Основная сложность использования новой системы автоматизации бизнес-процессов это перенос текущих данных и информации в новую платформу. В HubEx теперь это можно сделать за несколько часов!
Аннотация
Любая сервисная компания хочет автоматизировать свой бизнес, но переезд в новую систему автоматизации обычно это длительный процесс ручного создания сотрудников, клиентов, их оборудования, текущих активных заявок. Из-за этого длительного процесса большинство компаний оставляют "всё как есть" и продолжают раз в месяц думать об автоматизации.
Мы в HubEx так же столкнулись с тем, что среднему и крупному бизнесу сложно было "переехать" работать в нашу платформу, поэтому мы предложили нашим клиентам решение, которое их устроило: импорт данных через Excel.
Решение
Мы провели немало встреч в мозговом штурме, чтобы сделать импорт данных понятным каждому, кто хоть однажды открывал Excel документ, и реализовали следующее решение:
1. Чтобы шаблон документа всегда был под рукой мы реализовали импорт через экспорт. Клиенту достаточно перейти в тот раздел, данные в котором он хочет обновить или добавить и нажать на "экспорт". В таком случае он получит документ/шаблон документа, который необходимо заполнить.
Экспортировать можно данные по разделам:
- Заявки;
- Оборудование;
- Сотрудники;
- Компании.
2. Экспортировать можно как пустой документ (шаблон файла), так и документ с текущими, уже заведенными в систему данными.
Далее документ дополняется новой информацией и загружается в систему через кнопку "Импорт".
3. Если вы заполнили пустой шаблон, то все данные импортируются в HubEx, если вы дополнили файл данными - то импортируются только новые данные.
4. И самое главное - если вы допустили ошибки при добавлении информации в .xls документ, то система не загрузит новый файл и сообщит об ошибке, предложив вам скачать документ, в котором проблемные поля будут выделены красным цветом.
Узнать подробности работы нового функционала можно в разделе руководства пользователя.
Выводы
Перед новым функционалом мы ставили 2 основные задачи:
- Это должно сильно упростить старт работы с платформой. За один день компания любого размера может начать работу в платформе.
- Процесс загрузки данных должен быть простым, удобным и понятным любому пользователю. Если в файле есть ошибки, то клиенту должно быть сразу понятно где он их допустил без обращений в службу поддержки.
На наш взгляд мы достигли поставленных результатов. Но лучше об этом нам скажут наши клиенты, поэтому мы будем рады вашей обратной связи в комментариях.
