Электронный документооборот - относительно недавнее изобретение налоговиков для тех компаний, которые тратят слишком много времени/денег/сил на перекидывания бумажными документами. Сегодня обсудим, кому будет выгоден электронный документооборот и разберём, как на него перейти.
Кому стоит переходить на электронку?
Сразу отмечу: это будет полезно не всем. Если вы изредка, раза три в год, подписываете контракты, то вы, вероятно, проиграете в деньгах, ведь за электронное обслуживание надо платить.
А вот поможет электронный документооборот следующим предпринимателям:
Крупному бизнесу. Если вы отправляете несколько сотен документов в месяц, то вы сможете прилично сэкономить. От скорости обмена бумагами напрямую зависит, насколько эффективно вы будете распоряжаться деньгами. Не забываем про возможные потери, ошибки, штрафы и.т.д.
Малому бизнесу. Если вам важно быстро перекидываться документами, чтобы своевременно закрывать все сделки и получать услуги и деньги прямо в день подписания договора — вам тоже обязательно нужна электронка.
Что именно включает в себя электронный документооборот?
По сути это всё тот же обмен документами через интернет, только со специальной подписью, которую вы можете получить в центрах, аккредитованных Министерством связи. Достаточно заполнить заявку на сайте, а дальше с вами свяжется менеджер и всё пояснит.
Это работает так: вы подписываете договор своей электронной подписью так, что ваш партнёр не может изменить данные, которые вы подписали. Иначе это будет видно, а вы преспокойно сможете пойти в суд.
Ещё электронный документооборот подразумевает использование специального оператора. Это такая электронная почта, которую невозможно взломать. Оператор берёт какие-то мизерные деньги за обслуживание, но без этого никак. Иначе Минфин будет злиться.
Найти и подобрать себе оператора достаточно легко. Хватит и простого “гугления”.
Важные детали
Электронный документооборот — действительно классная вещь, но тут есть и свои тонкости, которые стоит держать в голове.
Во-первых, вы не сможете обмениваться документами в электронном формате, если ваш партнёр на другом конце провода не пользуется этой услугой. Это стоит учитывать, иначе можно заплатить за подпись, настроить оператор, а потом всё так же, по старинке, перебирать бумажки.
Во-вторых, есть некоторые проблемы с бухгалтерией. Сервис бухгалтерской отчётности, например, не может принять много документов за раз. И потому вам (или вашему бухгалтеру) придётся в несколько итераций загружать документы сначала в бухгалтерскую программу, а потом в налоговую. Однако это всё равно будет быстрее, чем рыться в макулатуре.
В-третьих, есть некоторые сложности с судами, которые всё ещё не очень хорошо работают с электронными документами. Иногда вам придётся печатать бумаги и заверять их у нотариуса. Так бывает.
А если вдруг вам требуется личная персонифицированная помощь с бухгалтерией, вы всегда можете обратиться в наш бухгалтерско-правовой центр "Учет и Право". Мы помогаем предпринимателям из налаживать бухучет. Поможем и вам. Достаточно просто написать мне в одну из соцсетей.
Всё обсудим и решим!
