Телефон — один из основных элемент общения и взаимодействия в обществе, даже несмотря на разнообразие социальных сетей. Когда вы не умеете им пользоваться, или не обращаете внимание на этикет телефонной связи - вы убиваете свое время и время собеседника. Думаю, говорить о том, как важны навыки общения по телефону в деловой сфере,не имеет смысла?
Если не хотите получить клеймо нудного и пустословного собеседника, ненадежного партнера, то необходимо всегда придерживаться определенных правил поведения во время и до звонка.
В первую очередь, спросите себя:
• Ваш звонок полезен/нужен собеседнику?
• Не побеспокоите ли вы того, кому звоните?
• Ваш вопрос или дело стоит того, чтобы ради него кому-то звонить?
• А сами вы действительно нуждаетесь в этом звонке ?
Следующий важный момент - это время для звонков.
Существуют два момента: вы звоните по личному вопросу, либо по деловому. В первом случае время ограничивается временем бодрствования; во втором - режимом рабочего дня.
Если делить неделю на будние дни, то рекомендуется звонить по телефону не раньше 8 часов утра, а в выходные — не раньше 10 часов. Заканчиваться телефонные звонки всегда должны не позднее 10 часов вечера.
Опять же, есть исключения, которые связаны с тем, кому вы намерены звонить. К примеру, если вам известно, что ваш коллега или партнер по делу работает допоздна и принимает звонки до ночи, то вы может звонить ему и после 10 часов вечера.
Исключения бывают и в том случае, если нет корректирующих обстоятельств как в предыдущем примере. Если это срочный звонок, вы можете сделать поздний звонок , но, если по истечении 5-6 сигналов вам не отвечают, рекомендуется повесить трубку и больше в этот день не звоните.
Вы дозвонились. В этом случае поздоровайтесь и спросите, не помешал ли ваш звонок, может ли оппонент говорить.
Есть два способа :
- Представиться + спросить о возможности уделить время + назвать цель звонка.
- Представиться + назвать цель звонка + спросить о возможности уделить время.
Основное правило делового телефонного разговора - краткость и точность. Помните: неторопливый разговор и медленное изложение вопроса, может помешать важному делу, вам или вашему собеседнику просто могут не дозвониться.
Заканчивая разговор, попрощайтесь с собеседником. Обратите внимание на то, как многие, заканчивая разговор, просто кладут трубку, даже не попрощавшись. Это некорректно! Прежде чем положить трубку, скажите простое: «До свидания».
Вам дозвонились. Ваши действия.
Здесь вариантов много, рассмотрим наиболее частые.
1. Номер набрали по ошибке. В этом случае не грубите, а вежливо ответьте: «Вы ошиблись. Вы ошиблись номером».
2. Звонок поступил правильно, но нет того, кто интересует звонящего. Этикет позволяет поднять трубку и пояснить звонящему, что "необходимо перезвонить".
Важно. Если человек не может подойти, так как, к примеру, принимает ванну, ни в коем случае не говорите об этом звонящему. Просто скажите: «он не может подойти к телефону. Перезвонить позже». Также обязательно предложите свою помощь: «Ему что-нибудь передать? Он мог бы вам перезвонить?».
3. Вас просят передать сообщение.
Если звонящий просит передать сообщение, вы должны записать его и передать адресату.
4. Прервался разговор. Всегда перезванивать должен тот, кто является инициатором звонка. Исключение: если вы сами заинтересованы в вопросе, по которому вам позвонили, либо вопрос требует безотлагательного решения.
Как правильно отвечать на звонок?
Не важно вам позвонили или вы позвонили - в первую очередь, поздоровайтесь. Приветствие может меняться в зависимости от времени суток: «Доброе утро (добрый день или добрый вечер)».
Не будьте «телефонными динозаврами», снимая трубку, не говорите:
- Алло!
- Да!
- Слушаю!
- Фирма!
Если вы попали не к тому абоненту. По этикету считается дурным тоном, если пытаться выяснить номер того, к кому вы попали. Наиболее подходящим выходом из ситуации будет повторить номер, по которому вы звоните и спросить, правильный ли он? Например: "Извините, это номер ___-___-___?" В большинстве случаев этот способ сразу все решает.
Попали на автоответчик - отлично! Не нужно его пугаться, оставьте свое сообщение с просьбой перезвонить по номеру, главное не забудьте оставить о себе данные, иначе останетесь безымянным.
Телефонный этикет включает очень много нюансов, в статье представлены основные момент, зная которые, вы оставите о себе вежливого, приятного собеседника и делового партнера.
Общие рекомендации:
• не Обращайтесь к незнакомому человеку на «ты»;
• не называйте собеседника по гендерной или возрастной принадлежности «женщина», «мужчина», «бабушка», «дедушка» — не забывайте, вы не видите, с кем общаетесь;
• не заигрывайте с незнакомой собеседницей - это может обидеть;
• не представившись, не требуйте ,что представились вам;
• не выражайте по телефону сочувствие и соболезнования - это делается лично;
• самые важные вопросы обсуждайте до 12 часов;
• не жуйте, не пейте и не держите во рту посторонних предметов во время разговора по телефону;
Про телефонный этикет можно говорить долго, это очень популярная тема, возможно я мог что-то упустить, буду рад, если дополните в комментариях, также пишите ваши самые необычные телефонные разговоры. Спасибо за внимание, поддержите лайком и подпиской на канал.
