Хранение электронных документов в архиве – пока малоизученные территория для всего мира, и Россия не исключение. Все дело в том, что люди лишь недавно озадачились вопросом: как хранить электронные подлинники? Особенно, как это делать в течение долгого времени?
Почему это вдруг стало важным?
В мире накопилось огромное количество электронных документов: это не только скучные договоры, акты и счета, но и переписка, важная научная информация, содержание интернет-сайтов и т.д. Многое из этого нужно сохранить на будущее – и не только для потомков. И Россия уже начала движение в направлении создания экосистемы хранения электронных документов. В частности, именно поэтому ЭОС развивает систему хранения электронных подлинников. Основное отличие этой системы от разработок других компаний – наш продукт умеет хранить именно электронные подлинники, тогда как другие решения предлагают просто хранить электронные документы.
Где могут пригодиться электронные архивы?
Приведем два ярких примера. Недавно международный суд на крупную сумму был выигран благодаря восстановленным данным по реестру акционеров за 2005 год. Но для этого специалистам пришлось восстановить ноутбук-носитель, старую базу данных и архивную среду, в которой был сохранен документ.
А вот и неудачный пример: в США некоторое время назад начали сохранять все посты из Твиттера. Но буквально перед предвыборной кампанией, которая завершилась избранием Трампа, перестали это делать по ряду причин. А ирония в том, что кампания завершилась расследованием о влиянии России на выборы, и важную роль в этих подозрениях играл именно Твиттер. Вот тут-то и пригодился бы архив с твитами, но его не было.
В общем, то, что электронные документы нужно хранить – становится ясно всем. Но как это делать? Разве нельзя просто сохранить файл на флешку и положить в сейф?
Иероглифы из будущего
Представьте себе, что вам нужно посмотреть фотографии, которые сохранены на 3,5 дюймовой дискете. Или прослушать музыку, записанную на бобине (вы еще помните это слово?). Уже сейчас это не самая простая задача. А ведь с того времени, когда они использовались, прошло лишь несколько десятков лет.
Но для хранения документов 20 лет – это совсем немного. В архивном деле под термином «долговременное» понимают хранение в течение 10 лет и более. Например, некоторую документацию о захоронении ядерных отходов предписано хранить до 100 тысяч лет.
Есть и еще одна опасность для документов, не связанная с внешними воздействиями. Мы снова предлагаем использовать воображение: у вас в руках глиняная табличка с иероглифами и вам нужно ее прочесть. Как это сделать? Чтоб прочесть такой документ, необходимо знать язык, на котором он написан. Но как быть, если и язык, и его носители жили в далеком прошлом? Это же может произойти с электронными документами, сохраненными в форматах, которые в будущем перестанут поддерживаться – попросту говоря, они «умрут», а вместе с ними и возможность прочитать такой документ.
Только недавно правительственные структуры в России осознали важность этой проблемы. Но винить их нельзя – подобная ситуация встречается и в других странах. В Швеции до сих пор все документы, которые нужно подписывать, создаются на бумаге, потому что у страны нет денег, чтобы обеспечить их сохранность.
Шеф, все пропало?
Ситуация хоть и сложная, но пути решения уже есть.
Одним из главных вопросов для длительного хранения электронных документов остается вопрос формата. Как сделать так, чтоб документ смогли прочесть через 50 или 100 лет? Сейчас в мире существует лишь одно решение, созданное в Швейцарии – оно называется SIARD. Оно позволяет сохранить документ из любого формата и обеспечить его прочтение через много лет. К слову, ЭОС стал первой в России компанией, предлагающей решения с использованием SIARD.
Другим важным шагом на пути к архивам электронных подлинников стало постановление правительства о создании до 2021 года крупнейшего на постсоветском пространстве дата-центра для хранения электронных документов – ЦХЭД. Он будет построен в Обнинске, должен вмещать сотни Пбайт данных и будет стоить около 7 млрд рублей. Сейчас рабочая группа создает концепцию этого дата-центра. ЭОС предложил свою модель, которую и приняли за основу.
Мы уже обеспечили хранение электронных подлинников
В России уже существует проект хранения электронных подлинников. И не где-нибудь, а в областной администрации. На базе нашей системы «Архивное Дело» был реализован пилотный архив электронных подлинников Правительства Ростовской области – он уже работает и может быть масштабирован на другие регионы.
Что, бумажных документов совсем не останется?
Скорее всего, останутся. Некоторые документы будут храниться лишь в электронном виде, а некоторые – и в том, и в другом. Но точного ответа пока ни у кого нет. На уровне государства почти ни в одной стране не удается добиться единства бумажной и электронной ветвей архивов – работы над ними ведутся параллельно. Поэтому ЭОС развивает свое решение «Архивное дело» так, чтобы оно решало проблемы и бумажных, и электронных архивов.
Хотите узнать больше об электронных архивах и решениях для их создания? Вам срочно нужно сюда: https://www.eos.ru/eos_products/solution/elektronnyy_arkhiv.php
