Сервисы для совместного использования документов – одно из самых эффективных решений по оптимизации рабочих процессов. Информация остается всегда актуальной, ведь обновляется в режиме реального времени и доступна с любого устройства. Сразу несколько человек одновременно могут работать в соавторстве, видя правки друг друга и оперативно получая новую информацию. Современные решения не только ускоряют процессы, но и позитивно сказываются на окружающей среде, минимизируя нерациональное использование бумаги.
Что такое совместный документ?
Документ для совместной работы - это файл, который может параллельно редактировать несколько человек и более, с целью создать единый документ с актуальной информацией. Это могут быть текстовые файлы, электронные таблицы, изображения, презентации, PDF-файлы и видео.
Цели совместной работы над документами для каждой организации свои, поэтому важно выбрать инструмент, который будет отвечать вашим потребностям. Например:
- группе дизайнеров может потребоваться обмениваться между собой картинками, видео и графиками;
- для команды, работающей над разработкой программного обеспечения, первоочередно безопасное хранение данных и четкий контроль внесенных изменений;
- для журналистов важна комфортная работа с текстом и наличие визуально оформленного режима правок.
Как использовать документы для совместной работы
Работу с документами можно сравнить с коммуникацией команды в конференц-зале. Зайдя в зал, все сотрудники сразу видят всех присутствующих и над какими задачами они работают. Но в специализированных сервисах сразу отображены все прошлые договоренности, текущие процессы, предпринятые шаги и планы на ближайшее время:
- когда один из членов команды создает новую задачу и назначает ответственных, то они сразу получают уведомления в сервисе и электронной почте.
- права на просмотр или редактирование к файлу или пространству настраиваются для каждого пользователя отдельно.
- специальные индикаторы внутри документа отображают кто и что редактирует в текущий момент. Мгновенные комментарии дают возможность вести коммуникацию непосредственно внутри документа.
Как вы делитесь документами?
У нас шаринг совместной работы над документом осуществляется через адрес электронной почты. Автор файла или пространства отправляет пользователю на e-mail запрос с правом на просмотр или редактирование. Пользователю приходит активная ссылка и оповещение внутри сервиса.
Документы для совместной работы решают задачи:
- Потеря актуальности информации. В текстовых офлайн документах отсутствует функция командного редактирования. Для того, чтобы все члены команды увидели изменения, нужно отправить файл, при этом, новые правки от других сотрудников никому не будут видны. Таким образом, процесс согласования последней версии занимает много времени.
- Организация удаленной команды. Если сотрудники работают дистанционно, то обеспечить командную синхронную работу без использования сервисов общего доступа непросто.
Разработчики предлагают как узконаправленные решения, так и закрывающие большую часть потребностей компании. Чаще всего сервисы представлены в двух вариантах:
- бесплатная версия с ограниченным набором функций и пользователей;
- платная, открывающая весь спектр возможностей.
Прежде чем переходить на наш или один из десятков дургих сервисов, следует понять, какие именно задачи необходимо закрывать.
Преимущества документов для совместной работы на примере ntile:
- Гибкая настройка прав доступа. Сервисы позволяют открывать доступ с правом просмотра или редактирования всем пользователям, которые работают над документом. У создателя файла есть возможность настроить права не только к отдельному документу, но и к общему пространству/ папке. Также возможно использование сервиса в качестве хранилища больших объемов информации.
- Менеджер задач. Многие web-сервисы предлагают шаблоны, которые выступают в качестве трекера задач. Пользователи могут давать задания, описывая все детали, назначать ответственных, указывать приоритетность выполнения и дедлайны. Так, руководитель и все члены команды видят актуальный статус и картину по проекту в целом.
- Календарь. Для современного руководителя компании со сложным графиком важно иметь возможность расшерить свой календарь ассистенту или менеджеру, отвечающего за организацию конференций, командировок или встреч. Сервис предлагает пользовательский календарь, который можно разграничить, например, на рабочий и личный.
- Быстрая обратная связь. Все пользователи с правом доступа к документу могут мгновенно оставлять комментарии, обеспечивая обратную связь и коммуникацию между членами команды внутри документа.
- Возможность делиться документами. Доступ с правом просмотра или редактирования настраивается в один клик и новому пользователю приходит уведомление на почту. Наш сервис позволяет поделиться ссылкой непосредственно на документ или папку прямо через систему внутренних уведомлений.
- Детализация. Документы для совместного использования предоставляют пользователям всю детальную информацию, например, кто в данный момент находится в режиме просмотра или редактирования, когда были внесены последние изменения и другие.
Документы для совместного использования оптимизируют работу команды, структурируют потоки информации и ускоряют рабочие процессы. А с промокодом NTILE2020 в честь Нового года вы можете ускориться на 10% быстрее при помесячной оплате (промокод дает скидку 10% на тарифный план Team).
