Секреты Excel. Часть 1.

Цикл заметок который посвященный секретам и советам по работе с самым популярным табличным редактором MS Excel.

Сегодня, проверяя работу одного из сотрудников, обратил внимание на то как он работает с Excel. Если честно пришел в ужас, от некоторых неэффективных действий. Показал как надо, сотрудник понял, и пошел применять на практике. Из этого родилась идея показать как нужно быстро и эффективно применять Excel для работы с данными. Цикл будет состоять из 5-6 статей, в которой будет от 3 до 5 секретов или советов

Часть 1. Основы основ

Надеюсь что все знаю что значения можно протаскивать - то есть взять ячейку за уголок и потянуть в нужную сторону - вправо, влево, вверх или вниз. При этом нужно знать, что если тащить одну ячейку, то протягиваться будут те же значения, что и в ячейке, за которую потянули.

Результат протаскивания за одну ячейку

Если же потянуть за несколько выделенный ячеек, то Excel попытается распознать правило по которому заполнены ячейки и заполнить остальные по тому же правилу (пример 1,2,3 или названия месяцев). Если он не распознал правило, то просто будет чередуя повторять выделенные значения.

Протаскивать можно и буквенно-численные значения, Excel так же попытается определить по какому правилу были заполнены ячейки

Протаскивание обычно применяется для заполнения нумерации столбца, от 1 до кому сколько надо.

Секрет №1

Если в первой ячейке написать 1, а во второй написать =A1+1 (или адрес другой ячейки, которая у вас первая), затем протащить только вторую ячейку, то потом, если при работе с таблицей удалить любую строку - нумерация автоматически изменится.

Теперь при удалении любой строки в серединке, нумерация изменится автоматически

Если есть необходимость удалить первую строку, то потом в строке, которая после удаления стала первой, поставьте в нумерацию 1, вместо формулы.

Правило: Если нужно сделать автоматическую нумерацию, то начиная со второй строки пишите формулу вида =A1+1 и протаскивайте только ячейку второй строки.

Секрет №2

Если нужно быстро заполнить много рядом расположенных ячеек одинаковыми значениями, или поменять значение, или удалить значения. Есть очень простой прием. Выделяете нужные ячейки, пишите нужное значение и нажимаете Ctrl+Shift+Enter

Простое действие существенно облегчает работу

Так же легко удалять

Правило: Если нужно быстро удалить и заполнить большое количество ячеек одним значением, то выделяете нужные ячейки, пишите нужное значение и нажимаете Ctrl+Shift+Enter

Секрет №3

Замена значений, букв, символов выполняется мгновенно, если использовать специальное сочетание клавиш Ctrl+H, которое вызывает окно "Найти и заменить"

В поле "Найти" указываем что нужно заменить, а в поле "Заменить на", новое значение.

Например нам нужно заменить букву "б" на запятую во всех этих ячейках

Поменяем "б" на запятую

Если выделить диапазон ячеек, то замена будет произведена только внутри диапазона. Если не выделять, то на всем листе.

Итак Ctrl+H

Указываем что на что менять.

Нажимаем мышкой заменить все.

Это занимает меньше 15 секунд

Правило: Если нужно быстро заменить символ, слово, значение большого количества ячеек одним значением, то выделяете нужные ячейки, нажимаете Ctrl+H и указываете что на что менять

Секрет №4

Ну и последний секрет на сегодня, хотя с него и надо было начать - это сочетание клавиш Ctrl+Z

Оно отменяет любое действие которое вы выполнили перед этим.

Правило: Чтобы быстро отменить последнее действие нажмите Ctrl+Z

Пользуйтесь Excel, учитесь новому!

Вопросы и пожелания в комментарии.

Скоро новые секреты Excel. Подписывайтесь