Email является одной из популярнейших форм общения между представителями организаций, фирм, компаний, частными лицами по самым разным вопросам. Каждый день отправляется множество писем, но не все задумываются: как правильно составлять письмо для рассылки? Соответствует ли содержание и оформление email рассылки ожиданиям получателя? Зачастую, нам тяжело описать свои мысли. Мы, кажется, и знаем что хотим написать, а вот как это правильно сделать - не совсем понимаем.
10 правил эффективного составления писем
Прежде, чем составлять письмо, определитесь с целевой аудиторией, кому вы хотите написать. Если есть какие-то сомнения хотя бы по одному из кандидатов - не включайте его в рассылку. Задумайтесь о своей репутации и напрасно потраченном времени.
Чётко сформулируйте цель для отправки:
- Определитесь с вашей целевой аудиторией: рассылка будет по всей базе или определённому сегменту?
- Каким будет письмо для рассылки: рекламным или информационным?
- Выделите основную мысль, которую хотите донести в тексте.
Чем больше деталей вы продумаете вначале, тем проще будет скомпоновать письмо. Не бойтесь показаться смешными. Лучше быть творческим и интересным, чем стандартным и скучным.
Давайте рассмотрим 10 правил составления писем подробнее.
1. Отправитель должен быть узнаваем
Определитесь с полем «От кого», не обезличивайте его. Намного приятнее получать письмо от человека, нежели от какой-то организации, а ещё хуже просто от неизвестного адреса. Выбрав адрес отправителя однажды, не меняйте его часто. Ваш адрес и имя - визитка компании! Они должны соответствовать, легко узнаваться и запоминаться.
2. В поле «Тема» чётко отображайте основную идею письма
Читатель не должен быть обманут. Именно поле «Тема» влияет на решение получателя: читать письмо полностью или удалить даже не просматривая. Постарайтесь заинтересовать читателя, но не раскрывать всю идею письма сразу. Одного короткого предложения вполне достаточно - откажитесь от длинных фраз, рекламных текстов и штампов. Также не стоит указывать в теме письма отправителя.
Рассылка не должна быть однообразной, тем более постоянно повторяющейся. Если вы ранее совершали рассылки - проследите, какая из тем получила больше всего отзывов. Придерживайтесь подобного стиля, но избегайте повторений. Тема должна быть такой, чтоб из десятка полученных писем, подписчика заинтересовало именно ваше.
Например, темы рассылок отправленных в течение месяца :
3. Начните письмо с приветствия
Пишите адресату, как другу: тепло, искренне и уважительно, избегая при этом фамильярности. Обращаться нужно персонально к каждому подписчику, предоставляя нужную ему информацию. Обращайтесь к конкретному клиенту только так, как он сам того пожелал: по имени, по имени-отчеству, по прозвищу ☺. Внимательно просмотрите базу имен перед тем, как использовать его для автоматической замены. Наверняка, вы встретите досадные опечатки, которые лучше исправить ДО отправки.
Избегайте обращений вроде: Доброго времени суток, Дорогой (-ая), Уважаемый (-ая). Лучше использовать подстановку персонализации, которая доступна в редакторе любого сервиса рассылок.
4. Убедите читателя, что письмо адресовано ему
Составьте письмо так, чтобы получалось общение с клиентом и каждый понимал, что обращаются именно к нему. Используйте в письме знания, полученные в процессе рассылки. Подавая общую информацию, постарайтесь учитывать всё, что вы знаете о клиенте, опыт предыдущих рассылок.
5. Минимум воды
Не загружайте текст ненужными деталями, описаниями. В то же время - сделайте текст ёмким и интересным. Лучше создать красивый «призыв к действию», чтобы заинтересовать подписчика перейти на сайт и прочитать там более полную информацию.
6. Следите за целостностью письма
Придерживайтесь одной темы, не теряйте основную мысль. Если вы и хотите что-то добавить - пусть этот текст существенно не отличается, а ещё лучше отправить отдельное письмо. Излагайте мысли последовательно:
7. Избавьтесь от терминов
Не используйте понятные только вам слова и сокращения. Текст должен легко читаться и восприниматься.
Например, сравните два текста:
- Обувь с металлическими подносками защитит пальцы от ударов с энергией до 200 Дж. Проколозащитная прокладка должна уберечь от проколов и порезов, согласно ГОСТ 28507. Подошва из полиуретана обладает износостойкими свойствами - ГОСТ 12.4.137.
- Полиуретановая подошва прослужит долго, а также защитит обувь от проколов и порезов.
Согласитесь, хоть информация и важная для читателя, но второй текст будет читаться куда проще.
8. Обязательно "прощайтесь" в футере
Можно не использовать стандартные фразы, а просто указать:
- от кого адресовано письмо,
- контактные данные,
- ссылки на социальные сети,
- адреса магазинов и т.д.
Клиент должен знать, что у него есть возможность в любой момент связаться с вами или заглянуть к вам в гости, даже если сейчас нет такой необходимости.
9. Оформляйте письмо правильно
Просматривайте дизайн и общую композицию рассылки, вносите поправки, сделайте его таким, чтобы вы сами хотели его получить. Проверьте все ссылки, просмотрите изображения, есть ли альтернативный текст. Откройте письмо в разных браузерах, отследите сохранилась ли структура письма. Текст письма не должен содержать технических и грамматических ошибок. На привлекательное, грамотное, интересное письмо читатели откликнутся более охотно.
10. Экспериментируйте
Не забывайте, что даже незначительная мелочь сможет повлиять на результат. Изменяйте содержание писем, проследите, какие факторы склоняют подписчиков читать письмо и реагировать.
Проверьте эффективность вашего письма на мелочах. Например, изменив цвет кнопки «купить» с синего на красный (или наоборот) вы можете повлиять на продажи. Также, можете попробовать изменить её расположение в письме, цвет, шрифт, размер. Разделяйте базу клиентов на небольшие сегменты и разошлите им письма с разным вариантами использования этой кнопки. После этого сравните результаты и выберите оптимальный вариант.
Смело пишите письма! Не бойтесь совершать ошибки. Не ошибается тот, кто ничего не делает. Отправьте сегодня первое письмо и уже завтра вы получите отклик у ваших читателей.☺
P.S.: Дополняйте емейл-кампанию Viber-рассылкой, пуш-уведомлениями или СМСками. Так ваши электронные кампании будут ещё эффективнее.
