Примерно половину своего рабочего времени сотрудники различных компаний тратят на посторонние дела и ненужные коммуникации. К такому выводу пришли Microsoft в ходе своего исследования. Удалось выяснить: наибольшую удовлетворённость специалист получает от эффективного использования своего рабочего времени и полной отдачи выполнению конкретной задачи. Но при этом одна вторая опрошенных признали, что расходуют много времени впустую: посещение различных сайтов, ведение личных диалогов, просмотр фильмов и сериалов.
Это же исследование дало понять: чтобы компания стала более конкурентоспособной и эффективной, помимо внедрения каких-либо новых технологий, стоит уделять внимание созданию комфортной обстановки и грамотно выстраивать рабочие процессы – благодаря этим важным факторам, сотрудники более эффективно расходуют своё рабочее время. А те компании, которые сумели внедрить культуру инноваций, растут по всем направлениям в два раза быстрее остальных.
Вредные привычки
Работая по найму и проводя много времени за компьютером, так или иначе, любой сотрудник отвлекается на социальные сети. Согласно данным We Are Social и Hootsuite, сейчас в мире чуть менее 5 млрд человек пользуются интернетом, из которых почти 4 - непременно зарегистрированы в социальных сетях. И среди этих самых миллиардов совершенно точно есть сотрудники именно вашей компании. А вот более подробная статистика пользователей-россиян:
- около 40% работников офисов «юзают» социальные сети во время рабочего процесса
- на переписку в различных мессенджерах уходит в среднем 3 часа в день
Напрашивается вывод: одну треть рабочего времени легко «убить», не применяя особых усилий. При чем, это будет заказное «убийство», в роли исполнителя – сотрудник, а в роли заказчика невольно выступит начальник. Потому что именно он оплачивает убитое время. И для руководителя это самое что ни на есть настоящее преступление – каждый «активный юзер» приносит убытки. 3 часа рабочего дня «впустую» - одна треть целого месяца потрачена зря, и оплачена. Даже если средняя зарплата сотрудника – 30 тысяч, 10 из них буду выброшены на ветер. А в крупной компании таких работников может быть много, настолько, что, занимаясь любимым делом - сидя ВКонтакте, они могут создать беседу и назвать её «Тратим деньги компании».
Не следим, а контролируем
Куда уходят средства, в какие города, на каких интернет-ресурсах остаются впустую потраченные деньги компании – естественный интерес любого руководителя. Контролировать то, чем заняты его сотрудники – оправданное явление. Главное, не перегнуть и не заниматься открытой слежкой.
Что делать? Самое главное, создать благоприятные условия труда, процессы сделать максимально прозрачными и понятными, обсудить с персоналом ситуацию в компании, понять их настроения и наладить коммуникации. Это не быстрый процесс и может занять достаточно много времени, однако усилия окупятся. Что еще поможет:
1) Мотивируйте. Безусловно, самая лучшая мотивация – это адекватная и своевременная оплата труда. Но, возможность обучения за счет компании, бонусы в виде премирования, реальная возможность повышения – пойдут в плюс.
2) Запрашивайте обратную связь. Персонал, порою, лучше разбирается в тонкостях реализуемых процессов и могут знать, как их улучшить, ускорить и удешевить. Поэтому общайтесь с работниками, поддерживайте инициативы, поощряйте новаторские идеи.
3) Планируйте сами и научите этому вашу команду. Инструментов для планирования много, от бесплатной Trello с довольно простым интерфейсом, до более продвинутой и платной Jira. Главное видеть, сколько проектов ведет компания, кто ответственный, на каком этапе реализация задач.
4) Внедряйте тайм-менеджмент. Не новая тема, однако умение распоряжаться свои временем – ценный навык. Техник десятки, самые проверенные Матрица Эйзенхауэра или Метод Помидора.
5) Контролируйте. Лояльно. Инструментов для этого много, можно ограничится составлением фотографии рабочего дня. Попросите персонал фиксировать задачи, время их исполнения. Или воспользуйтесь системой учета рабочего времени.
Например возможности CrocoTime позволяют получить объективные данные о продуктивности сотрудников офиса и за его пределами. При чем всю информация система собирает автоматически:
- точное фото рабочего дня конкретного сотрудника или целого отдела поможет увидеть и оценить, сколько времени уходит на выполнение той или иной задачи.
- с начала работы компьютера автоматически запускается агент системы. Он фиксирует вынужденные и неоправданные перерывы в рабочем процессе.
- точная статистика покажет, с какими программами работали люди, на каких сайтах и сколько времени провели. Кто потратил больше или меньше времени на выполнение одной и той же задачи.
- фуннкция тайм-трекинга напомнит о незавершённых задачах.
Проверяй, но доверяй!
Автоматизированную систему мониторинга CrocoTime внедрили и используют множество крупных российских компаний, есть и зарубежные клиенты. Одним из главных преимуществ CrocoTime пользователи называют лояльность этого продукта – система не занимается шпионажем и не ведёт тотальную слежку за работниками: не фиксируется последовательность нажатия клавиш, нет функции подключения к веб-камерам и прочих «ловушек параноиков». То есть речь идет не о контроле сотрудников, речь идет о контроле выполняемых ими задач. Поэтому не стоит нагнетать, в конце концов компания – это люди и именно от них зависит успех, или наоборот.