Таблицы от Google вместе с его же текстовым редактором давно заменили многим платные продукты от одной американской компании. Функционально они не уступают привычным офисным программам, а возможность хранить документы в облаке, совместно их редактировать и настраивать уровни доступа быстро входит в привычку.
Сегодняшняя статья посвящена пяти удобным приемам, которые стоит освоить абсолютно каждому пользователю Таблиц от Google. Мы не будем говорить о сводных таблицах, сборе данных из множества источников, макросах и прочих мощных инструментах — за этими продвинутыми знаниями приглашаем на курс «Мастер Google таблиц». Здесь же речь пойдет о более простых, но совершенно незаменимых возможностях.
Сочетания клавиш
ОК, это, конечно, совсем простая функция, но не вспомнить про нее нельзя. В Таблицах Google работают все знакомые сочетания — можно копировать, вставлять, заменять, как вы уже привыкли это делать. Но, помимо этих команд, разработчики Google встроили в свою программу еще десятки сочетаний, которые разве только кофе не умеют варить.
Хотите вставить текущее время и дату? Жмите Ctrl+Alt+Shift+;
Поделиться таблицей с другими пользователями? Вам в помощь Alt+T+B
Отсортировать данные по алфавиту? Есть команда Alt+D+R
И так далее, и тому подобное. Фактически самое важное сочетание, которое вам нужно запомнить — это Ctrl+/. Оно открывает весь список горячих клавиш, отсортированных по задачам.
Вставка изображений
Казалось бы, еще одна банальная функция, но специалисты Google добавили к ней некоторые интересные возможности.
Вы можете вставлять иллюстрации простым Ctrl+С — Ctrl+V или зайти в меню Insert, чтобы выбрать файл со своего компьютера или из внешнего источника. А можете вставлять картинки прямо в таблицу прямыми интернет-ссылками. Для этого есть формула =IMAGE — впишите ее в нужную ячейку, добавьте адрес изображения. Не забудьте окружить его кавычками и скобками.
Это еще не все — вы можете менять оформление вставленной картинки. Для этого добавьте после ссылки через запятую цифры от 1 до 4:
- «1» — картинка масштабируется по размерам ячейки (вариант по умолчанию)
- «2» — картинка растягивается до ширины ячейки
- «3» — картинка остается в оригинальном размере
- «4» — укажите через запятую нужный размер картинки
Тепловые карты
Допустим, у вас есть финансовые показатели за какой-то период и вы хотите понять среднюю картину — был этот отрезок времени скорее удачным или не очень. Или вам нужно, чтобы данные, которые выходят за какую-то границу, подсвечивались красным (синим, желтым). В Таблицах Google это можно сделать за пару минут, после чего программа будет автоматически раскрашивать ваши цифры, превращая белый лист в тепловую карту.
Для этого зайдите в меню Format и выберите пункт Conditional formatting («условное форматирование»).
Далее переходите на вкладку Color scale («цветовая шкала»). Здесь вам автоматически предложат набор цветов, которые лягут в основу будущей карты.
Можно нажать синюю кнопку «Готово» и оценить результат. Или потратить некоторое время и установить свои собственные настройки — выбрать нужные цвета и откалибровать шкалу измерений. Для этого нажимайте на иконку с ведерком.
Если же вам просто нужно, чтобы при выполнении какого-то условия ячейка окрашивалась определенным цветом, то заходите на вкладку Single Color («единичный цвет»). Здесь вы сможете установить нужное правило и подобрать нужный оттенок.
Настройка email-уведомлений
Как мы говорили, совместная работа над документами — одно из ключевых преимуществ офисных сервисов Google. Если вы хотите получать уведомления об изменениях, которые вносят в ваши документы, или вам нужно отслеживать изменения показателей, вы можете настроить электронную рассылку.
Заходите в меню Tools («инструменты») и выбирайте Notification rules («правила уведомлений»).
Дальше устанавливайте нужные настройки — например, вы можете получать мгновенные уведомления о каждом изменении или собирать их в ежедневный дайджест. Нажимаем Save — и готово.
Создание форм и опросов
В том же меню Tools вы можете увидеть ссылку Create a form. Эта функция позволяет вам создавать собственные формы, которые можно встраивать в сайты или отправлять напрямую пользователям. Разработчики предусмотрели опции для самых разных социологических и статистических исследований.
Когда ваша форма будет готова и опубликована, вы сможете получать уведомления об ответах. Это включается в том же окне, где мы выше настраивали оповещения об обновлении документов. А увидеть все свои формы можно по адресу Docs.Google.com/forms.
На этом наш дайджест завершен. Ждем вас на курсе «Мастер Google Таблиц»!
