Начну с забавного совета:
Эту статью я пишу не для того, чтобы человек стремился объять необъятное. А чтобы каждый мог управлять своим временем эффективно и на максимуме.
Сегодня в публикации - ничего лишнего. Только конкретные советы. Только хардкор (с) 😁 Чтобы и со статьей вы справились быстро.
1. Затачивайте пилу
Это еще что такое? Если вы задали такой вопрос, то пока не знакомы со Стивеном Кови и его книгой "7 навыков высокоэффективных людей". Затачивать пилу - равно "заботиться о себе". Нельзя спилить дерево тупой пилой: на это уйдет больше сил и времени. Поэтому нельзя и быстро выполнить дело, если вы:
❌ Нездоровы.
❌ Не выспались.
❌ Голодны.
❌ Истощены физически/морально/эмоционально (нужное подчеркнуть).
❌ Исчерпали источник вдохновения (т.е. будете работать "топорно", без огня и творческого подхода, стандартно и неэффективно).
Чтобы быть продуктивным, нужно сначала вкладывать в себя. Полноценный сон, питание, отдых, забота. Сюда же входит саморазвитие, ведь оно помогает обновлять навыки (подробнее о них - тут):
15 навыков, которые нужны любому современному человеку
"Затачивание пилы" по Стивену Кови включает в себя 4 сферы:
✅ Физическое измерение. Это - питание, водный баланс, кардионагрузка, растяжка, полноценный сон.
✅ Ментальное/интеллектуальное измерение. Это - чтение, решение сложных задач, хобби, отдых раз в неделю, отпуск, обновление навыков, время на размышления, развитие творческих способностей, самообразование, изучение иностранных языков.
✅ Социальное/эмоциональное измерение. Это - взаимодействие с людьми, развитие навыков коммуникации, работа с эмоциями, повышение эмоционального интеллекта.
✅ Духовное измерение. Это - вдохновение и наполнение через источники, которые поддерживают ваши внутренние ценности, наполняют умиротворением. У каждого - что-то свое. Например, это могут быть молитвы, чтение духовной литературы. Для другого это - прослушивание классики, прогулки по лесу и т.д.
Почему я ставлю пункт про затачивание пилы на первое место? Если дать неэффективному человеку час времени на то, чтобы спилить дерево, он и потратит все 60 минут. Если дать эффективному человеку час времени, то он может потратить на саму работу всего 30 минут. А может, и вовсе 5. Потому что заранее позаботился об инструменте для решения задачи.
И сама притча:
Шёл охотник по лесу и повстречал дровосека. Согнувшись, дровосек долго и упорно пилил сваленное дерево. Пот лился ручьём, всё тело было сильно напряжено.
Охотник подошёл поближе, чтобы посмотреть, почему работа движется так медленно и с таким колоссальным трудом.
- По-моему, ваша пила совсем затупилась! - обратился охотник к дровосеку. - Почему бы вам её не заточить?
- Что вы! - воскликнул дровосек, удивлённо посмотрев на прохожего. - У меня совершенно нет на это времени, я должен пилить!
И дровосек снова принялся за работу.
2. Самое сложное и важное - с утра
Вы - сова? Поздравляю! Все равно с утра😁
Почему? Отвечаю:
✅ Каждый день станет продуктивным. Даже если это дело останется единственным завершенным за сутки, оно выполнено. А значит, основная задача решена (если вы, конечно, выбрали приоритетное, самое важное дело). Как бы ни сложился день дальше, этот вклад в будущее у вас уже никто не отнимет. Непредвиденные события случаются почти ежедневно. Но всё, что вы успели с утра, ваше.
✅ Облегчение. Особенно, если дело было неприятным. Известный специалист по тайм-менеджменту Глеб Архангельский называет такие дела "лягушками". Съел с утра - преодолел себя, повысил самооценку, скинул груз с плеч. И больше ничего не висит над вами. Никакого давления в виде тягостных мыслей из серии "эх, еще же это противное дело надо сделать".
✅ Займет меньше времени. Версия о том, что "совы" продуктивнее вечером, отражает только возможности работать длительно. То есть "жаворонок" по вечерам долго не выдерживает, а "сова" может уйти глубоко за полночь. Но и у тех, и других представителей в первой половине дня продуктивность и эффективность выше. Просто "жаворонок" может броситься с головой в работу практически сразу, как только поднимется. А "сове" нужно еще раскачаться. Но не до вечера же.
3. Группируйте схожие задачи
Печете блинчики? Параллельно можно помыть и посуду. Это - простой пример, который знаком всем хозяйкам.
Более сложные примеры группировки задач:
- Группировка по виду деятельности. Например, объединять все покупки один раз в неделю. Это реально экономит время. Чем ходить каждый день в магазины по мелочи, лучше вести список в течение недели по всем категориям и за одно посещение торгового центра покупать все необходимое (с запасом вперед).
- Группировка по локации. Например, выполнить сегодня все дела в детской/офисе/гараже/банке и т.д. Есть еще вариант группировать по виртуальным локациям: например, если вы удаляете лишние сообщения в телефоне, то пройдитесь заодно и по фотографиям.
- Группировка по времени. Выберите 6 блиц-задач (которые занимают менее 5 минут) и выполните их в течение получаса.
- Группировка по состоянию. Если вы сегодня чувствуете физический подъем, то воспользуйтесь состоянием и выполните дело, требующее большей физической отдачи. Например, если вы обычно делаете глобальную уборку по субботам, то лучше нарушить план и выполнить это в тот день, когда вы ощущаете прилив сил.
Аналогично с эмоциональным/интеллектуальным подъемом: прислушивайтесь к своим резервам и пользуйтесь ими. Например, вы проснулись и чувствуете, что сегодня ничто не способно вас пошатнуть: мир улыбается, погода чудесная, настроение на высоте. Самое время отправиться на разговор, который вы давно откладывали. С большой долей вероятности он пройдет гладко.
- Группировка по проекту/исполнителю/внешним обстоятельствам (например, погода, приезд гостей и т.д.)/регулярности/времени суток/обещаниям и т.д.
Группировка задач ускоряет выполнение дел. Важно только одно: все эти задачи вы регулярно записываете в определенное место. И, когда возникает необходимость, просто извлекаете и выполняете. Не стоит полагаться только на свою память. Длительное вспоминание, о чем вы забыли - это очень сильно отнимает время. Причем ежедневно.
4. Выключайте перфекциониста
Сделаю идеально или никак. Знакомо? Но у нас даже зима не бывает черно-белой, а уж жизнь - тем паче: в ней полно разных оттенков. И пока мы включаем максималиста-перфекциониста, другие успевают сделать всё необходимое и даже больше.
Как научиться завершать дело, не доводя его до абсолютного совершенства? Тренироваться на мелочах и позволять себе ошибки. Никакой идеально отутюженный рукав не стоит того, чтобы из-за него опоздать на работу. Ну, подумаешь, складка осталась. Ее и заметят только в случае, если вы больше ничего из себя не сможете представить.
Также помогает умение сосредотачиваться на целом, а не на частном. Например, если вы учитесь рисовать, то лучше 10 готовых этюдов, чем 1 "шедевр на все века".
Помогает и концентрация на цели. Например, лучше макароны с сосисками точно к ужину, чем изощренное кулинарное блюдо, которое вся семья ожидает уже больше часа.
Можно представлять вариант развития событий, если вы не сделаете это в совершенстве: что будет в худшем случае? Как правило, даже самый неблагоприятный исход поддается коррекции. Например, если допустить, что вас уволят за неидеальную работу. И что? Реально нужно такое рабочее место, где надо лезть из кожи вон и жертвовать собой? Всегда есть альтернатива. А время, затраченное на наведение лоска, могло быть использовано на новый проект.
5. Тренируйтесь регулярно
Есть дела, которые вы обычно делаете особенно медленно? У меня, например, это - помывка окон. Но чем чаще и регулярнее вы будете заниматься такими задачами, тем быстрее с ними станете справляться.
Это актуально не только для дел, связанных с мастерством рук. Абсолютно аналогично и с интеллектуальными вопросами.
Всё, на чем вы спотыкаетесь, есть смысл тренировать. Если, конечно, это - нужные дела.
6. Правило 2 минут
Всё, что можно сделать менее чем за 2 минуты, делайте сразу. Проще не придумаешь.
Не стоит держать в голове 1000 и 1 мелкое дело, а потом тушить пожары. Ведь обычно именно так и бывает: мелкие дела копятся, потому что мы отмахиваемся от них как от незначительных. Количество их нарастает как снежный ком. Превращаясь в лавину срочных задач, которые нужно теперь решать здесь и сейчас.
Например, вы приходите домой и кладете перчатки на тумбочку. Сюда же кладете ключи. И квитанции. И прочую мелочь, которую некогда сейчас рассортировывать. Со временем горизонтальная поверхность покрывается таким количеством "мелочей", что вы теряете нужный чек или квитанцию, нервничаете, тратите уйму времени на поиски. А ведь сразу убрать документы на место - это дело, которое за один подход займет менее 2 минут.
Аналогично с проверкой почты, удалением неактуальных фотографий (которые потом занимают всю память), уточняющими звонками, протиранием плиты сразу после готовки, разбором спортивной сумки и т.д. Мы накапливаем такие мелкие дела, чтобы потом потратить в разы больше времени.
Когда я узнала про это правило, то стала разбирать пакет сразу, как только приношу домой из магазина. Или отписываюсь от рассылки сразу, как только мне приходит лишнее письмо. И т.д.
7. Кладите вещи на одно и то же место
Очень перекликается с предыдущим пунктом. Почему я всегда знаю, где и что у меня лежит? Потому что кладу вещь туда, где я ее точно потом буду искать.
Например, нет ничего хуже, чем искать свидетельство о рождении ребенка за час до отправления поезда. А потому что оно оказалось зажатым в медицинской карте, когда месяц назад вы ходили в поликлинику. И не вынули. И не положили в папку, где оно всегда лежало.
Привычка возвращать вещь всегда на одно и то же место - колоссальная экономия времени и нервов.
8. Проверьте мотивацию
Все равно делаете дело медленно? Тогда остановитесь и подумайте: оно вам нужно? Почему? А почему именно вам? А какие перспективы дает? Вам это кто-то навязал или вы захотели сами?
Если вы понимаете, что эта задача очень важна, но все равно чувствуете недостаток мотивации, то ищите единомышленников и/или менторов, которые будут раздавать волшебные пинки или поглаживания (смотря как вам больше нравится).
Но самая сильная мотивация, конечно, идет только изнутри. И для этого нужно хорошо понимать свои глубокие интересы, жизненные ценности и вообще свою миссию (предназначение). Она есть у каждого, просто не у всех сформулирована.
9. Исключайте по максимуму отвлекающие моменты
Работающий в соседней комнате телевизор, открытое окно с уличным шумом, назойливый комар над ухом, сквозняк по ногам, мелькающая реклама в углу экрана - всё это крадет наше драгоценное время и не дает выполнить дело быстрее.
Конечно, не всегда мы можем создать идеальные условия для работы. Но хотя бы по максимуму уберите те отвлекающие факторы, которые возможно. Порой это увеличивает вашу производительность в разы.
10. Делайте перерывы
Вы думаете, что быстрее справитесь с проектом, если вообще не будете от него отрываться? Увы! Это - заблуждение. Продуктивность со временем падает даже в самых интересных и увлекательных делах. И снова возрастает после перерыва.
Рекомендуется прерываться через каждые 30-45 минут. Если ввести это в привычку, то результат станет заметен уже спустя несколько дней. Вы с удивлением обнаружите, что стали справляться с делом быстрее, чем раньше. И сама работа будет меньше выматывать.
11. Не будьте Юлием Цезарем. Однозадачность - наше всё
Да, все мы любим немножко пококетничать и сказать: мол, я успеваю одновременно делать сразу несколько дел.
Я тоже раньше так думала.
Но по факту мы все равно переключаемся с одной задачи на другую. Просто в определенный момент времени делаем акцент на разном.
Например, если вы говорите по телефону, зажав его между плечом и ухом, а руками нарезаете морковку для супа, то в это время вы поочередно сосредоточены на разных моментах: либо вкладываете душу в создание блюда, либо активно слушаете собеседника.
Конечно, есть вещи, которые мы делаем машинально, на автомате. И совмещаем с другими делами. Но это - не многозадачность. Это - рассеивание внимания. В такие моменты нередко и происходит то, что подтверждает необходимость однозадачности. Например, возьмем тот же пример выше (с телефоном и нарезкой морковки). Если вы, действительно, проникаетесь рассказом собеседника, то можете попасть себе ножом по пальцу. Или наоборот: выбирая морковку для супа, пропускаете пару фраз от собеседника.
Это не означает, что нельзя совмещать дела. Я, например, на кардиоразминке в тренажерном зале кручу педали и одновременно читаю легкую книгу на телефоне. Но оцениваю при этом цели: я просто разминаюсь без форсирования и просто читаю для удовольствия. Не более того. Потому что затем идет полноценная тренировка. А чтение серьезных книг - только с читательским дневником и ручкой наготове.
Будьте однозадачны, и это окупится: дела будут выполняться быстрее и более качественно. Результат будет лучше, чем при совмещении важных (!) дел.
12. Крупные камни
Тут стоит начать с известной истории:
Преподаватель взял стакан, наполнил его камнями и спросил студентов:
-- Этот стакан - полный?
-- Конечно! - ответили студенты.
Тогда преподаватель взял мелкую гальку и насыпал ее поверх камней.
-- А теперь? - спросил профессор.
-- Теперь точно полный!
Тогда преподаватель взял песок и насыпал его поверх гальки, пока стакан не заполнился до самого верха.
-- А теперь? - спросил преподаватель.
-- Ну теперь-то точно полный, - ответили студенты.
-- И больше ничего не поместится? - уточнил преподаватель.
-- Конечно, нет.
Тогда преподаватель взял воду и вылил ее в песок.
-- А теперь попробуйте сделать наоборот, - предложил преподаватель. - То есть сначала наполните стакан водой, потом засыпьте песком, добавьте гальку и крупные камни.
Конечно, в противоположном порядке наполнить стакан не получилось.
Так же и в делах.
✅ Крупные камни - это те задачи, которые отражают наши ключевые ценности. Например, забота о здоровье, поддержание отношений в семье, выполнение своей миссии.
✅ Галька - это второстепенные задачи. Например, сделать уборку, написать рабочее письмо, сходить в магазин за покупками и т.д.
✅ Песок - мелкокалиберные задачи, которые порой могут занять целый день, если уделять внимание только им. Например, позвонить кому-то для уточнения вопроса, проверить отчет, составить список, помыть волосы, записаться к специалисту, найти нужную информацию и т.д.
✅ Вода - это то, чем мы "смачиваем" все свои сухие задачи, образно говоря. Вдохновение, настроение, состояние - об этом нужно заботиться. Но если заботиться только о воде и не делать ничего другого, то ваш стакан будет полон пресловутого вдохновения, а толку?
Самое главное - это двигать именно крупные камни. То есть на каждый день планировать в первую очередь задачи, направленные на перспективу. В перерывах перебирать гальку. А песок мы обычно засыпаем, не замечая.
Сосредотачиваясь на самых важных делах, вы успеваете быстрее. И чувствуется в конце дня удовлетворение. Вот почему так важно с утра браться за большие камни. Попробуйте - вам понравится! И через пару месяцев уже не захочется иначе, когда привычка будет сформирована.
Успехов!
***
Если вам понравилась статья и вы нашли здесь что-то интересное или полезное, не пожалейте времени на:
👍 лайк;
✔ поделиться;
❤ подписаться.
Эти действия - бесплатны и прямо влияют на то, чтобы канал развивался. Благодарю!
Также приглашаю вас в свой Instagram . Заходите, у меня душевно:
И статьи по теме:
План заботы о себе. Как сделать 2021 год лучшим
10 привычек, которые мешают жить полноценно и тащат на дно
