Три сценария
Офисная аренда является одной из основных статей расходов у большинства организаций наряду с фондом оплаты труда. Оптимизация затрат сейчас необходима для выживания бизнеса, и главы компаний будут вынуждены принимать решения, как лучше организовать офисы после окончания пандемии и при этом сэкономить. Есть три возможных сценария.
1. Сокращение рабочего пространства без переезда. Снизить расходы, сократив арендуемые офисные площади, в первую очередь смогут компании с высокой мобильностью сотрудников. Еще до пандемии они редко бывали в офисе, проводя большую часть на встречах за его пределами. В новой реальности держать постоянные места для таких сотрудников просто неэффективно. Сохранить пустующие места в офисах – все равно что пустить деньги на ветер. Чтобы этого избежать, необходимо ввести удаленную работу и продумать новое сокращенное офисное пространство, внедрив незакрепленные рабочие места.
2. Трансформация офиса и внедрение новых стилей работы с сохранением площадей. Внедрив новые стили работы – домашний офис и незакрепленные рабочие места, – можно освободить площади, от которых не обязательно отказываться совсем, если средства позволяют. Эти площади можно трансформировать в переговорные и пространства для совместной работы, телефонные будки и комнаты для перезагрузки. Подобный подход подойдет компаниям, сотрудники которых занимаются творческими видами деятельности, например медийным и технологическим компаниям.
Как безболезненно трансформировать офис и внедрить новый стиль работы?
- Изучите мнение руководителей и линейных сотрудников.
- Определите масштаб программы изменений, решив, какие отделы могут участвовать в ней и в какой степени. Тогда у вас появится точное понимание, кто и сколько времени может работать удаленно, это позволит рассчитать коэффициент совместного использования рабочих мест.
- Составьте план реализации изменений, сценарии перехода на новые стили работы и разработайте планировку пространства. Так, при переводе части сотрудников на удаленный режим отпадет необходимость в закрепленных рабочих местах.
- Чтобы переход на новый стиль работы был плавным, необходимо составить план коммуникаций с сотрудниками на всех его этапах, начиная с решения о внедрении.
- Разработайте правила работы из дома и руководство по использованию незакрепленных мест. Подготовьте список советов по организации работы удаленных сотрудников для руководителей.
- После перехода на новый стиль работы можно сократить площадь офиса и, соответственно, снизить затраты на аренду или заняться перепланировкой офиса в более комфортное пространство, где всем будет хватать места для разных видов деятельности.
3. Переезд из центра. Компаниям, бизнес которых распределен по городу, поможет сэкономить переезд из центра – частичный или полный. Дополнительные офисы станут одним из способов повышения эффективности подобной организации. Возможны два варианта: сохранение небольшого пространства в центре и создание небольших офисов за его пределами либо переезд из центра.
Помните, что только комплексный анализ ситуации позволит и повысить эффективность использования офиса, и вовлечь сотрудников в процесс, сделав их счастливыми пользователями пространства. А компания достигает цели – оптимизирует расходы на аренду.
Читайте подробнее на нашем сайте
Подписывайтесь на канал «Ведомости»
