Пандемия коронавируса вынуждает многих из нас постоянно определять приоритетность задач и дел. Во времена кризиса (а сейчас как раз такое время) Дуайт Эйзенхауэр, бывший президент США и генерал времен Второй Мировой войны, предлагал сосредоточиться на двух критериях: важности и срочности. Стивен Кови популяризировал матрицу с использованием этих критериев, и ее можно адаптировать для сегодняшних условий. Одна ось предназначена для важности, а другая — для срочности. Когда необходимо определить приоритетность дел, эта матрица может помочь вам решить, когда делегировать, отменить или отложить менее важное и сосредоточиться на самом главном.
Как устанавливать приоритеты
Начните с составления списка, включающего все вопросы, которые постоянно не дают вам спать по ночам. Если их слишком много, попробуйте составить списки по разным проектам, командам или сферам, таким как работа, дом, дети.
Затем уделите время двум шкалам. Для начала решите, как будете определять важность задачи. Можно использовать для этого такие критерии, как вероятность успеха, воздействие (по результату или важности показателей), конкурентное преимущество, соответствие ценностям, затраты, риск и необходимость или желательность. Затем решите, как будете определять срочность: с помощью временных границ (например, сегодня утром, до конца дня, на этой неделе, в этом месяце) или последствий или преимуществ, которые вы получите, выполнив или отложив ту или иную задачу.
И, наконец, необходимо нанести задачи на матрицу. В правый верхний угол поместите важные и срочные задачи. Это ваши основные приоритеты. Они чувствительны ко времени и важны. Хватит снова и снова говорить о необходимости их выполнения, беритесь за них прямо сейчас. Это могут быть критичные вопросы, касающиеся клиентов, поджимающие сроки поставок или дела, оставшиеся с прошлой недели, важность и срочность которых повысилась.
Верхний левый угол предназначен для важных, но менее срочных задач. Это задачи необходимы для достижения ваших целей, но их не обязательно выполнять прямо сейчас. Чтобы не дать этим задачам затеряться, запланируйте для их выполнения конкретное время и абсолютный, крайний срок.
В нижнем правом углу расположены менее важные задачи. Решение этих задач не принципиально для ваших целей, часто их можно поручить другим людям и команде. Их можно выполнить, запустив проекты, которые помогут другим добиться успеха, будут способствовать автономии или работе над проблемой в парах.
И, наконец, в нижнем левом углу сосредоточены менее важные и менее срочные задачи. Нужно найти способы быстро решить, что с ними делать. Начните с удаления устаревших задач. Для оставшихся определите, можно ли их отложить, оценив отрицательные последствия и их обратимость. Подумайте, можно ли по некоторым из них добиться быстрых результатов, приложив меньше усилий.
Поддерживаете динамику этой матрицы, регулярно пересматривая ее по мере выполнения дел, появления новых задач и изменения контекста. С помощью матрицы срочности/важности вы можете направить энергию туда, где она больше всего нужна в данный момент.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи Эллен Остер и Шэннон Остер-Вайсс в HBR Россия «Простой прием, который поможет разобраться даже с самым сложным списком дел». Другие материалы об управлении временем вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru.