Сотрудничество - это то, что делают все крутые компании - ну, все конкурентоспособные компании - в наши дни, потому что это эффективно и результативно. "Остановить отправку файлов по почте и использовать совместные приложения" и для пользователей Apple iWork, "Сотрудничество с коллегами по работе со страницами, цифрами и основным докладом". Сегодня мы рассмотрим возможность сотрудничества с использованием пакета Google Docs, который можно использовать бесплатно или в рамках подписки на G Suite.
Пакет Google Docs конкурирует с пакетом iWork компании Apple и Office 365 компании Microsoft, предоставляя Google Docs для обработки текстов, Google Sheets для работы с электронными таблицами и Google Slides для презентаций. Вы можете управлять всеми файлами на Диске Google. Хотя все они основаны на Интернете и лучше всего работают на Mac или другом настольном компьютере, Google также делает приложения для iOS, которые позволяют вам работать - немного менее гибко - на iPad или iPhone.
Для создания новых документов вам понадобится бесплатный аккаунт Google, а для полноценного сотрудничества вашим коллегам понадобятся аккаунты Google. Вы можете обмениваться документами с людьми, не имеющими учетных записей Google или не желающими входить в систему, их комментарии и изменения будут анонимными.
Пригласить сотрудников
После того, как документ будет готов к обмену, вы можете пригласить сотрудников, нажав большую кнопку Share (Поделиться) в правом верхнем углу окна.
Гибкие права позволяют обмениваться информацией с конкретными людьми, а для каждого человека - задавать, могут ли они редактировать, комментировать или просто просматривать документ. Вы также можете добавить заметку, которая будет отправлена вместе с приглашением.
Если это слишком специфично - например, при совместном использовании с большой группой пользователей щелкните Get Shareable Link, чтобы включить функцию совместного использования ссылок. Затем вы можете установить права доступа к ссылке, нажав на стрелку вниз рядом с надписью "Любой, у кого есть ссылка может...". Это хорошо работает для таких вещей, как электронные таблицы регистрации самообслуживания. Скопируйте ссылку и отправьте ее по своему усмотрению, например, через Messages или в список рассылки.
Если вы со временем добавите людей, вы увидите, кто имеет доступ, нажав кнопку Дополнительно. Это представление также предоставляет больше возможностей контроля владельца, включая возможность запретить загрузку, печать или копирование комментариев и зрителей.
Когда закончите, нажмите кнопку Отправить или Готово.
Принять приглашение
Люди, которых вы приглашаете, получают приглашение по электронной почте и нажимают кнопку Открыть вход, чтобы начать работу над документом. При совместном использовании ссылок получателю достаточно просто нажать на ссылку.
Основная проблема заключается в том, что получатели должны войти в свои аккаунты Google, если доступ к ним ограничен определенными людьми. Менее распространенная проблема может возникнуть, когда вы отправляете приглашение на адрес электронной почты, который не соответствует учетной записи Google, что не позволяет им сотрудничать. Затем они могут запросить, чтобы вы предоставили общий доступ к документу с их аккаунтом Google; нажмите кнопку Открыть параметры общего доступа в электронном письме запроса, чтобы разрешить доступ.
Добавить и изменить данные
Помимо разрешений, ограничивающих возможность комментировать или просматривать документы, нет ограничений на то, что люди могут делать в общем документе - все редакторы одинаковы, и Документы Google работают одинаково независимо от того, использует ли документ один человек или десять.
Кто находится в документе, можно увидеть по значкам аватара в строке меню. В нем также указывается время последнего редактирования, и Документы Google всегда показывают, где другие пользователи работают с цветным курсором и отмечают, когда другие пользователи выбрали контент в документе с помощью цветного поля выделения.
Добавить комментарии
Простота комментариев в сценарии сотрудничества заключается в том, что обсуждения могут происходить в контексте. Чтобы добавить комментарий, выберите нужный текст и нажмите Вставить > Комментарий. Комментарии отображаются на правой боковой панели в Google Docs и Google Slides; в Google Sheets ячейка, содержащая комментарий, имеет вид желтого треугольника в углу, и комментарий появляется при нажатии на ячейку.
Google является пионером в разговорах о комментариях, которые позволяют сотрудникам отвечать на комментарии друг друга и поддерживать связь с первоначальным комментарием. Вы можете редактировать или удалять собственные комментарии, щелкнув меню "Дополнительно" в стеке из трех точек. Сделайте это для чужого комментария, и вы можете получить ссылку на комментарий - это полезно, если вам нужно указать кому-то на дискуссию.
Чтобы просмотреть все комментарии в потоке, нажмите кнопку История комментариев в строке меню, которая выглядит как голосовой шар. Это особенно полезно при просмотре комментариев в Листах, где в противном случае вам бы пришлось кликнуть по всем маленьким желтым треугольникам в ячейках.
Просмотр версий и предлагаемых изменений
Главный способ увидеть, кто что сделал в документе, - выбрать Файл > История версий > Смотреть Историю версий. Появляется правая боковая панель, показывающая даты изменения файла; щелкните запись, чтобы увидеть изменения в главной панели. Стрелки над главной панелью позволяют поочередно выделять каждое изменение. Если вы хотите вернуться к выбранной версии (которая удалит все последующие изменения!), нажмите Восстановить эту версию.
Для Google Slides и Google Sheets история версий - это то, что может разочаровать, поскольку при просмотре редактирования в истории версий нельзя вносить изменения. В качестве обходного пути откройте второе окно браузера, чтобы просмотреть изменения в одном окне и внести изменения в другом.
Google Docs (текстовый процессор, в данном случае) предлагает другой выбор: режим поиска, который работает больше похож на Track Changes in Page или Word. Переключитесь на него, нажав на иконку карандаша в правом верхнем углу и выбрав "Предлагать". С этого момента все редакции являются неразрушающими и окрашены в цветовую гамму человеком, который их производит. Они объединены с полями в правой боковой панели, которые подробно описывают изменения, предоставляют значки ✔ и X для принятия или отклонения изменений, а также предлагают поле ответа, которое позволяет обсуждать каждое изменение - замечательная возможность.
Если вы хотите просмотреть все предложенные изменения, принять или отклонить их все сразу, а не работать с ними по очереди на правой боковой панели, выберите Инструменты > Просмотр предложенных изменений.
По завершении совместной работы над документом вы можете нажать кнопку Общий доступ и удалить людей или отключить общий доступ к ссылкам. Это немедленно мешает другим вносить больше изменений.
Выбирая платформу для совместной работы, вы, как правило, выбираете, что используют ваши коллеги, будь то Документы Google, iWork или Office 365. Однако если вы обмениваетесь информацией с людьми, чья платформа и данные приложения вам неизвестны, Google Docs являются лучшим выбором - учетные записи Google являются общими, а приложения Google Docs одинаково хорошо работают на всех компьютерах. Кроме того, поскольку Google Docs были созданы с нуля для совместной работы, это зрелое, быстрое, простое и эффективное решение.
