В данном видео мы будем создавать заявку на подбор вакансий. Рассмотрим весь цикл начиная с поиска и кончая подбором кандидатов.
Бизнес-процесс реализован в живой ленте.
Это делалось с целью наглядности и удобства наблюдения за движением заявки по этапам.
По сценарию подавать заявку могут сотрудник компании:
- Генеральный директор.
- Сотрудник отдела кадров.
- Руководитель отдела кадров.
- Руководитель любого отдела.
Чтобы подать заявку необходимо:
- В CRM выбрать сделки направление подбор кадров.
- Создать новую сделку.
- Указать вакантную должность, например, IT директор.
- Заполнить штатную текстовую форму бланка обоснование и сохранить ее на диске.
- Нужно ли давать объявления в СМИ о вакансии.
- Вакансия на новую должность или замещение вместо убывшего сотрудника.
- И другие обязательные поля.
Начало пути:
- Первая стадия сделки называется черновик.
- Если открывается вакансия, на должность которая не существует в штатном расписании, то система подскажет как по ссылке создать новое название.
- Затем система попросит подготовить обоснование для открытия вакансии и другие обязательные поля.
- Если вы в этот момент не располагаете всей необходимой информацией о вакансии, лучше отменить регистрацию заявки, навести полную справку у сотрудника, открывшего вакансию и потом вернуться к продолжению работы.
- Ведь если вакансия новая потребуется обязательное согласование у генерального директора и согласие на открытие этой вакансии.
- Система обработает поданную заявку и поставить цепочку обязательных задач для исполнения сотрудникам отдела кадров.
- Количество и содержание задач зависят от содержания обязательных полей и регламента компании.
- Если в процессе первое действие — это согласование у генерального директора, то ему ставиться бизнес-задача озвучить свое решение, проложить работу по вакансии или прекратить.
- Допустим работает сценарий, ген. Директор дал согласие и для продолжения работы необходимо подать объявление в СМИ.
- Система автоматически обработает результат и при согласии создаст на общем диске папки для хранения документов, резюме кандидатов, копий объявлений и других материалов по данной вакансии для быстрой и удобной коллективной работы.
- Сотрудник ОК, получает задачу разместить объявление и обработать обращения кандидатов на него. При необходимости объявления будут подавать до получения результата – подбора нового сотрудника на замещение вакансии или указания об прекращении поиска.
- После закрытия задачи по размещению объявления, исполнитель сотрудник ОК, получает новую задачу, периодически отслеживает результаты объявления, собирает резюме кандидатов, делает подборку, частичную выборку и обработку материалов. Задача закрывается исполнителем только если будет подобрано необходимое количество подходящих кандидатов, отвечающих требованиям автора заявки. В случае если в обозначенные сроки кандидаты не подобраны, то по согласованию с инициатором заявки сроки переносятся на оговоренный период, например, на одну неделю.
- При работе с большими объемами постоянно обновляющейся информации удобно использовать штатное приложение Desktop Битрикс24.CRM, которое в автоматическом режиме производит синхронизацию материалов портала и сотрудников ОК.
- Считаем, что все условия задачи выполнены, кандидаты подобраны, первично обработаны и исполнитель закрывает свою задачу.
- Дальше ставится задача руководителю отдела, подавшему заявку, ознакомится с материалами и отобрать тех кандидатов, которых нужно пригласить на собеседование.
Возможно два варианта развития событий:
- Руководитель сам переместит документы понравившихся ему кандидатов в специальную папку.
- Руководитель напишет комментарий, укажет понравившиеся фамилии, и сотрудник отдела кадров переместит документы в папку сам.
- После этого сотруднику ОК ставится задача пригласить кандидатов на собеседование в назначенный день, организовать и провести мероприятие.
- Всем участникам собеседования кандидатам и сотрудникам компании будут направлены автоматические уведомления о дате, месте, теме проведения мероприятия.
- По завершению собеседования руководитель отдела принимает решение и информирует сотрудника ОК.
- Если в результате собеседования кандидатура считается подобранной, то задача по подбору кандидатов закрывается и ставится задача сотруднику службы безопасности закрыть провести необходимую проверку. Документы кандидатов, успешно прошедших собеседование, переносятся с папку СБ.
- В случае если всем кандидатам будет отказано, то после закрытия задачи бизнес-процесс возвращается на стадию подачи объявления, назначаются новые сроки и подбор новых кандидатов продолжается до подбора подходящей кандидатуры.
- Кандидат(ы) прошедшие проверку указываются в комментариях, задача закрывается и ставится задача генеральному директору утвердить окончательный выбор кандидата или кандидатов на вакантную должность.
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»