В наши дни бумажные носители уходят в прошлое, и на замену им приходят электронные способы хранения информации. Они гораздо более удобны для организаций, для которых ежемесячные отчеты зачастую представляют череду тяжелых папок. Электронные документы не занимают места в офисе, их можно легко открыть и быстро находить в них нужные данные. Кроме того, хранение бумажной бухгалтерии подразумевает трату денег на материалы, обработку, место хранения и прочие пункты.
Согласно Федеральному закону "О внесении изменений в Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 28.11.2018 N 444-ФЗ, отчетность организаций обязательно должна предоставляться контролирующим органам в том числе и в электронном виде. Это касается и логистических компаний. Их документация должна включать в себя отчетность обо всех автомобилях. А с учетом того, что автопарк может быть особо крупным, такие документы могут занимать десятки страниц. Тут электронный документооборот (ЭДО) также приходит на помощь и значительно упрощает работу бухгалтерии. Электронные документы интегрируются в системы бухгалтерского учета, что существенно ускоряет бизнес-процессы внутри компании, исключая ручной труд и ошибки, допускаемые по невнимательности. А на подписание и отправку таких документов уходит всего несколько минут.
Составлять корректные документы логистическим компаниям помогают топливные карты. По «Единой» клиенту предоставляется услуга ежемесячного составления всех закрывающих документов. В этот список входят:
- УПД – универсальный передаточный документ, совмещающий в себе функции счета-фактуры и первичного документа. В УПД содержится детальная информация о количестве потребленного топлива и его стоимости (данные сгруппированы по виду топлива: АИ-92, дизель и т.д.), расходы на посещение моек.
- Отчет по транзакциям. Этот вид отчета более подробный: здесь можно посмотреть расходы по каждой отдельной топливной карте за месяц. В документе указываются все транзакции, даты заправок, стоимость и количество литров.
Система электронного документооборота обеспечивает отправку данных по зашифрованным каналам связи, что исключает доступ к ним третьих лиц. Документы находятся в защищённом электронном хранилище оператора СБИС. Клиент может не переживать о сохранности и точности составления отчетности: ее могут гарантировать специалисты «Единой». Предоставленные документы можно сразу же интегрировать в ЭДО компании. Это значительно снимает нагрузку с бухгалтерии клиента. Присылать готовую электронную бухгалтерию можно как контрагентам, так и государственным органам.
Электронные документы можно хранить бессрочно и не бояться их потерять. Данные хранятся в удобных архивах. Есть возможность открывать и закрывать доступ к информации для различных сотрудников, и находить в системе документы за любой промежуток времени.
ЭДО необходим компаниям, которые идут в ногу со временем. Он помогает бизнесу беречь нервы и время своих сотрудников, а также экономить деньги. Все эти ресурсы можно использовать более грамотно и полезно, чем на хранение и обработку бумаг.
