Казалось бы, задача важная и довольно понятная. Но, на деле все выглядит не так просто. Инвентаризация ИТ-активов – это понимание того, какова стоимость ИТ-активов для бизнеса, приведение в порядок и в систему всего, что есть на балансе ИТ-службы, а еще понимание того, какой балласт на балансе, т.е. какие ИТ-активы или просто занимают место/пространство, либо еще и подъедают ресурсы ИТ-службы на сопровождение.
Простой пример: громоздкое ПО, которое нужно периодически реанимировать, т.к. поддержка отсутствует, место под базы не утилизируется, а в действительности им пользуется 2 сотрудника компании, да и то больше по привычке, т.к. аналогичный функционал заложен и проработан в новой информационной системе. А на выходе слышим «так исторически сложилось».
Другой пример: старинный сервер бэкапов, который сам ни сегодня, завтра перестанет работать, еще и достаточно энергозатратный. Занимает такое «железо» достаточно много места в шкафу серверной, а площади и место в целом ограничено. Его легко заменит 1 полка с дисками, но он пыхтит, шумит и работает. Анализируем запросы данных с него и понимаем, что 2 года ни одного не было. Зачем он нужен? Угадали, «так исторически сложилось».
И еще один пример: большой отдел, в котором на каждом рабочем месте стоит принтер, а где-то МФУ. На кабинет 11 единиц оргтехники. Сопровождение, расходники, сервисное обслуживание. Ладно, что и электроэнергию еще «кушают» с аппетитом. А все для того, чтобы время не тратили на хождение для распечатки или сканирования документов, вроде как продуктивность так выше будет. По итогу замеров видим, что в среднем распечатка и сканирование занимает у сотрудника порядка 20-30 минут в день суммарно, да и не в одно и то же время. Конечно, почему бы не поставить один мощный аппарат с автоматическими функциями на кабинет, а к нему еще один проще, для резерва. И многие задачи, техника на балансе и прочее обретают иной смысл. Но твердое «так исторически сложилось» и здесь было на все предложения.
Что по итогу? Посмотрите на 3 возможных точки получения самой быстрой информации об ИТ-активах, чтобы действовать и анализировать дальше:
1. Информация от Бухгалтерии по фактическим ИТ-активам на балансе. Если списывают сразу, что бывает, то нужно просмотреть данные по приходам ИТ-активов в данных документов. Можно также анализировать заявки от подразделений, где указаны позиции в части ИТ-активов.
2. Фактический или физический осмотр сотрудниками ИТ-службы аппаратной части у пользователей, а также анализ ПО, которое установлено. Это все можно собрать в единые документы по подразделениям.
3. Инциденты в службе ServiceDesk, связанные с ИТ-активами. Можно и нужно просматривать то, по каким инцидентам обращений больше, вопросы с каким ПО или «железом», а также то, какие ресурсы задействованы в решении.
Обучаю и консультирую ИТ-специалистов, которые планируют карьеру в ИТ и начинающих ИТ-руководителей по реальному развитию ИТ-сервисов, системной работе на результат и выстраиванию карьеры в ИТ, провожу ИТ-аудит компаний. Опыт и внутри компаний, и в ИТ-интеграторе.
© Сергей Полторак
