Используя какую-либо систему управления автоматизации, необходимо решать различные проблемы проектной организации. Зачастую, самой большой проблемой является неравномерная загруженность людей – сотрудники либо перегружены, либо загружены недостаточно. И ощутимым эффектом системы управления здесь является именно оптимизация численности. Если неизвестно как загружены люди, то невозможно знать, сколько проектов можно сделать. Система позволяет точно определять количество персонала, необходимого для использования в проекте. Так же использование системы позволяет выполнять проекты в срок. Таким образом, мы получаем выгоды как внутренние (оптимизация численности сотрудников и возможность увеличения количества проектов), так и внешние (лояльность, выполнение в срок).
Какие выгоды получает контрагент, используя систему управления бизнес-процессами?
Что такое бизнес-процесс? Это типовой проект, повторяющийся регулярно. И отличается он от проекта тем, что у него не уникальный, а повторяющийся результат. Это реальный продукт, но типовой. Последовательность действий в бизнес-процессах одна и та же. И результат здесь не уникален. Например, стоит задача - установить телефон. Есть 20 наименований работ, необходимых для достижения конечной цели. Руководителю проекта необходимо каждый раз планировать и расписывать все работы. А при автоматизации в бизнес-процессе программа сама формирует последовательность работ и людей, сама проверяет наличие мощностей. Это типовой процесс. Описать его необходимо только один раз. А эффект от внедрения бизнес-процессов будет очень мощный для сервисных компаний, оказывающих услуги. Оптимизируется загрузка персонала.
Итак, задание на установку телефона выдается соответствующему отделу. Руководитель видит в системе выполненные и невыполненные работы, а так же понимает сколько времени потребуется для завершения всей работы. Это важно, потому как если работа будет просрочена, то возникнут проблемы. Нужно знать объем работ по установке телефона. Допустим, руководитель понимает, что этого количества людей для завершения работы в срок ему не хватит и принимает решение о срочном наборе кадров. Главное, что руководитель может управлять этими процессами посредством автоматизированной системы, вместо того что бы в авральном режиме по телефону узнавать текущее состояние дел.
Так система управления позволяет оптимизировать численность персонала, сокращает затраты и исключает необходимость в ненужных поездках в центральный офис с бумажками – документы можно согласовывать в программе. Таким образом эффективность работы можно увеличить в 2-3 раза. Весь вопрос в оптимальной загрузке людей.
