В период самоизоляции важно соблюдать рекомендации и ограничения, направленные на защиту здоровья и снижение распространения вируса. Поэтому был временно отменён запрет на проведение заочных собраний в ООО и АО по ряду вопросов. Заочная форма собраний не предполагает возможность обсудить поставленные вопросы с другими участниками. Обязанность проводить собрания относится не только к общему собранию участников общества/акционеров, но и к ревизионным комиссиям и иным коллегиальным органам коммерческих и некоммерческих организаций.
Некоммерческие корпоративные организации обязаны избирать ревизионную комиссию (ревизора). Ревизионная комиссия формируется до 5 лет и осуществляет контроль за финансово-хозяйственной деятельностью юридического лица. Комиссия подотчётна общему собранию членов организации, представляет ему свои заключения/акты о результатах ежегодной проверки. Для утверждения такого заключения ревизионная комиссия проводит заседание, на котором присутствующие члены комиссии выносят решение.
Один из способов проведения собрания очно и при этом без встречи - онлайн-собрание членов ревизионной комиссии (совместное дистанционное присутствие). Несмотря на отсутствие законодательного регулирования данной формы собрания, она имеет место быть. Для проведения обсуждения и голосования онлайн рекомендуем:
- учесть в Уставе порядок проведения онлайн-заседания и правомочности решений, принятых на подобных заседаниях;
- определить в Положении о ревизионной комиссии порядок организации и проведения онлайн-заседаний;
- конкретизировать средства и инструменты, необходимые для организации и проведения заседания, подсчёта голосов (по электронной почте для направления документов, использование площадок для онлайн обсуждения (Zoom, Skype), применение электронной подписи для обеспечения юридической значимости электронных документов);
- определить лиц, ответственных за процесс, а также права и обязанности участников данного процесса.
Для подписания документов (бюллетеней, протокола, акта и пр.) рекомендуем использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП), которая является аналогом собственноручной подписи в силу закона. Также понадобятся криптопровайдер и программа для подписания файлов КриптоАРМ ГОСТ. Дополнительным плюсом использования КриптоАРМ ГОСТ является возможность шифровать файлы, что позволит исключить утечку конфиденциальной информации в процессе электронного взаимодействия. А мобильная версия программы позволит участвовать в заседаниях ревизионной комиссии в любом месте.
Как подписать документ электронной подписью с помощью КриптоАРМ ГОСТ - см. Инструкцию.
