим фактором становится пунктуальность и своевременность, ведь таким предприятиям важно принимать оплату товара или услуги в день получения документов. ЭДО помогает исключить задержку и многократно ускорить исполнение договоров.
Даже если количество заключенных договоров и подписанных компанией актов ограничивается несколькими в месяц, то цифровизация процесса может помочь будущему развитию. Количество пользователей систем ЭДО постоянно растёт, и вполне вероятно, что кто-то из них окажется вашим поставщиком.
Внедрение электронного документооборота положительно скажется на финансах за счет экономии на приобретении бумаги, распечатке и доставке документов, а также на взаимодействии с контрагентами, упростив взаимодействие и увеличив качество обслуживания.
Узнать больше о системах ЭДО и количественной выгоде от внедрения вы сможете в следующих статьях.