На сегодняшний день большинство российских компаний до сих пор использует традиционный документооборот. К сожалению, в современную эпоху автоматизации данный подход является малоэффективным. Введение отдельных элементов автоматизации делопроизводства предоставляет ряд преимуществ и может быть жизненно необходимой задачей. Сам по себе документооборот представляет собой получение документа до момента реализации, его хранение, согласование, доработка по мере необходимости, и уничтожение по итогам исполнения. Полученный в результате автоматизации единый процесс движения и обработки документов, с использованием ЭЦП (электронной цифровой подписи) называется электронным документооборотом (ЭДО). Электронный документооборот может быть применим на предприятиях различных размеров: от небольшого предприятия до гигантских корпораций и холдингов, и обладает целым рядом преимуществ. ЭДО применим в абсолютно любой организации: и на предприятии малого бизнеса, и в международной корпорации или холдинге с обширной сетью филиалов. ЭДО представляет целый ряд преимуществ:
- повышение производительности. В компаниях с традиционным документооборотом на поиски нужного документа тратится значительное количество времени и трудовых ресурсов. При автоматизированном поиске повышается общая производительность компании.
- моментальный доступ к необходимой информации. Возможность быстро получить доступ к последней версии документа является неоспоримым плюсом при использовании электронного документооборота
- минимизация “человеческого фактора”. Использование автоматизированной организации хранения документов помогает избежать потенциальных ошибок, возникающих при поиске пропавших документов. ЭДО справляется с этой задачей за считанные секунды.
- сокращение расходов компании. При использовании ЭДО компания экономит как за счет уменьшения расходных материалов, так и за счет автоматизации работы штатных сотрудников.
- повышение эффективности взаимодействия. ЭДО позволяет сделать прозрачным взаимодействие между департаментами и отделами внутри компании, облегчая коммуникацию и ускоряя обмен информацией.
- коллективная обработка документов. Возникновение возможности работы с одним документом одновременно нескольким сотрудникам является неоспоримым преимуществом ЭДО
- снижение расходов на дополнительные человеческие ресурсы. ЭДО способствует увеличению объемов производства, не прибегая к значительному увеличению персонала
- минимизация расходов, связанных с систематизацией и хранением документов: Согласно действующего законодательства, максимальный срок хранения документов составляет 5 лет. ЭДО позволяет снизить расходы на хранение документации.
- защита документов от физического уничтожения. Ведение ЭДО исключает риски случайной гибели документов в следствие форс-мажора.
- улучшение восприятия документа;
- повышение корпоративного сознания: ведение ЭДО способствует повышению корпоративного сознания. При работе с документами сотрудник ощущает себя важной частью компании.
Впрочем, как и любая другая автоматизированная система, ЭДО не лишена ряда недостатков:
- самой важной проблемой ЭДО является риск случайной утери документов вследствие проникновения вредоносной программы, либо повреждения оборудования или системного сбоя. В крупных компаниях данная проблема решается нетривиально: создается единая система резервирования данных.
- невозможность полного исключения человеческого фактора. Привыкшие к бумажным носителям, либо низкоквалифицированные сотрудники, могут допускать ошибки в процессе ведения ЭДО. Также, от грамотных действий персонала зависит эффективное функционирование системы.
- разовые дополнительные материальные затраты. Покупка и внедрение готовой системы ЭДО может повлечь значительные денежные затраты. Однако, со временем они будут компенсированы за счет оптимизации бизнес-процессов.
Подводя итоги, можно отметить, что ЭДО имеет неоспоримые преимущества и может стать необходимой для крупной компании с разветвленной структурой управления. Однако, на сегодняшний день, система автоматизированного учета документов обладает рядом недостатков, которые препятствуют процессу полного перехода от традиционного к электронному документообороту. Разрешение блокирующих моментов должно решаться через развитие существующих технологий, а также путем корректировки законодательной базы.