13,7 тыс подписчиков

Секреты работы в Outlook. Часть 20. Задачи (Tasks)

21 ноября 201921 ноя 2019

11,3 тыс

3 мин

Оглавление

Задачи (Tasks)
Процесс создания задачи и её жизненный цикл
Чтобы создать задачу, перейдите в папку «Задачи»

✌ Здравствуйте, друзья!

Поговорим о мощном инструменте из пакета Outlook, который почему-то мало кто использует.

Задачи (Tasks)

Задача — это такой же объект, как и письмо, только другой :). Призванный содержать в себе информацию о задании, которое необходимо выполнить. У которого есть такие признаки как:

дата начала;
дата окончания;
продолжительность;
статус;
важность;
процент завершения;
факт выполнения и т.п.

Задача, в отличие, например, от Встречи в Календаре может быть не привязана к конкретному времени или дате. Поэтому обычно составляют список задач.

Задачи можно создавать самому себе, а можно поручать другим.

Это бывает крайне удобно - создать задачу, наполнить содержимым, выставить сроки и ... поручить! (назначить). И далее, отслеживать выполнение, требуя предоставить отчёт :)

Процесс создания задачи и её жизненный цикл

Способы создания задач и работы с ними различны, но приводят к одному и тому же результату. Рассмотрим путь на основе моего личного опыта.

Чтобы создать задачу, перейдите в папку «Задачи»

Используем кнопочки на нижней панели основного окна Outlook. Включим режим отображения папок:

Далее, переходим в папку «Задачи»:

Нажимаем на кнопку «Создать задачу»:

В появившемся окне выставляем все необходимые параметры задачи. Тему (собственно, что делать), даты начала и окончания (если нужно), важность и прочее. Не забываем выбрать категорию.

Можно также заполнить закладку «Подробно», где указать дополнительные параметры задачи:

Если кнопка "Подробно" не видна - просто раздвиньте окошко задачи вправо.

Нужно также отметить, что содержимое задачи можно оформить, используя форматирование текста, вставку таблиц и рисунков (способы описаны здесь):

Итак, мы заполнили данные по задаче. Теперь можно нажать «Сохранить и закрыть», и задача появится в вашем списке задач:

Если просто щёлкнуть по кнопке «Задачи» в нижней панели, то можно увидеть меню задач «Мои задачи». В нём есть пункт «Список дел». Он содержит не только задачи, но и элементы, у которых установлен флаг «К исполнению». Это могут быть просто письма. (см. статьи про флажки и напоминания)

Не забудьте, что переключать режим просмотра списка задач можно в разделе «Текущее представление». Просто выберите тот вид, который вам в данный момент нужен. Попробуйте все виды, чтобы понять, как они работают:

Теперь наиболее интересное. Как поручить задачу?

Для этого имеется кнопка «Назначить задачу»:

В поле «Кому» выбираем адресата, кому поручаем задачу. Отмечаем опции о том, что хотим быть в курсе выполнения, и жмём «Отправить»:

Нужно помнить, что если мы поручили задачу, то напоминалки нам выскакивать не будут:

А если поручили более чем одному, то статус не будет обновляться автоматически:

А если поручили одному сотруднику - то статус будет обновляться автоматически

В нашем списке задача видна как порученная (назначенная):

Задача назначена. Это видно по значку человечка. Готовность пока 0%

После того, как мы назначили задачу и отправили её исполнителю, он получит письмо особого вида. Такое же примерно, как приглашение на встречу.

Открыв его, он может согласиться с назначением, нажав кнопку «Принять» (Accept). Ну, или «Отклонить» (Decline).

У нас в списке всех писем появится ещё одно, с особым значком, галочкой (это если задача принята) или с крестиком (если нет):

Письмо о том, что задача принята к исполнению

Используя кнопку «Отправить отчёт о состоянии задачи»", исполнитель может сформировать письмо-отчёт:

В данном примере исполнитель принимает назначение задачи на себя. Задача помещается в его список

Исполнитель может менять процент выполнения задачи. Отчёт об этом будет приходить вам в виде письма.

Исполнитель указал, что задача выполнена на 70%

Как только исполнитель выполнит задачу полностью (или поставит процент выполнения 100%), вам придёт соответствующий отчёт, который выглядит примерно так:

Для удобного просмотра своего списка задач, можно создать своё представление, и сортировать их по категориям, важности, сроку выполнения и т.п.