Внедрение электронного документооборота.
Внедрение электронного документооборота - непростой шаг как для компании, так и для сотрудников. Самое главное - обучить персонал и не отвлекать от основных обязанностей. Некоторые сотрудники будут сопротивляться новому порядку, кто то не захочет изучать новое ПО, поэтому задача при внедрении - сделать процесс комфортным для сотрудников и быстрым для компании.
Чтобы понять проблемы адаптации и избавить сотрудников от страха внедрения ЭДО - мы в компании "Цитрус" прошли клиентский путь и организовали документооборот в своей компании.
Пришли к выводу, что было бы здорово организовать документооборот в той системе, в которой работают все сотрудники, им привычен функционал, а интерфейс не вызывает вопросов - “Куда нажать?”.
Битрикс24
Битрикс24 - популярная crm-система, в которой работают 6 млн. компаний по всему миру, а сотрудники уже привыкли к интерфейсу и функционалу.
Поэтому мы выбрали crm-систему Битрикс24, и на ее основе создали собственный продукт - систему электронного документооборота - КликДок. Таким образом мы расширили возможности Битрикс24 до полноценной системы ЭДО.
Мы избавили сотрудников от страхов по освоению программы, а руководителям перед внедрением ЭДО дали весомый аргумент - мы добавляем новые функции в crm-систему, а не внедряем новую, никому не известную систему ЭДО.
Решив страхи внедрения среди сотрудников и руководства, перед нами стояла задача сохранности первичной документации компании на всем жизненном цикле.
А что если компании не подойдет данная система, компания решит воспользоваться другим решением или вообще вернуться обратно к бумаге?
Где мы будем хранить документы за весь период, пока работали в данной системе документооборота?
Хранение электронных документов
Поскольку это Битрикс24 - хранение документов организовано в Битрикс24.Диск, при отключении от ЭДО, документы продолжат храниться в облаке, а при необходимости, их можно экспортировать на жесткий носитель. Если используется коробочная версия Битрикс24 - все документы хранятся на сервере компании и также в любой момент могут быть перенесены.
И если со страхами внедрения покончено, дальше про масштабы внедрения ЭДО в компании. Для одних компаний достаточно обмена документами только с внешними контрагентами, другим необходимо организовать юридически значимый ЭДО внутри своей компании с отправкой согласованных документов - контрагентам.
Для этого в КликДок документооборот разделен:
- на обмен с контрагентами юридически значимыми документами,
- на создание документооборота внутри компании, с возможностью отправки контрагентам.
Отправка документов контрагентам производится автоматически из Битрикс24 по электронной почте, а значит компания не зависит от операторов ЭДО и роуминга между операторами.
Согласование внутри компании построено на бизнес-процессах в Битрикс24 и позволяет настраивать необходимые цепочки согласования, а электронная подпись придает документам юридическую значимость и позволяет настроить обмен с контрагентами.
ЧТО НЕОБХОДИМО ДЛЯ ПОЛНОЦЕННОГО ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И СКОЛЬКО ЭТО БУДЕТ СТОИТЬ ДЛЯ КОМПАНИИ?
CRM - система Битрикс24 - здесь все зависит от масштабов компании, и какой функционал требуется. И если мы говорим о том, что нужно настроить юридически значимый документооборот внутри своей компании, то для компании нужны бизнес-тарифы Битрикс24, стоимость которых в данный момент начинается с 4790 рублей в месяц при ежемесячной оплате или 45 984 при оплате за год.
Если компании нужен только документооборот с внешними контрагентами, подойдет любой тариф Битрикс24, даже бесплатный. Также можно устанавливать КликДок на коробочные версии Битрикс24.
Для работы с квалифицированной электронной подписью - необходимы следующие инструменты - криптопровайдер Крипто Про CSP - стоимость программного обеспечения - 1200 рублей в год или 2900 рублей за бессрочную лицензию, Крипто АРМ Гост - стоимость программного обеспечения - 1450 рублей в год или 2900 рублей за бессрочную лицензию.
Стоимость приложения КликДок
Стоимость приложения КликДок для Битрикс 24, которое позволит организовать обмен электронными документами с контрагентами составляет - 540 рублей в месяц, а если необходим юридически значимый электронный документооборот внутри компании - понадобится КликДок - бизнес-процессы, стоимостью - 3900 рублей в месяц.
Чтобы попробовать документооборот на Битрикс24, вы можете воспользоваться триал-версией КликДок - 21 день полного функционала, с возможностью подписания 10 пакетов документов.
Если у Вас уже есть электронная подпись, то скорее всего Крипто Про CSP у вас уже установлено и остается только установить тестовую версию Крипто АРМ.
Переходите в маркетплейс Битрикс 24 для установки КликДок на ваш портал: https://www.bitrix24.ru/apps/?app=citrus.klikdok
Устанавливайте КритоАрм: https://cryptoarm.ru/
Начинайте пользоваться электронным документооборотом, а если возникнут вопросы или нужен индивидуальный подход - пишите на info@click-doc.ru.
Если хотите получать больше информации об электронном документообороте - подписывайтесь на наш канал на Яндекс.Дзен. Ведем блог на нашем сайте, в котором рассказываем и о других продуктах компании - https://citrus-soft.ru/blog/.
