Электронные подписи прочно прописались в деятельности юридических лиц, ими уже мало кого можно удивить. Но они могут быть полезны и обычным гражданам и здесь я расскажу один из способов использования электронной подписи в быту.
Статья 6 федерального закона от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - 63-ФЗ) гласит, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается, за исключением некоторых случаев, электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. В переводе на русский это означает, что вы можете, например, заключить трудовой договор с работодателем из другого города не вставая с любимого дивана - и этот договор в суде будет иметь такую же юридическую силу, как и бумаги, несколько раз пересланные по почте за немалые, между прочим, деньги: DHL за курьерскую доставку из Москвы в Ростов-на-Дону попросит 2322 рубля и 3 дня, Почта России - 620 рублей и 1 день (хотя можно уложиться в 32 рубля и 5 дней). А электронная подпись обойдётся вам всего лишь в 950 рублей на год.
Но как это всё правильно оформить, чтобы не получить в результате лишних проблем? Исходя из собственной практики я рекомендую поступать следующим образом:
1. Создайте текст договора в текстовом редакторе по обычной форме.
2. Поместите в подготовленный документ факсимиле личных подписей всех сторон так, как если бы стороны подписывали обычный бумажный договор.
3. Сохраните документ в PDF, подпишите его отсоединённой усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) и отправьте его вместе с подписью вашему контрагенту.
4. Ваш контрагент должен подписать полученный PDF УКЭП и отправить новую подпись вам.
5. Проверьте полученную УКЭП - она должна содержать обе подписи и они должны быть действительны, то есть изданы удостоверяющим центром, имеющим действующую аккредитацию и не быть отозванными.
Теперь более подробно по каждому пункту инструкции.
1. Вы подписываете гражданский договор, который должен соответствовать законодательству, то есть содержать все необходимые условия, ограничения, требования и оговорки. Если что-то пойдёт не так, то в суде вы будете апеллировать именно к тексту, а текст не зависит от того, на бумаге он изложен или в электронном виде.
2. В ходе делопроизводства - судебного или любого другого - ваш электронный документ, скорее всего, будет распечатан на бумаге. Если в учреждении, в котором рассматривается ваш договор, используется нормальная система электронного документооборота (СЭД), то при выводе на печать на него будет нанесена отметка об электронной подписи, так что факсимиле личных подписей как бы и не потребуется.
А вот если СЭД не нормальная, или её вообще нет, то рассматривающие ваш договор люди рано или поздно забудут, что подлинник документа существует в электронном виде и подписан УКЭП в полном соответствии с требованиями законодательства - и вам точно откажут в ваших требованиях, не увидев на бумаге никаких признаков подписей. Это будет незаконно, но это будет, просто поверьте мне.
3. Документ нужно сохранять в PDF, потому, что его можно просмотреть и распечатать практически на любой вычислительной системе, а вот файл Microsoft Word - не на любой, и причин для этого сотни, от политики информационной безопасности до альтернативно одарённого сотрудника, обслуживающего учреждение, в которое вы направили ваш договор. Есть и ещё одна причина, по которой не стоит хранить подписанный документ в формате Word - с этим электронным документом будут иметь дело разные, зачастую очень альтернативно одарённые люди, которые могут случайно, сами того не подозревая, внести изменения в файл - и электронная подпись станет недействительной со всеми вытекающими последствиями.
Кроме того, документ нужно именно сохранять в формате PDF, а не распечатывать, подписывать и, затем, сканировать. Дело в том, что существует Постановление пленума Верховного Суда от 26 декабря 2017 года №57 "О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов". В нём разделяется понятия "электронный образ документа" и "электронный документ": первое определяется как "переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе", а вторая - как "документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе". А затем, в пункте 9, указывается, что:
В случае подачи указанных документов в виде электронных образов суд после принятия обращения к производству вправе потребовать представления подлинников данных документов либо их копий, заверенных в порядке, предусмотренном для заверения соответствующих письменных доказательств (часть 2 статьи 71 ГПК РФ, часть 8 статьи 75 АПК РФ, часть 2 статьи 70 КАС РФ). При непредставлении подлинников или копий таких документов в указанный судом разумный срок исковое заявление, заявление, административное исковое заявление, жалоба (представление) могут быть оставлены без рассмотрения (пункт 5 части 1 статьи 196 КАС РФ, часть 4 статьи 1 ГПК РФ, часть 5 статьи 3 АПК РФ).
Поэтому не давайте суду повод признать ваш документ электронным образом, иначе вы не сможете предоставить суду надлежащие доказательства.
Ну и, наконец, подпись должна быть отсоединённой, потому что такое требование накладывается ГАС "Правосудие" (пункт 3.4). Вам же подпись нужна для того, чтобы обращаться в суд?
4. Договор в электронном виде должен быть подписан всеми сторонами. Средства электронной подписи позволяют подписывать файл нескольким людям, сохраняя все подписи в одном файле. На предыдущем шаге вы получили файл, содержащий только вашу подпись. Когда ваш контрагент получит подписанный файл и поставит свою подпись, то в его файле подписи будет информация о двух лицах - и теперь его нужно переслать вам. Ну, или следующему контрагенту, если вас больше двух.
5. Этот шаг нужен для того, чтобы удостовериться в соблюдении требований статьи 11 закона 63-ФЗ:
1) квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;
2) квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;
3) имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания. При этом проверка осуществляется с использованием средств электронной подписи, имеющих подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом, и с использованием квалифицированного сертификата лица, подписавшего электронный документ;
4) квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).
