Если формирование БДДС на вашем предприятии не автоматизировано или вы не знаете как это сделать, можно сделать расчетный файл в Excel.
Начнём с реестра платежей. Реестр платежей формируется в виде простой таблицы.
Год, месяц и дату лучше разбивать по отдельным столбцам, так потом легче работать с фильтрами и сводными таблицами для сверки занесенных и учетных данных.
При занесении получателя платежа лучше, если он будет назваться как в вашей учетной системе, так, во-первых, удобно для сверки, а, во-вторых, если в вашей таблице один и тот же контрагент будет записан по-разному платежи по нему будут не сопоставимы.
Расчетный файл в Excel и консультации по этой и другим темам в учебном курсе "Финансовая модель предприятия в Excel"
Основание платежа можно записывать в любой форме, но лучше будет если однотипные назначения будут назваться одинаково и их будет не много. За основу можно взять назначение платежа в платежном поручении.
Столбцы статья, подстатья и ЦФО зависят от принятой на предприятии учетной политики. Их лучше кодировать.
Практические советы по работе с экономическими данными в Excel, читайте в моей книге "Excel для экономистов. 10 статей про отчеты, сверки, сопоставления"
Если вы пользуетесь 1С, то для удобства занесения информации о платежах в Excel нужно воспользоваться функцией "Вывести список" платежных поручений или банковских выписок. Или в лучшем случаем обратиться к программисту, чтобы он настроил список по вашему формату.
Так можно вывести список в 1С
Использование списка из 1С или другой бухгалтерской программы решает проблемы по уникальности наименований контрагентов, упрощает ввод основания платежа и других реквизитов.
После того, как данные о платежах занесены, нужно каждому платежу присвоить статью, подстатью (если есть) и ЦФО. Для этого я использую таблицу с кодами статьей. "Шапку" для каждой группировки статей делать обязательно, это нужно для формулы, которая используется в данном примере.
Разнесение расходов по статьям является достаточно трудоемкой и слабо автоматизируемой работой. Использование таких таблиц позволяет минимизировать ошибки выбора. Например, выбора статьи, которая не предусмотрена для данного ЦФО или подстатьи не соответствующей статье.
Столбец месяц в данном случае носит технический характер, нужен для корректного ввода формулы, которую мы будем рассматривать дальше и для возможности формирования реестра платежей на протяжении всего года.
В расчетном файле таблицу с кодами я обычно размещаю на отдельном листе.
В реестр кодировка статьи вносится также как она внесена в таблицу с кодами. Названия соответствующих столбцов в шапках кодов и реестра тоже должны быть одинаковыми.
Чтобы быстро сверить занесенные данные по суммам с данными счетов бухгалтерского учета можно использовать сводные таблицы
Для сверки оборотов по датам.
Для сверки соответствия статей, назначения платежа и поставщика
После формирования реестра и таблицы кодов можно приступать к формированию бюджета платежей по ЦФО, например в таком виде.
Чтобы разнести данные из реестра в бюджеты по ЦФО я использую формулу БДСУММ.
Рассмотрим синтаксис формулы БДСУММ (можно посмотреть в справке по Excel): БДСУММ(база данных; суммируемое поле; критерии отбора)
База данных - это сам реестр, лучше его расположить на отдельном листе. В формуле ссылка на базу данных должна выделять таблицу с реестром полностью: от первой строки с шапкой, до последней ячейки в последней строке.
Суммируемое поле - наименование столбца по которому нужно суммировать данных. В нашем случае - это "Сумма с НДС"
Критерии отбора - это таблица с кодами статей. Данная формула позволяет сразу делать выборку по сочетанию признаков: месяц, статья, подстатья, ЦФО. Набор критериев должен выбираться вместе с "шапкой", причем "шапка" в таблице с кодами статей должна быть точно такой как в реестре, по этому в таблице критериев "шапка" повторяется для каждого набора критериев. Критерий месяц нужен для того, чтобы пользоваться одним реестром в течении всего года.
Чтобы сократить трудоемкость при занесении формулы в таблицу с план-фактом все ссылки на ячейки в таблице должны содержать знак доллара БДСУММ(реестр!$A$1:$K$60;реестр! $I$1;коды!$A$16:$D$17) . Такую формулу можно копировать в строку ниже с другой статьей. Чтобы сумма считалась по нужной статье нужно в формуле заменить часть выделенную жирным "БДСУММ(реестр!$A$1:$K$60;реестр! $I$1;коды!$A$16:$D$17)" на критерии соответствующие новой статье.
Переходим к БДДС. Сводный БДДС может выглядеть следующим образом
Верхняя часть - это наши текущие платежи в разрезе статей и ЦФО. Так как классический БДДС группируется на текущую, инвестиционную и финансовую деятельность в столбце "Тип" можно задать соответствующий признак и просуммировать платежи по этому признаку. В столбце "Вид" расходы группируются на переменные и накладные (постоянные) в разрезе видов деятельности. А столбец внешний содержит группировку для внешнего БДДС, который формируется для головной организации и статьи которого отличаются от внутреннего бюджета. Таким образом, сводный БДДС позволяет нам получать любую аналитику.
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке
