Сколько времени можно потратить на оформление стандартных коммерческих предложений, составление договора или других сопутствующих документов? Для бизнеса важно иметь выстроенный процесс по сопровождению клиентов, особенно, когда речь идет о документальном оформлении сделок.
В CRM Битрикс24 подготовить бумаги можно за пару секунд. В этом помогут готовые шаблоны документов. Воспользуйтесь предустановленными формами или добавьте свои. Быстро созданные по форме коммерческое предложение, счет или договор экономят время менеджеров и исключают ошибки ручного ввода данных при работе с типовыми документами.
Стандартные шаблоны документов в Битрикс24
К предустановленным или встроенным шаблонам документов внутри Битрикс24 относятся бланки, которые доступны в системе по умолчанию. Это те документы, которые вы можете использовать сразу, или после внесения нужных вам изменений.
Для того, чтобы найти предустановленный шаблон, перейдите в один из следующих разделов CRM:
- Компания
- Контакт
- Сделка (по направлениям)
- Счет
- Лид
- Заказ
- Предложение
СОЗДАНИЕ
Далее найдите уже созданную сущность, например, сделку и кликните по кнопке Документ в правом верхнем углу. Вам откроется список предустановленных на ваш портал Bitrix шаблонов:
РЕДАКТИРОВАНИЕ
Если вам потребуется отредактировать файл, просто скачайте его в формате doc и продолжите работу с шаблоном в уже привычном для вас редакторе.
Чтобы внести изменения в параметры встроенного шаблона для всех пользователей, нужно перейти в раздел общего редактирования. Для этого снова нажимаем на кнопку Документ и далее из списка выбираем строку Добавить новый шаблон.
После этого вам откроется список доступных шаблонов, где вы сможете скачать и ознакомиться с имеющимися бланками, а также отредактировать их. Для изменения шаблона документа выберите соответствующую кнопку в строке с файлом:
Редактор шаблона документа в Битрикс24 позволяет:
- восстановить версию шаблона по умолчанию
- · скачать шаблон
- загрузить новый
- отредактировать название документа
- задать активность файла и сделать его с подписью и печатью по умолчанию
- выбрать привязку к CRM – определить места, где будет доступен шаблон
- определить права доступа для работы с бланком
- сделать привязку к стране
- назначить нумератор через дополнительный конструктор
Свой шаблон документа в CRM Битрикс24
Готовые шаблоны документов – это быстрое решение для бизнеса.
В большинстве случаев предустановленных бланков недостаточно для работы компании. Как быть, когда требуется загрузить свой шаблон договора или свою форму счета в Битрикс24?
Для этого на портале предусмотрена возможность – добавить свой шаблон. Путь аналогичен тому, что используется при внесении правок в уже существующий шаблон. Заходим в имеющуюся сущность (лид, контакт, компанию или сделку), нажимаем кнопку Документ -> Добавить новый шаблон. В открывшемся окне со списком уже загруженных файлов выбираем кнопку в правом верхнем углу Загрузить и добавляем наш шаблон в формате doc.
Печать и подпись в документах Битрикс24
Документ, созданный с помощью встроенного в Битрикс24 генератора, можно сразу завизировать печатью и подписью компании. Для этого в шаблоне потребуется определить место для наших изображений. В разных текстовых редакторах это можно сделать примерно похожим способом – нужно использовать картинку с назначенным идентификатором (именем).
Для настройки реквизитов перейдите в раздел CRM -> Настройки -> Реквизиты ваших компаний.
В открывшемся окне выберите правую верхнюю кнопку Добавить компанию. Откроется окно для внесения данных вашей компании. В последнем блоке будут поля, куда вы сможете загрузить изображения:
- логотип компании
- печать организации
- подпись директора
- подпись бухгалтера
Примеры использования шаблонов документов и работу с генератором файлов Битрикс24 смотрите в наших проектах. Помимо штатных сценариев настройки на практике мы знаем и умеем работать с такими особенностями конструктора шаблонов как:
- склонение имен;
- сложная логика подсчета значений;
- связка с бизнес-процессами для автоматической работы по документам.
Нужна помощь с загрузкой шаблонов документов в Битрикс24? Заполните форму.