Большинство компаний, в том числе банки, перешли на электронный документооборот и «обрывают» все почтовые пересылки бумажной документации с контрагентами. А ими пользовались многие начинающие ИП, для которых ранее было невыгодно оформление цифровой подписи и содержание ПО для проведения всех операций в электронном виде. Теперь приходится серьезно оценить переход на ЭДО.
Что такое ЭДО?
- Это обмен документами и кодами маркировки посредством Интернета с госорганами, другими компаниями.
- То, что ускоряет обмен документами на больших и малых расстояниях в десятки раз! Чтобы подписать счета, накладные, акты, договор не нужно вылавливать свое начальство, если Вы работаете в компании, или ехать к контрагенту, если Вы ИП. Не нужно ждать утра или вечера. Получили на компьютер – подписали электронной подписью – отправили. Пара секунд на операцию, которая раньше могла занимать недели, особенно если выполнялась посредством почты России…
Что важно знать об ЭДО?
Если Вы пользуетесь какой-либо товароучетной программой, важно, чтобы ЭДО к ней подходил. Например, с 1С вопрос совместимости не стоит – к программным продуктам этого бренда точно можно подключить.
Обязательно нужен договор с ОФД, чтобы все данные отправлялись в налоговую и «Честный знак».
Кто подключает ЭДО?
Подключением занимаются операторы ЭДО. Они могут:
- подключить уже при наличии ЭЦП,
- создать ЭЦП и подключить к системе,
- приехать и настроить все на рабочих местах в компании,
- помочь настроить на Вашей технике и ПО самостоятельно, консультируя по телефону или проводя операции дистанционно.
Выбирайте оператора, который имеет право работы с "Честным знаком". В ближайшие 5 лет с маркировкой придется иметь дело практически любой организации.
Оптимально, если оператор предоставляет возможность работы разными способами – через веб-кабинет, 1С, SAP и др. с помощью коннекторов и интеграционных модулей.
Удобно, если оператор выставляет единый тариф на все – это избавит от путаницы в расчетах. Хотя в ряде случаев помогает вариативность пред- и постоплатных тарифов.
Большим плюсом будет и мультипровайдерность – когда есть возможность взаимодействовать с любыми партнерами через одного оператора.
Стоит обратить внимание и на наличие у оператора ЭДО соглашения SLA, возможности интеграции с ЦРПТ, роуминга и демо-доступа.
Как подключиться к ЭДО?
Для подключения требуется минимальный набор документов, которые уже есть у каждого предпринимателя, а заявление оформляется на сайте оператора или в его офисе.
Подключение оплачивается единоразово, но ЭЦП нужно будет регулярно продлять.
Стоимость самой работы в ЭДО зависит от выбранного оператора. Часто оплачиваются только отправляемые документы, а те, которые получили и на которые ответили – бесплатны.
Как осуществляется работа с помощью ЭДО
- С помощью электронной подписи можно войти в личный кабинет и добавить контрагентов для обмена документами в электронном формате.
- В нужный момент подгрузить в личный кабинет документ, подписать его ЭЦП и отправить.
- Получить уведомление о подписании контрагентом.
- Если вы получили документ от контрагента, то он отражается в папке Входящие. Открываете, подписываете.
Хотите перейти на электронный документооборот? Позвоните или напишите нам - опытный консультант подскажет оптимальный вариант подключения конкретно под Ваши цели и задачи.
