В одной из статей о том, как научиться работать в Excel я прочитал:
Как составлять таблицы мы разбирать не будем. Это основная задача Microsoft Excel и здесь все интуитивно понятно.
Полагаться на интуицию при создании таблиц – идея плохая и даже вредная. Лучше руководствоваться определенными правилами, направленными на облегчение работы с таблицами и улучшение их визуального восприятия. У многих пользователей Excel такие правила есть, есть они и у меня. О некоторых моих рекомендациях по созданию простых таблиц в Excel я хочу рассказать в этой статье. Уточняю, что они касаются таблиц, предназначенных для работы с данными, и не касаются таблиц категории «Для посмотреть».
Создавать таблицу желательно в новой книге. Это может оградить от различных неожиданностей.
Не оставлять пустых строк и минимизировать количество заполненных строк, расположенных над таблицей. Это позволит увеличить площадь отображения таблицы на экране монитора.
Продумывать, какие поля должны быть в таблице, включая поля, необходимые для облегчения работы с таблицей. Например, нередко в таблицах, приходящих из нашего филиала, отсутствует поле «Район или городской округ», которое могло бы облегчить выборку объектов в зоне ответственности подразделения.
Не включать в таблицу лишние поля. Примерами таблиц с лишними полями часто могут служить таблицы, данные которых выгружены из систем автоматизированного учета.
Не использовать одно поле таблицы для записи нескольких показателей. Примеры недопустимых заголовков таблицы: «Было/стало», «Адрес, тип объекта, ответственный, дата ТО по плану», «По плану/фактически». Для каждого из показателя должно быть предусмотрено отдельное поле.
Придумывать короткие, но понятные заголовки полей. В заголовках, при необходимости, указывать единицы измерения.
Не использовать в заголовках полей вертикальную ориентацию текста. Особенно это касается полей с длинными заголовками. Читаемость заголовка заметно улучшается, если вертикальную ориентацию текста изменить на горизонтальную. При этом, в большинстве случаев высота и ширина ячейки заголовка увеличиваются незначительно.
Применять цветную заливку области заголовков таблицы. Это улучшает наглядность таблицы.
Включать автофильтр. В многострочной области заголовков автофильтр включать в последней строке. Иногда может пригодиться то, что при включенном в ячейке автофильтре, ширину ячейки заголовка с выравниванием по левому краю, можно сделать меньше, чем при выравнивании заголовка по центру. При этом значок автофильтра не будет перекрывать заголовок.
Выбрать комфортные для чтения шрифт и его размер при установленном масштабе 100%.
Применять закрепление областей листа, если таблица не видна полностью на экране монитора при масштабе 100%.
Не создавать объединенные ячейки в диапазоне данных таблицы. Их наличие приводит к ряду проблем, основные из которых возникают при сортировке, при применении автофильтра в поле с объединенными ячейками и при выделении данных.
Не оставлять в диапазоне данных таблицы незаполненные строки. В строках должна быть заполнена хотя бы одна ячейка. Автофильтр работает до первой незаполненной строки.
Не указывать в отдельных строках диапазона данных таблицы наименования категорий в виде заголовков. Наименования категорий следует выносить в отдельное поле таблицы.
Не подводить итоги по отдельным категориям внутри диапазона данных таблицы. Это усложняет формулы для расчета сводных данных.
Не применять без необходимости формулы в поле "№ по порядку". После сортировки данных, а также после вставки или удаления строк формулы возвращают неправильные значения или становится невозможным восстановление первоначального порядка строк.
Применять проверку значений и выпадающие списки в полях, предназначенных для ввода чисел, дат и заранее предусмотренных текстовых строк. Это снижает вероятность ввода ошибочных значений и позволяет использовать введенные значения в формулах без их проверки и предварительного преобразования.
Использовать защиту не подлежащих редактированию ячеек. Особенно это касается ячеек с формулами.
Применять сортировку данных для облегчения работы с таблицей. Например, таблицу, отправляемую для заполнения в несколько подразделений, имеющих в своем составе участки, необходимо отсортировать сначала по подразделениям, а затем по участкам.
Проверять рабочий диапазон листа. В нижнем положении бегунка на вертикальной полосе прокрутки и в правом положении бегунка на горизонтальной полосе прокрутки на экране монитора должны быть видны заполненные ячейки. Если заполненных ячеек не видно, то это означает, что рабочая область листа превышает область, заполненную данными. Чем больше рабочий диапазон, тем больше скорость прокрутки листа при перемещении бегунков полос прокрутки и тем сложнее вывести на экран монитора нужные строки или столбцы. Если выделить любую заполненную ячейку и нажать Ctrl + Shift + End, то правая и нижняя границы выделения будут соответствовать правой и нижней границам рабочего диапазона листа. Строки и столбцы с лишними ячейками нужно выделить, выбрать Главная → Редактирование → Очистить → Очистить все и сохранить книгу. Нажатие Ctrl + Shift + End покажет новый рабочий диапазон листа только после сохранения книги.
Проверять связи с другими книгами и разрывать ненужные. Для разрыва выбрать Данные → Изменить связи → Разорвать связь. Если связь разорвать не удается, то выбрать Данные → Изменить связи → Запрос на обновление связей … → Не задавать вопрос и не обновлять связей.
Это все рекомендации, о которых я хотел рассказать.
Если статья вам понравилась, то лайки и подписка – лучшая благодарность. Если у вас есть замечания и дополнения, расскажите, пожалуйста, о них в комментариях. Отвечу на все заданные в комментариях вопросы.
