В предыдущей статье я рассказал, как и почему выбрал для создания шаблонов платформу Google Docs с дополнением Doc Variables. Сегодня же расскажу, с чего начать, прежде чем заливать все приказы и инструкции на сервис.
Шаг 1. Разбираемся с Google Docs
Рекомендую прочитать это руководство и посмотреть, что из себя представляет этот сервис, если еще с ним не работали. Управление похоже на MS Word, однако есть отличия. Не забывайте пользоваться справкой самого сервиса.
Шаг 2. Стандарты шаблона
Если в вашей компании приняты стандарты оформления документов, всё просто: копируете стили и вёрстку, заявленную в стандарте: поля страницы, отступы, шрифт и его размеры, межстрочное расстояние.
Если этих стандартов нет, всё ещё проще: вы сами задаете эти параметры. Главное не забыть сохранить эти параметры по умолчанию.
У меня в компании утвержденного стандарта нет, поэтому я выбрал свои параметры по ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов":
- шрифт Times New Roman;
- размер шрифта:
12 — для основного текста;
14 — для титульных листов, заголовков приложений и инструкций;
для таблиц можно меньше 12 ; - межстрочное расстояние — 1,15;
- абзацный отступ текста документа — 1,25 см;
- текст документа выравнивается по ширине листа;
- реквизиты справа не шире 7,5 см;
- размер шрифта:
12 — для основного текста;
14 — для титульных листов, заголовков приложений и инструкций;
допускается меньше 12 для таблиц;
Для начала задаем стандартные поля документу: открываем в меню Файл/Настройки страницы.
Для сохранения нужных форматов текста, посмотрите раздел "Настройка стилей в Google Документах" в руководстве.
Шаг 3. Шаблоны форм документов
На этом этапе устанавливаем дополнение Doc Variables, для создания полей заполнения или переменных.
Нам потребуются разные формы документов:
- приказ
- приказ с приложением
- инструкция
- протокол проверки знаний
- акт проверки
- наряд-допуск
- и т.п.
Делаем столько форм, сколько надо. Например для офисов мне хватит первых 4-5 форм. Все формы шаблонов я буду хранить в отдельной папке. Давайте разберем готовую форму приказа:
Я выделяю переменные цветом, чтобы они бросались в глаза.
Чтобы добавить переменную, пишем: ${название переменной}
Чтобы задать значение по умолчанию ${название переменной::~значение по умолчанию}.
Обратите внимание, что переменные есть и в названии документа. Благодаря этому заполненный документ будет иметь понятное название, а шаблоны выделяться наличием в названии таких конструкций: ${...} .
Шаг 4. шаблоны конкретных документов
Имея готовую форму шаблона документа, создадим уже конкретные шаблоны документов. Например - "Приказ о назначении ответственного за охрану труда". В меню выбираем Дополнения/Doc Variables/Open Doc Variables, чтобы заполнить наши переменные:
Так как мы готовим очередной шаблон документа, а не сам документ, то мы заполняем только общие переменные:
- раздел,
- №приказа (во всех компаниях одни и те же стандартные номера - так удобнее)
- название приказа,
- нормативный документ
Форму организации мы сделали по умолчанию ООО, так как у меня в ГК только ООО.
Обязательно ставим галочку внизу "Apply variables in a new document", чтобы не трогать исходный шаблон, а создать новый заполненный документ.
После формирования нового шаблона документа, заполняем сам документ. В нашем случае - в приказе "О назначении ответственного за охрану труда", мы хотим назначить ответственным какого-то работника и указать ему соблюдать требования нормативных документов:
Готово! Теперь шаблон приказа "О назначении ответственного за охрану труда", можно применить к любой компании, после смены директора или ответственного лица.
Шаг 5. Готовый документ
Остался самый приятный шаг. У нас уже есть стандартная форма шаблона документа (приказ), есть шаблон конкретного документа (приказ "О назначении ответственного за охрану труда"), остается только заполнить переменные, которые мы не заполнили на предыдущем этапе:
раздел,
- название компании
- дата приказа
- должность ответственного
- ФИО ответственного
- ФИО директора
Получаем готовый документ:
В следующей статье я расскажу о нюансах работы с Google Docs. Оставляйте вопросы и предложения, обязательно отвечу, а может быть и напишу статью с разбором. Хорошего дня и нулевого травматизма!
