Необходимость в снижении затрат и повышении контроля над пользователями, потребность в особой защите от утечек информации на твердых носителях в связи с выходом на новые финансовые рынки и IPO – все эти задачи поможет решить система управления печатью.
Что, где, когда
Это программно-аппаратное решение, позволяющее осуществлять мониторинг печатных устройств вашей компании, собирать с них статистику о печати в разрезе пользователей, отделов, департаментов.
Становится понятно, кто, как и что печатает, какой функционал востребован, какой – нет. Кроме того, у некоторых устройств предусмотрена функция «Теневая копия» – важный источник информации о потенциальных утечках: все, что было отправлено на печать, автоматически конвертируется в формат PDF и перенаправляется службе безопасности.
Системы также позволяют вести биллинг: вы загружаете прайс-лист, отражающий стоимость отпечатков, и можете в любом разрезе просматривать данные о том, сколько тратится на тот или иной тип печати.
Классификация систем: от простого к сложному
Системы-агенты наблюдают за инфраструктурой: «видят» доступные печатные устройства и собирают с них данные о том, сколько и что именно было напечатано в конкретный промежуток времени. Это главное их предназначение – предоставлять информацию о том, сколько люди печатают. Некоторые также могут осуществлять мониторинг состояния принтеров и МФУ. Если заканчивается тонер или нужно заменить некий ресурсный компонент, администратору упадет оповещение. Произошла ошибка? Об этом также придет уведомление. В зависимости от сложности инцидента на помощь будет привлечена либо сервисная служба, либо инженер.
Расширенная категория систем. Помимо того, что они собирают статистику и ведут мониторинг, они еще и интегрируются с Active Directory: первичные данные по пользователям позволяют решению однозначно идентифицировать сотрудников. Это дает возможность вести детализированную статистику по конкретным группам лиц в компании. А благодаря биллингу вы понимаете, сколько денег тратится на процесс печати, и где его нужно сократить или упростить. Функционал квотирования позволяет назначать пользователям помесячную норму печати исходя из конкретных денежных сумм или количества листов. Политики печати ограничивают ее по различным параметрам: цвету, различным форматам, дуплексу и т.д. – чтобы пользователи могли печатать только по заданным правилам.
Решения с возможностью виртуализации, например, установки на colocation. Созданы для гибкой работы территориально-распределенных организаций. Можно подключать несколько площадок, связывать воедино разрозненную инфраструктуру печати; функционал теневой копии, разумеется, доступен для департамента безопасности. Подчеркнем, что в содержание документа по ключевым словам данная система проникнуть не может – это уже задача DLP.
Вы в плюсе
Экономия на печати – от 15 до 50%. Эффект заметен сразу! За счет того, что пользователи узнают о появлении политик и правил, о контроле самим офицером безопасности, они перестают печатать нерабочие документы: книги, диссертации, рефераты для детей. Если ваша компания тратит на печать 1 млн руб./мес., то сразу же после внедрения системы она получает 150 тыс. руб. выгоды. Стоимость системы с внедрением и сопровождением в течении трех лет для среднего заказчика СМБ-сегмента составляет 1,5-2 млн. руб. За год система себя полностью окупает.
Существуют различные схемы лицензирования и поддержки. В среднем техническая поддержка в течение года составляет 10% стоимости решения.
Производители и решения
В портфеле Softline такие решения, как SafeQ, MyQ, PaperCut, FollowMeOneQ, UniFlow. Кроме того, существуют вендорные решения, разработанные производителями под свою технику.
Преимущества для бизнеса
- Денежная выгода. Вы сохраняете деньги и сразу отмечаете экономию средств.
- Контроль над тем, кто, что и когда печатает.
- Централизованная система управления инфраструктурой печати, единый центр обработки информации, проактивный мониторинг, интеграция с Service Desk.
Компании, которые уже используют системы управления печатью: «Альфа Банк», ВТБ 24, «Россельхозбанк», «Лукойл», «Аэрофлот», «Ашан», x5 Retail Group, МТС, «Ростелеком» и многие другие. Попробуйте и вы!
За подробностями обращайтесь к Александру Петрову. Пишите: Al.Petrov@softline.com
Александр Петров
Руководитель направления сервисов печати группы компаний Softline