Что такое проект?
Проект – это совокупность идей, работ, плана и мероприятий, цель которых создать новый уникальный продукт. Например, создание нового корпоративного сайта компании или строительство гипермаркета. Проект всегда ограничен по времени, уникален и связан с большими рисками. Часто проект путают с операционной деятельностью.
Операционная деятельность – это шаблонные повторяющиеся мероприятия, в которых заранее известно время их выполнения.
Например, обслуживание клиентов за кассой – это операционная деятельность. В то время как строительство гипермаркета, в котором ведется обслуживание – это проект.
Треугольник проекта
Реализации проекта подразумевает обязательное планирование. Планирование это разработка модели проекта в специализированном программном продукте, например, MS Project. В процессе планирования команда проекта вписывает проект в ограничения проекта. Данные ограничения образуют так называемый треугольник проекта:
Ограничения проекта можно разделить на три группы:
- Ограничение по содержанию. Это описание требований к продукту проекта, чем сложнее проект тем больше задач необходимо реализовать для создания продукта проекта. Если мы планируем построить одноэтажный коттедж без дополнительных строений то модель, данного проекта будет довольно простой. С увеличением сложности проекта растет количество задачи, усложняется технология и растут сроки и затраты проекта.
- Ограничения по срокам. Мы уже знаем что любой проект имеет ограничения по срокам, и в модели проекта данные ограничения обязательно должны быть четко указаны. В программном продукте MS Project ограничения по срокам указываются с помощью поля "Крайний срок" в котором указываются даты до которых должны быть реализованы задачи и получены результаты проекта. В плане-графике проекта может быть указанно несколько крайних сроков, но для одной задачи или вехи (описание продукта проекта) может быть указан только один крайний срок.
- Ограничение по затратам. Под ограничением по ресурсам понимает не только финансы которые компания готова потратить для реализации проекта, но и стоимость использования ресурсов компании для реализации проекта.
Желание заказчика или клиента получить максимальный результат (большой коттедж) в сжатые сроки (желательно за две недели) и за "смешные" деньги ( к примеру за 1000$). Можно ли реализовать такой проект? Большинство из Вас ответят НЕТ. Я бы сказал, МОЖНО, картонные коробки еще не перевелись. Как Вы уже наверно догадались это был пример того что в центре любого проекта лежит качество. И если заказчик или клиент пытается поставить нереальные сроки или бюджет при это заказывая уникальный продукт, он всегда жертвует получить продукт низкого качества. Хотя большой бюджет или длительные сроки не гарантируют качество продукта проекта, но одновременно сокращение предложенных исполнителем сроков и бюджетов может привести к продукту низкого качества. Это связано стем что строя модель проекта исполнитель (подрядчик) вписывает имеющуюся у него технологию реализации проекта. Изменение ограничений приводит к повышения вероятности наступления рисковых событий, а они всегда "бьют" по качеству.
Что такое управление проектами?
Управление проектами – совокупность мероприятий, в ходе которых определяются и достигаются цели проекта. При этом важно, чтобы при достижении проекта были учтены все ограничения по бюджету, рискам и сроку.
Строительство гипермаркета – это проект, а процесс, с помощью которого делается так, чтобы проект завершился в срок, не превысил бюджет, был выполнен качественно – это управление проектом.
Кто такой руководитель (менеджер) проекта?
Это человек, назначенный исполняющей проект организацией возглавить команду проекта и отвечающий да достижение целей проекта.
Желательно, чтобы менеджер проекта обладал следующими навыками:
- Понимал предметную область, в которой ведется проекта\имел практический опыт. Например, если вы запускаете сайт, то желательно, чтобы менеджер проекта разбирался в запуске сайтов и понимал, что такое программирование. Хорошей практикой является назначение на должность руководителя проекта запуска нового сайта бывшего программистов, решившего стать руководителем проектов.
- Знание в области проектного менеджмента. Руководитель проекта должен понимать, основные этапы запуска проекта и знать, что, как и когда ему нужно делать.
- Личные качества, необходимые для реализации проекта. Если руководитель проекта будет хорошо стоить планы, но плохо коммуницировать с другими людьми, то у проекта будут большие проблемы.
Что такое программа и портфель в управлении проектами?
Программа в управлении проектами – это совокупность проектов, совместное управление которыми дает выгоды, которые нельзя получить из реализация каждого из проектов по отдельности.
Например, вы расширяете бизнес и открываете филиалы в регионах. Какие проекты в рамках данной программы у вас могут быть?
— Юридический – регистрация филиала, получение лицензии.
— Недвижимость – аренда помещений и их обустройство.
— Персонал – набор и обучении.
— Инфраструктура – интернет, телефон и т.д.
Если хотя бы один из этих проектов не будет реализован, то филиал вы не откроете и вся программа будет неуспешной.
Портфель – набор проектов, объединенных вместе с цель достижения бизнес-целей организации.
Например, стратегическая цель компании на этот год – увеличить количество каналов продаж для клиентов.
В рамках этой цели компания запускает следующие проекты:
— Создание онлайн-магазина.
— Открытие дополнительных офисов в областных городах.
— Продвижение услуг компании через соц. сети.
Как мы видим, в отличии от программы проектов, если какой-то из этих проектов не реализуется, то успехи в остальных помогут достичь бизнес целей компании.
Какие выгоды приносит грамотно внедренная в компании система управления проектами?
1. Экономия времени и ресурсов
Сокращение времени на запуск проектов за счет того, что нет необходимости с нуля разрабатывать процессы и шаблоны документов.
Ясное планирование и бюджетирование дает понимание о расходе ресурсов и необходимости затрат
2. Предсказуемость
Как результатов, так и затрат ресурсов
3. Качество конечного продукта
Отработанные процедуры и стандарты способствуют управлению качеством на каждом этапе проекта, что ведет к созданию качественного продукта
4. Гибкость и оперативность
На каждом этапе происходит оценка проекта и его актуализация. Могут быть привлечены доп. специалисты. Также эффективное управление проектом позволяет с некоторым опережением увидеть не рентабельный (не жизнеспособный) проект, что дает возможность с меньшими потерями закрыть или перепланировать проект.
5. Лучшее управление финансами.
Является следствием лучшего определения проекта, более точного оценивания, бюджетирования и отслеживания фактических затрат.
6. Снижение рисков до того, как возникнут реальные проблемы.
Качественные процессы управления рисками способствуют тому, что большинство возможных проблем идентифицируются и устраняются еще до того, как они действительно станут проблемами.
