Сегодня мы разберемся в том, как можно подписывать документы при помощи электронной подписи (ЭЦП). Что для этого нужно и как облегчить процесс работы с «первичкой», как можно делегировать право подписания и в каком виде подавать отчетность в налоговую – разбираемся вместе.
Что в первую очередь требуется для подписания документа?
- сам документ в его финальном виде – вносить изменения после подписи в него будет нельзя
- рабочий сертификат электронной подписи (ЭП), в идеале это должна быть квалифицированная подпись (КЭП), которая полностью равнозначна собственноручной подписи на бумаге (за исключением редких исключений, которые прямо упомянуты в законодательстве)
- программы и службы, при помощи которых и происходит процесс подписи документов – это должны быть специальные технические средства для хранения сертификатов на компьютере, а также средства для создания самих подписей: плагины для Microsoft Office или браузеров, отдельные программы или веб-сервисы, в которых всё проходит онлайн.
Кто может подписывать документы в электронном виде?
Вкратце – те же люди, что имеют право обычной бумажной подписи. В этот список входят лица, что совершает операцию и кто отвечает за правильность её оформления, этот список определяет руководитель организации, предварительно согласовав это с главным бухгалтером. Разумеется, всем этим людям надо обеспечить техническую возможность подписывать документы в электронном виде.
Обратите внимание! Передавать другому лицу (делегировать) носитель с сертификатом КЭП запрещено! Это означает компрометирование конфиденциальности электронного ключа и запрет на его дальнейшее использование. В таком случае нужно сразу же обратиться в удостоверяющий центр, где был получен сертификат, для прекращения его действия и дальнейшей замены.
Как подписывать «первичку» электронной подписью
Всё вышесказанное касается и первичных документов: подписанные электронной подписью, они расцениваются как юридически значимые, ими можно подтверждать расходы. Тип электронной подписи при этом значения не имеет – это может быть квалифицированная подпись либо любая другая по договоренности между контрагентами.
Подписанный документ можно направить другой стороне через оператора электронного документооборота (например, «Контур.Диадок»), а также в ФНС через систему для сдачи налоговой отчетности (например, «Контур.Экстерн»).
Также существуют различия по типам документов, которые можно отправить налоговикам. На текущий момент есть утвержденные форматы для счета-фактуры, ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг). Их можно отправить напрямую по установленным телекоммуникационным каналам связи (ТКС), например через тот же «Экстерн». Другие документы так отправить не получится – необходимо сперва распечатать подписанный электронный документ, заверить в обычном порядке и сделать отметку о том, что он был подписан электронной подписью.
