Если вы, как организатор мероприятия, не отслеживаете каждый шаг в планировании и пускаете все процессы на самотек, можно сказать, вы работаете вслепую. Но при этом сдвинуться с места при чересчур тщательном планировании тоже невозможно. Навести порядок в подготовке большого события можно с помощью технологии Agile.
Зачем используется Agile?
Как следует из названия (Agile переводится, как подвижный, быстрый), данный подход используется как способ организации труда группы людей (и даже одного человека) с целью быстрого и гибкого достижения результатов. Например, результатом работы event-менеджера является успешно проведенное событие, так сказать, без “косяков”.
Agile противоположен подходу, когда применяется тщательное предварительное планирование, согласование.
Что из себя представляет Agile?
Agile - это система взаимодействия между сотрудниками, с изменяющимся списком задач, приводящая к пошаговым улучшениям, без четкого следования заранее заданному плану.
Физически при использовании Agile все изменения делят на небольшие задачи и их обычно визуализируют в виде карточек, каждая из которых имеет свой приоритет, исполнителей, сроки, текущую стадию.
Как работать, применяя метод Agile?
Agile характерен тем, что инструменты и процессы не имеют значение или очень малое значение. На первый план выходит взаимодействие людей, личная ответственность. Инструменты можно менять, а процессы и продукт как раз и являются результатом такого взаимодействия.
Реальные быстрые результаты, изменения и продукт должны быть важнее документации. Всем участникам процесса необходимо быть готовыми к постоянным изменениям. Быстрые конструктивные договоренности должны сменить длительное согласование.
Необходимо постоянно видеть или в результате диалога находить слабые места и возможности для улучшений. При этом вычленять противоречивые задачи, выбирать наиболее важные, отсеивать некритичные, так как ресурсы всегда ограничены.
Как это применить в команде организаторов мероприятия
Например: один человек анализирует поступающие регистрации от потенциальных участников и дальнейший план по привлечению людей; другие два сотрудника команды, например, продюсер и event-менеджер, получают задачи в соответствии со своей текущей загрузкой и умениями (один договаривается с площадкой, ищет звуковое и световое оборудование, а второй - верстает программу мероприятия и держит связь со всеми спикерами); четвертый сотрудник – тимлид (от англ: team lead - руководитель группы) – проверяет результат и планирует дальнейшие действия. Круг замыкается.
Если количество людей меньше, то роли объединяются и так вплоть до одного человека.
Задачи принято разбивать таким образом, чтобы они занимали от 30 минут до 6, максимум 14 дней. Иными словами, стараться задавать четкие временные рамки, иначе любая оптимизация может длиться бесконечно долго.
В каких случаях уместно применять Agile подход?
Agile хорош там, где нет конечной детерминированной цели. Например, если строится дом, электростанция, мост или космический корабль, то необходимы четкие конечные требования и подробный план, тз, документация. В таких случаях исправить что-либо по окончании работ и даже в процессе, как правило, уже практически невозможно или очень сложно и дорого.
При подготовке мероприятия нет предела совершенства. Сценарий, который вы придумали в самом начале, и, сценарий в день самого события, могут сильно отличаться между собой. Ведь в процессе подготовки возникают проблемы, трудности, которые нужно немедленно решать. Например, ваш звездный спикер, вокруг которого строилось все событие, отменил свое участие. Это не конец света, но надо срочно искать замену. Ожидания от продаж билетов оказались слегка преувеличенными, запускайте “план Б” - меняйте площадку, сокращайте бюджет.
Конечно, в event-агентствах принято устанавливать целевые показатели на краткосрочный и долгосрочный период, строить бюджеты – без этого никак, но любой жесткий план, как правило, несбыточен в первоначальном виде ввиду большого количества неопределенностей и постоянно меняющихся условий. Так что идеология Agile может применяться как способ построения взаимодействия внутри практически любой коммерческой организации или в пределах группы людей.
Для использования Agile никакие сложные инструменты не нужны: вполне можно использовать обычные бумажные стикеры, Excel или программу trello.
Главное договориться со всеми участниками своей команды, донести суть и при этом учитывать ограниченность трех основных ресурсов: навыков, времени и денег.
Давайте рассмотрим краткий пример, как это может быть организовано у команды, которая организует бизнес-конференцию:
Тимлид создает в trello 5 досок:
- «Запросы» - тут в виде карточек собираются все пожелания по предстоящему событию (площадка, спикеры, привлечение участников), из которых руководитель отбирает только самые важные.
- «Сделать» - на эту доску перемещаются отобранные задачи, к которым команда вскоре приступит.
- «В работе» - на эту доску участники команды помещают задачи, которые они взяли в работу с указанием сроков выполнения.
- «Готово» - руководитель может ознакомиться с завершенными задачами, после чего отправляет карточку в архив.
И так по кругу.
Как и у всего в этом мире, у Agile есть свои недостатки: этот подход критикуют за отсутствие четких требований, плана, что может нести определённые риски. А также за то, что сам метод подталкивает искать решение наиболее простым и быстрым способом из-за чего может страдать качество. Так один из пунктов манифеста Agile гласит: простота — искусство не делать лишней работы.
Для применения Agile необходима самоорганизация группы людей или человека и личная ответственность каждого, что особенно актуально для команды ивент-организаторов.
