Важная особенность CRM системы Битрикс 24 - возможность создания бизнес процессов любой сложности в удобном и многофункциональном редакторе. Однако это не всегда настолько просто, как кажется. Взять например типовой процесс "Согласование счета", предустановленный в системе. Для того чтоб его понять и как-то изменить под себя, пользователь уже должен обладать определенными навыками программирования и как минимум понимать как работают циклы и условные конструкции. И в некоторых ситуациях бывает проще создать процесс с нуля, чем пытаться изменить готовое решение.
Создаем Бизнес-процесс
Для начала добавим новый процесс во вкладке "Процессы в ленте", раздела бизнес-процессов. Созданные там процессы будут привязаны к порталу и под них будут создаваться отдельные документы. Также можно привязать подобные процессы к сущностям CRM - например сделкам. Однако механизм работы у них немного другой и это тема для отдельной статьи.
Для бизнес процесса необходимо создать поля. Заказчику нужно было, чтоб менеджер загружал в систему счет, выбирал тип предоплаты, дату погашения остатка, а также мог оставлять комментарий, после чего передавал счет на согласование директору. Создадим требуемый набор полей. Сделаем поля "Счет" и "Тип предоплаты" обязательными. Дополнительно к списочному полю "Тип предоплаты" добавим поле-строку, для ручного ввода этого размера.
Настраиваем шаблон бизнес-процесса
Основная логика работы бизнес-процесса описана в его шаблоне, который как раз изменяется в визуальном редакторе - дизайнере БП. Создадим новый шаблон, выберем тип запуска - при создании.
Логика процесса такая: Загруженный менеджером счет передается на согласование директору. После утверждения он передается на согласование бухгалтера. И при утверждении последнего - отдается в исполнение. При этом, в зависимости от типа оплаты. Исполнение может проходить в 2 этапа: предоплата и погашение остатка в определенный срок. Также возможна 100% предоплата или 100% отсрочка платежа.
Под выбранные задачи подходит действие дизайнера БП "Утверждение документа". Оно имеет достаточно подробные настройки и создает в процессе ветвление, зависящее от утверждения или отклонения документа.
Составим цепочку утверждений: Директор -> Бухгалтер. Для исполнения, то есть оплаты счета, его уже не нужно утверждать. Поэтому используем действие "Ознакомление с документом". Создадим условную конструкцию, зависящую от поля "Тип оплаты". Если это предоплата - создаем 2 задания на ознакомление с документом, которые будут подразумевать исполнение счета. Для погашения остатка создадим отложенное уведомление, по полю "Срок оплаты". Если же выбирается полная предоплата или полная отсрочка платежа, то задание на исполнение будет только одно, с таким же отложенным уведомлением в случае пост-оплаты. На этом основная часть процесса готова.
Добавим защиту от ошибок и дополнительные действия
Изначально в БП были заложены уведомления участвующих пользователей на всех этапах. В них отображались значения полей документов, ссылки на ленту бизнес-процессов а также описание задания - что именно необходимо сделать сотруднику. Однако заказчик попросил, чтоб для всех этапов отображались действия в ленте Бизнес-процессов, в том числе при успешном или неудачном завершении. Были добавлены дополнительные задания "Ознакомление с документом" для полностью оплаченного, а также для отклоненного директором или бухгалтером счета.
Также была предусмотрена защита от неверного ввода. Например при выборе типа оплаты "Другой размер предоплаты" должно быть заполнено одноименное поле-строка. Если менеджер забывает его заполнить, или оно содержит значение больше 100, меньше или равное нулю, или не являющееся числом, то система попросит ввести верное значение. То же самое делается для поля "Срок оплаты".
Наш процесс готов. Осталось только протестировать его работу и презентовать заказчику.
Кейсы
Похожим образом настраиваются процессы с другой логикой работы, зависящей от организационной структуры компании. Например другим нашим клиентам мы делали следующие бизнес-процессы.
- Для торговой компании с широкой сетью и собственным ИТ-отделом процесс на согласование закупки оборудование проходил через совместное утверждение начальников отделов, зам. директора и бухгалтера.
- В компании по производству и монтажу осветительного оборудования в похожем процессе была заложена возможность загрузки дополнительных документов на разных этапах. Процесс был привязан к сделкам, и некоторые документы создаются прямо из ее полей.
- У компании-поставщика процесс просто предлагает бухгалтеру оплатить или отклонить загруженный счет. Компания отказалась от сложных бюрократических процедур согласования, но зато попросила довольно хитрую защиту от ошибок ввода, опирающуюся на некоторые внутренние правила, вроде жестких сроков оплаты, формат и имя документа, зависимость от контрагента, и т. д.
Тоже хотите удобный бизнес-процесс, который упростит вашу работу и увеличит прибыль? Обратитесь к нам!
Пишите: crm@sabpro.ru
Звоните: +7(958)756-95-93
