Носитель информации– любой материальный объект, используемый человеком для хранения информации.
Носители информации делятся на: традиционные и машиночитаемые. Под традиционными будем понимать следующие носители информации:бумага, холст, пластмасса, магнитная лента (аудио и видеокассета), фотографические материалы. К машиночитаемым носителям отнесём: дискеты (гибкие магнитные диски), жёсткие магнитные и компактные (оптические, магнитооптические и иные) диски, флеш-карты и другие носители информации, предназначенные для использования в компьютерных устройствах, комплексах, системах и сетях. Информация записывается на носитель посредством изменения физических, химических или механических свойств запоминающей среды.
Прогресс и развитие электронно-вычислительной техники ввело в нашу жизнь новые нетрадиционные виды носителей информации и в ряде случаев они являются первичными, единственными и наиболее удобными.С другой стороны, широкое распространение получила идея перевода информации с традиционных носителей на новые, по существу, вторичные носители. В этом случае, проблема их сохранности является дополнением к основной проблеме - сохранности первичных носителей, и должна рассматриваться в совокупности проблем физической сохранности традиционных носителей.
К сожалению, представление проблемы сохранности и доступности документов на традиционных носителях несколько сместилось в сторону сохранности и доступности вторичных (нетрадиционных) носителей информации и, как бы, увело в тень основную проблему - сохранность и доступность первичных документов на традиционных носителях, являющихся не только источниками информации, но и объектами материальной культуры, а не редко, и произведениями искусства.
Электронные носители имеют значительные преимущества перед бумажными:
- по объёму (размеру) хранимой информации;
- по удельной стоимости хранения;
- по экономичности и оперативности предоставления актуальной (предназначенной для недолговременного хранения) информации;
- по возможности предоставления информации в виде, удобном потребителю (форматирование, сортировка)
Есть и недостатки:
- хрупкость устройств считывания;
- вес (масса) (в некоторых случаях);
- зависимость от источников электропитания;
- необходимость наличия устройства считывания/записи для каждого типа и формата носителя.
Предлагается разделить проблему сохранности и доступности документов на четыре позиции и каждую из них рассматривать как с точки зрения физической сохранности и доступности конкретного носителя, так и с точки зрения экономических затрат, требуемых на реализацию сохранности того или иного документа на выбранном виде носителя.
· Сохранность и доступность первичных документов на традиционных носителях.
· Сохранность и доступность вторичных документов на нетрадиционных носителях.
· Негативное и позитивное влияние на сохранность и доступность первичных документов снятия с них копий.
· Комфортность использования и эстетическое восприятие доступной информации.
Что касается сохранности документов, то и в первой и во второй позиции формально возникают одни и те же задачи: -хранение, реставрация, консервация документов.
Во второй позиции только консервация нетрадиционных носителей недостаточна, необходимо одновременно подвергать консервации и устройства воспроизведения информации. Иначе уже через десяток лет прочесть информацию будет нечем.
Для этой позиции также необходимой и трудоемкой, а следовательно, дорогостоящей, операцией является процесс регулярного перевода информации с устаревающих носителей на более современные, с целью сохранения уже переведенной на нетрадиционные носители информации.
Следовательно, зачастую негативного воздействия на первичный документ действий по переводу на нетрадиционные носители, возникают и все перечисленные проблемы, связанные уже с самими нетрадиционными носителями, что должно заставить, прежде чем применять их, посчитать для каких документов целесообразно с точки зрения доступности, экономической и исторической целесообразности, комфортности использования применять нетрадиционные носители, а для каких нет.
Система электронного документооборота имеет свои преимущества и может стать полезна для крупного предприятия с разветвленной структурой подразделений. Однако на данном этапе своего существования система обладает целым рядом недостатков, которые тормозят процесс перехода от бумажного к полному электронному документообороту. Все это требует серьезных доработок и на технологическом, и на законодательном уровне.
