Если на регулярной основе вам приходится переносить данные между таблицами Excel вручную, то у меня только одно предложение: прекратите это делать немедленно! Ниже расскажу, как.
Представим задачу:
Есть две таблицы. Одна - ваша, её нужно наполнить. Другая - источник данных. Пусть это будут, например, данные о населении городов. Из столбца F нужно перенести значения в столбец C в соответствии с наименованием города, причем быстро.
Решение:
Логика функции ВПР (VLOOKUP) максимально близка к человеческому мышлению. Представьте, как бы вы действовали через копировать-вставить: первая строка в заполняемой таблице - Волгоград. Ищем Волгоград во второй таблице, копируем значение. Вставляем его в первую таблицу... и так 20 раз. Чтобы избежать повторений, нужно поступить так:
- Выделяем первую ячейку наполняемого столбца (у нас это C3);
- Идем на вкладку Формулы - Вставить функцию. Выбираем ВПР (VLOOKUP) в категории Ссылки и массивы (Lookup and Reference);
- Заполняем аргументы функции в соответствии с примером ниже
Здесь:
- Искомое значение (Lookup Value) - значение, которое функция ищет в таблице-источнике (Волгоград). Важно, чтобы это значение находилось в первом (крайнем левом) столбце;
- Таблица (Table Array) - таблица-источник. Существует два приемлемых способа её указания: именованный диапазон или абсолютные ссылки (знак $ в примере выше) - это необходимо для того, чтобы при протягивании формулы вниз, ссылка на источник оставалась зафиксированной;
- Номер_столбца (Column index number) - порядковый номер столбца в таблице-источнике, откуда мы берем искомое значение. В нашем случае это столбец 2;
- Интервальный_просмотр (Range Lookup). Если здесь указываем О (или ЛОЖЬ), то функция будет искать точное совпадение наименований. Если в одной из таблиц будет допущена опечатка, функция вернет ошибку. Пока рекомендую забыть о том, что можно другой использовать аргумент, поскольку при указании 1 (или ИСТИНА) вы разрешите функции поиск приблизительного значения, что в текстовом формате часто приводит к неверным результатам. О плюсах такого варианта мы поговорим в другой раз.
Важно знать: Если ничего не указать в аргументе интервальный_просмотр, по умолчанию всегда подразумевается вариант ИСТИНА, то есть приблизительное совпадение.
Когда все аргументы введены, нажимаем ОК и протягиваем формулу до конца столбца. Всё готово.
При недолгой практике вы привыкнете прописывать функцию за считанные секунды. Как результат, работа, на выполнение которой раньше уходило от минуты до нескольких часов, будет выполняться почти мгновенно.
Важно знать: функция ВПР (VLOOKUP) умеет искать только одно соответствие, т.е. искомое значение не должно повторяться в разных строках таблицы-источника (не должно быть двух Волгоградов). Если значение повторится, то функция будет ссылаться только на первое (то, что находится выше)
Часто встречающиеся проблемы и ошибки:
- Неправильное значение в результате. Проверьте, что указано в аргументе Интервальный_просмотр - вероятно, вы используете поиск по приблизительному совпадению.
- Функция выдает ошибку #Н/Д - не нашлось точного совпадения (в таблице-источнике либо нет искомого города, либо его написание отличается)
- Функция выдает ошибку #ССЫЛКА! - проверьте порядковый номер столбца (третий аргумент). Вероятно он выше, чем количество столбцов в таблице-источнике.
В качестве эпилога: подписывайтесь, рассказывайте, если у вас возникают трудности - попробуем вместе разобраться, что не так. Любые другие вопросы по Excel также приветствуются - будет понятно, какие темы стоит разобрать в первую очередь.