Сходу определить, что за модель ноутбука лежит на вашем столе в офисе - MacBook Air или MacBook Pro сложно, а иногда и невозможно. И как определить, кому принадлежит данная техника?
Опишем принцип работы предельно прозрачного бизнес-процесса по инвентаризации. Нам понадобится:
- корпоративный портал Битрикс24
- сервис по созданию QR-кода
- оборудование
Решение проблемы – QR-код — машиночитаемый код, содержащий информацию об элементе этого кода. Данная информация может включать изображения, музыку, веб-сайты и электронные адреса.
1. Выбор ответственного
Выбираем ответственного за поступившие материальные единицы. В нашем случае это администратор компании ПУСК, который принимает новое компьютерное оборудование (или фиксирует старое) и вносит первоначальные данные по нему, а именно:
- тип оборудования (ноутбук, монитор, наушники);
- стоимость (за единицу товара);
- дата покупки;
- дополнительные характеристики (уникальный серийный номер).
2. Выдача оборудования
Администратор запускает бизнес-процесс из Живой ленты Битрикс24 на выдачу оборудования ответственному сотруднику.
Также администратор в любой момент может поменять статус инвентаризации оборудования. Если компьютер сломался, его статус изменится на: «На ремонте».
На данный момент реализовано пять статусов инвентаризации:
- в резерве;
- на ремонте;
- закреплен за сотрудником;
- выдача сотруднику;
- утиль.
На этом миссия администратора окончена.
3. Закрепление за сотрудником
Сотрудник соглашается с тем, что ему нужна новая техника, утверждает документ и при желании пишет краткий комментарий. Оборудование с этого момента закреплено за данным сотрудником.
Если же сотрудник отклоняет документ, также аргументируя это кратким комментарием, новая техника уходит в резерв, ожидая своего часа.
Пока сотрудник не принял решение по поводу оборудования, последнему присваивается статус «Выдача сотруднику».
4. Списание оборудования
Процедура списания аналогична выдаче. Администратор запускает бизнес-процесс. Ответственный сотрудник утверждает или отклоняет списание. С этого момента оборудование списано в резерв.
Результатом разработанного бизнес-процесса является заполненный список внутри Битрикс24, состоящий из девяти полей:
- название;
- тип;
- основные характеристики;
- стоимость;
- дата покупки;
- статус;
- ответственный сотрудник;
- комментарий.
Список дает наглядное представление того, какое оборудование, в каком статусе и за кем закреплен. При необходимости его можно выгрузить и распечатать.
QR-код оборудования
Логика применения QR для нашей задачи предельно проста. Первым делом находим любой удобный для вас сервис по созданию кода. Мы использовали бесплатный. Выбираем тип QR-кода веб-сайт.
Добавляем страницу. В нашем случае это адрес на каждый элемент списка с инвентарными позициями.
В результате добавления каждой позиции списка, получаем набор уникальных QR-кодов, равный количеству инвентаризируемого оборудования.
Вторым шагом распечатываем полученные изображения с кодом на бумагу (мы использовали самоклеющуюся) и крепим их на соответствующее оборудование. В нашем случае первую наклейку на оборудование торжественно наклеил наш технический директор.
Готово!
Теперь любой сотрудник при помощи своего смартфона может отсканировать код с корпоративного инвентаря и узнать о нём всю необходимую информацию, в том числе – кому принадлежит техника. Никаких дополнительных сканеров для этого не требуется.
Переходим через браузер устройства по отсканированному коду на адрес страницы оборудования и видим подробную информацию по устройству.
Все затраченные на организацию автоматизации учета оборудования ресурсы с лихвой окупятся уже в ближайшее время.
- информация по дорогостоящим приборам хранится в структурированном виде.
- компания прежде, чем закупить новое оборудование обратится к списку – может, есть свободное? И на это уйдут считанные секунды.
Подобная автоматизация выполняется за 25 - 50 часов,
в зависимости от объемов и количества учётного оборудования.
Если хотите или уже планируете подобную доработку обращайтесь к нам по форме.