Бизнес применяет онлайн-кассы с 2017 года. Первыми на новую кассовую технику перешли компании в рознице на УСН. Некоторые категории предпринимателей получили отсрочку. Разобрались, кому и когда нужно применять онлайн-кассы на УСН в 2018 году.
Когда ставят онлайн-кассу для УСН
На упрощенной системе налогообложения переходят на онлайн-ККТ в таком порядке:
- с 31 марта 2017 года применяют новые кассовые аппараты магазины, которые торгуют алкоголем в розницу или работали с кассовой техникой раньше.
- с 1 июля 2017 года с кассами работают организации и предприниматели в рознице.
- ООО и ИП с наемными работниками устанавливают кассовую технику до 1 июля 2018 года, если работают в общепите или торгуют через вендинговые автоматы: продают фасованную еду, напитки или зарядные устройства. Если автомат механический и работает без электричества, ККМ ему не нужна.
Последними переходят на онлайн-ККТ предприниматели без наемных работников и компании в сфере услуг. Они получили отсрочку до 1 июля 2019 года.
Компании в сфере услуг не применяют кассу, если выдают клиентам документ об оплате на бланке строгой отчетности, БСО. Бланки покупают в канцелярском магазине или заказывают в типографии. До июля 2019 года БСО заполняют от руки, а потом — печатают на автоматизированной системе, которая по принципу действия напоминает онлайн-кассу.
Требования к онлайн-ККМ на УСН
В законе прописаны требования к контрольно-кассовой технике. У устройства должны быть:
- корпус с заводским номером;
- встроенные часы, которые отображают местное время;
- принтер для печати чеков;
- отсек для фискального накопителя.
Зачем нужен кассовый аппарат при УСН
Кассы нужны налоговой, покупателям и предпринимателям.
С онлайн-кассами государство контролирует оборот денег в бизнесе. По закону 54 ФЗ кассовые аппараты хранят информацию о сделках на фискальном накопителе и по интернету отправляют ее оператору фискальных данных, ОФД. Налоговая может запросить сведения у ОФД и сверить их с декларацией, которую подает торговая точка. Раньше бизнес мог скрывать доходы и платить меньше налогов. С новыми кассами спрятать выручку не получится, поэтому предприниматели будут платить честную сумму налогов.
До внедрения онлайн-касс многие магазины вообще не выдавали чеки, а если выдавали, то такие, которые не имеют силы в суде, — квитанции и товарные накладные без печати и данных о продавце. Онлайн-ККТ печатают фискальные чеки, они имеют юридическую силу, и загружают дубликат чека в интернет. Покупатель с бумажным или электронным чеком может вернуть бракованный товар, сдать его по гарантии, получить налоговый вычет или защитить права в суде.
Онлайн-ККТ интегрируют с системами учета 1С или МойСклад. Статистику продаж видно в личном кабинете на сайте ОФД. Продавец отслеживает количество товара на складе, оценивает работу кассиров и видит, в какое время наплыв посетителей.
Применение кассы при УСН
Кассы бывают разных видов и размеров.
Мобильные — небольшие устройства размером со спичечный коробок. Они подключаются к телефону или планшету. Программная оболочка стоит в смартфоне, а касса, по сути, состоит из фискального накопителя. Она не печатает чеки, но хранит данные и отправляет их ОФД.
Автономные — компактные аппараты, которые работают на аккумуляторе и подключаются к интернету через вай-фай или сим-карту. У них есть экран и принтер чеков, а у некоторых сканер-штрих-кодов и разъемы для других устройств.
Стационарные используют в больших магазинах и супермаркетах. Это полноценные системы, к которым подключают весы, экран для покупателя, сканер, денежный ящик, клавиатуру и мышку.
Некоторым магазинам, например сетевым супермаркетам, у которых кассы встроены в рабочее место кассира, сложно заменить технику, поэтому они используют фискальный регистратор. Это небольшое устройство с накопителем, которое печатает чеки и отправляет их ОФД.
Фискальный накопитель — внутренняя память кассы. Они бывают разного объема — на 13, 15 или 36 месяцев и хранят определенное количество чеков. Когда срок выйдет или закончится место, накопитель меняют на новый. Это можно сделать самостоятельно, без сервисного центра. Раньше в кассах работала контрольная лента — ЭКЛЗ, ее меняли в техцентре и сдавали на проверку в налоговую.
Касса выдает фискальный чек, в котором указаны:
- данные о продавце — название, ИНН, адрес, телефон, сайт, электронная почта;
- должность и фамилию человека, который оформил покупку;
- полные названия товаров и услуг их цена, количество, НДС и общая сумма сделки;
- кьюар-код со ссылкой на электронную версию чека;
- система налогообложения продавца.
Как купить онлайн-кассу при УСН
Кассовые аппараты покупают в магазине техники или у производителя. Налоговая выпустила каталог ККТ, которая соответствует требованиям закона. Устройства, которых нет в этом списке, не получится зарегистрировать.
Мобильные аппараты стоят 5000–15 000 рублей, автономные — 12 000–30 000 рублей, стационарные — от 25 000 рублей. Фискальный накопитель в зависимости от производителя и объема стоит 5000–15 000 рублей.
После покупки, аппарат регистрируют в ОФД и налоговой. ОФД берет за услуги 3000 рублей в год. Для налоговой нужна электронная цифровая подпись, ее оформляют за 1000 рублей.
Раньше владельцы касс были обязаны заключать договор с сервисным центром, сейчас это необязательно.
Некоторые поставщики предлагают программное обеспечение по подписке, оно стоит 500–10 000 рублей в месяц и обычно включает в себя техническую поддержку.
Кассы подключают к интернету по проводу, через вай-фай или сим-карту. В некоторых отдаленных районах, где нет доступа в интернет, закон разрешает не передавать данные ОФД по интернету. Список таких мест устанавливают в регионах, его можно уточнить в местной администрации.
Поставщики дают кассовые аппараты в аренду и по уценке продают устройства, которые уже использовали.
Если предприниматель использовал кассовую технику до новой редакции закона 54 ФЗ, он может модернизировать устройство в техническом центре. Список моделей, которые можно усовершенствовать, есть на сайте налоговой.
Штрафы за работу без кассы на УСН
За работу без ККТ или нарушение правил, налоговая штрафует предпринимателей.
Предприниматели получают штраф на 10 000 рублей, а юрлица на 30 000 рублей, если:
- работают без ККТ;
- не зарегистрировали аппарат в налоговой;
- работают с кассой, которая не входит в реестр налоговой;
- выдают чеки на сумму меньше, чем принял от покупателя.
В некоторых случаях налоговая имеет право увеличить штраф до 100% от суммы, которая прошла неучтенной.
За повторное нарушение налоговая останавливает работу компании на три месяца и имеет право отстранить должностное лицо от работы на два года.
Санкции есть и за другие нарушения:
- на кассе нет заводского номера. Для компаний штраф 5000–10 000 рублей, для предпринимателей — 1500–3000 рублей.
- магазин не отчитывается по кассе. Для организаций штраф 5000–10 000 рублей, для предпринимателей — 1500–3000 рублей.
- компания не выдала чек клиенту. Для ООО штраф 10 000, для ИП — 2000 рублей.
Если сумма, на которой выявили нарушение, незначительная, компания может отделаться предупреждением.
